Erhöhte Prozesseffizienz

„Wir leben von der Prozessbearbeitung“, sagt Martin Kolbe, CIO der Kühne + Nagel-Gruppe. Das Unternehmen ist spezialisiert auf internationale Speditionsleistungen – zu Lande, zu Wasser und in der Luft – und bietet branchenspezifische Logistikdienstleistungen an. „Unsere Arbeit ist somit stark prozesslastig“, berichtet Kolbe weiter. „Und je stärker die Abläufe standardisiert und automatisiert sind, umso größer ist unsere Produktivität.“

Zunehmend verlangen die Kunden integrierte Logistiklösungen. In der Folge lassen sich die Bereiche See- und Luftfracht sowie Landverkehre und Kontraktlogistik nicht mehr getrennt voneinander betrachten. Das bedeutet, dass auch die darunter liegenden IT-Systeme miteinander verknüpft werden müssen. „Der Trick ist, die Systeme in viele verschiedene Bausteine zu zerlegen, die sich beliebig zu individuellen Lösungen zusammenstecken lassen“, erklärt Kolbe. So gibt es dann beispielsweise ein Modul für einen bestimmten Lagerungsprozess, der sowohl im Landverkehrs- als auch im Seefrachtbereich entsteht. In der IT-Welt entsprechen Softwareservices solchen Bausteinen. Kühne + Nagel hat sich daher seit einigen Jahren der Service-Orientierung verschrieben. Zunächst wurden mit Hilfe von Webmethods-Technologie die vorhandenen IT-Lösungen miteinander verknüpft und eine zentrale Plattform für Webservices aufgebaut. Anschließend implementierte die IT-Abteilung einen Enterprise Service Bus (ESB). Das Produkt dafür lieferte die Software AG.

Damit war die Basis gelegt, um die Prozesse bei Kühne + Nagel standardisieren und automatisieren zu können. Umgesetzt wird dieses Vorhaben mit einer Plattform für Business Process Automation, die auf der service-orientierten IT-Struktur aufsetzt. Auch hier kommt mit der BPM-Suite die Technik des Darmstädter Softwarekonzerns zum Einsatz. „Es war entscheidend für uns, eine neutrale Plattform aufzubauen“, sagt Kolbe. „Diese sollte so integrativ sein, dass sie leicht mit allen Applikationen zusammenarbeiten kann, in denen sich die Business-Intelligenz befindet.“ Zu diesen Anwendungen zählen auch externe Systeme. Denn Kühne + Nagel bietet auch Zusatzservices wie etwa Verzollung an.

Dafür müssen auch externe Anwendungen angeschlossen werden – zum Beispiel Hafensysteme. „Wir brauchten daher Technologien, die sehr flexibel in der Prozessimplementierung sind und große Integrationsmöglichkeiten in viele verschiedene Applika­tionen hinein bieten“, erläutert Uwe Matern, der bei Kühne + Nagel als Senior Vice President für Global IT Integration Services zuständig ist.

Flexibilität war auch bei den Lizenzmodellen gefragt. „Ein rein CPU-basiertes Lizenzmodell hätten wir nicht durchsetzen können“, sagt CIO Kolbe. „Denn die Entscheidungsträger in unserem Haus interessiert nicht die CPU-Zahl, sondern wie viele Nutzer mit einem System arbeiten und wie viele Aufgaben erledigt werden können.“ Gemeinsam mit der Software AG habe man aber dafür eine „kreative Lösung“ gefunden. „Wir sehen es sehr positiv, dass sich der Anbieter den Anforderungen unseres Unternehmens angepasst hat“, hebt Kolbe hervor. Die Gründe für den erfolgreichen Ablauf des Projekts sieht er aber auch im eigenen Unternehmen. Denn die IT-Experten des Logistikdienstleisters programmieren fast alle Softwarelösungen selbst. „In Sachen IT sind wir quasi Selbstversorger“, so Kolbe. Das habe die Integrationsarbeit deutlich vereinfacht. „Wir sind dadurch nicht von einem externen Anbieter und den Schnittstellen abhängig, die dieser anbietet.“

So war es laut Kolbe auch möglich, die engen Zeit- und Budgetpläne der verschiedenen Projekte einzuhalten. Im Fall der Prozessplattform etwa betrug die Zeit von der Anbieterentscheidung bis zur Inbetriebnahme lediglich ein Jahr. „Wir haben in unseren Projekten kurze Zyklen angestrebt, um schnell sichtbare Ergebnisse zeigen zu können“, erklärt Kolbe. Die Resultate der Prozessautomatisierung sind derzeit in den internen Workflows der IT-Abteilung sichtbar. Diese sollten quasi als Showcase dienen und wurden daher als erste auf der Plattform implementiert. „Einer dieser Prozesse lief jahrelang papierbasiert ab“, berichtet Matern. „Nun ist er komplett automatisiert.“ Das sei im Unternehmen sehr positiv wahrgenommen worden. „Damit wurde deutlich, dass sich mit Hilfe von IT zeitaufwendige Prozesse automatisieren und beschleunigen lassen.“

In der nächsten Stufe wird eine operationale Applikation für den See- und Luftfrachtbereich live-geschaltet und die damit zusammenhängenden Workflows auf der Prozessplattform implementiert. Matern erwartet, dass dies bis Mitte des Jahres umgesetzt werden wird. Dann wird sich der Nutzen der IT-Integration und der Prozessautomatisierung auch in den Fachabteilungen zeigen. Kolbe rechnet vor allem mit mehr Effizienz und einer höheren Qualität in den Prozessen. „Die IT-Lösung stellt sicher, dass die Workflow-Schritte von den richtigen Leuten zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt werden“, erklärt Kolbe. „Ziel ist es, die Intelligenz in den Köpfen der Menschen auf die Maschine zu übertragen.“

Höhere Qualität und mehr Produktivität führen dazu, dass mehr Arbeit mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern erledigt werden kann. Ein wichtiger Punkt für Kühne + Nagel, denn das Unternehmen ist sehr wachstumsstark. Die IT wächst mit den Aufgaben mit. „Dank der Service-Orientierung arbeiten wir mit technologisch zukunftsfähigen Systemen“, so Kolbe.

Warnung bei Prozessabweichungen

Die Prozesslösung sorgt aber nicht nur für die Automatisierung der Abläufe. Mit Hilfe von Business Activity Monitoring können die Prozesse auch gemessen und – wenn nötig – angepasst werden. Zudem werden Warnmeldungen abgeben, wenn ein Prozess vom definierten Standard abweicht. Trifft zum Beispiel eine Zollfreigabe nicht zum geplanten Zeitpunkt ein, wird der zuständige Mitarbeiter rechtzeitig informiert. Laut Kolbe hat Kühne + Nagel in Sachen Prozessautomatisierung noch viel vor. Zunächst sollen im See- und Luftfrachtbereich weitere Workflows auf der Prozessplattform umgesetzt werden. „Die erfolgreiche Implementierung der Prozesse bei der See- und Luftfracht wird Signalwirkung für die anderen Abteilungen haben“, so Kolbe. „Dort werden wir dann ebenfalls Projekte starten.“

Kühne + Nagel
Die Kühne + Nagel-Gruppe beschäftigt insgesamt 63.000 Mitarbeiter und ist weltweit in über hundert Ländern vertreten. 2011 erwirtschaftete das Unternehmen einen Jahresumsatz von 19.596 Mio. Schweizer Franken. Gegründet wurde das Unternehmen im Jahr 1890 in Bremen.
Im Internet: www.kuehne-nagel.de

Bildquelle: Kühne + Nagel