Enterprise-Content-Management-Software (ECM) statt Papierflut

Die LEG Thüringen setzt sich für die erfolgreiche Entwicklung des Wirtschafts-, Investitions-, Technologie- und Lebensstandorts Thüringen ein. Hierfür entwickelt sie bedarfsgerecht Industrie-, Gewerbe- sowie Wohnbaulandflächen. Sie verwaltet und vermarktet ein breites Immobilienportfolio und unterstützt Kommunen auf dem Gebiet der Stadt- und Regionalentwicklung. Als Wirtschaftsförderer wirbt die LEG weltweit um Investoren und betreut ansiedlungswillige Unternehmen mit einem breiten Service-Angebot. Darüber hinaus steht sie Unternehmen zur Seite, die ihr Exportgeschäft ankurbeln oder ihre technologischen und energetischen Ressourcen besser nutzen möchten. Ebenso nimmt sie sich wichtige Zukunftsthemen, wie etwa dem Klimawandel und der Fachkräftesicherung, an.

„Wir suchten nach einer Software, die den komplexen Anforderungen unserer vielfältigen Tätigkeitsbereiche gerecht wird“, so Günter Schütz, Teamleiter Organisation bei der LEG Thüringen. Hauptziel der ECM-Einführung sei die bessere Verfügbarkeit von Informationen. Die ECM-Software von Optimal Systems werde als ganzheitliche Informationsplattform eingesetzt. Die Anbindung an das bestehende IT-Umfeld, insbesondere an das ERP-System (SAP), spiele dabei eine große Rolle. Dank der ECM-Software sollen alle Fachbereiche und Abteilungen des Anwenders einen unkomplizierten Zugang auf die für sie relevanten und benötigten Dokumente und Informationen erhalten.

Als erste Projektstufe wurde eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung realisiert. Nach Digitalisierung der Belege und automatischer Datenextraktion werden Rechnungen mithilfe des ECM-Systems in einem Workflow-Prozess weiter verarbeitet. Dabei ist jeder Workflow-Schritt eng mit dem SAP-System verzahnt, heißt es, so dass die spezifischen Vorteile beider Systeme genutzt werden. Zudem gehört laut Anbieter auch die Reduzierung des Papieraufkommens sowie aller papierbezogenen Aktivitäten zu den Projektzielen. Denn die LEG Thüringen arbeitete bisher zu einem großen Teil papierbasiert. Projekt- oder Fallakten wurden in der Regel vollständig in Papierform geführt. Mit dem ECM-System werden digitale Akten eingeführt und damit ein schneller Zugriff und eine einheitliche Sicht auf Informationen und Dokumente ermöglicht.

Als nächste Projektschritte sollen die Projekt- und Immobilienakten, einschließlich einer komfortablen E-Mail-Ablage und eines Vertrags- und Fristenmanagements, sowie weitere Workflows realisiert werden. „Insbesondere für die Abwicklung abteilungsübergreifender Vorgänge bietet uns die ECM-Software Vorteile. Die Überwindung des Medienmixes und der zentrale Zugriff auf Informationen sind für uns wesentliche Grundlagen für die erfolgreiche Zusammenarbeit, sowohl intern als auch mit Geschäftspartnern“, erklärt Günter Schütz.

www.leg-thueringen.de
www.optimal-systems.de

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