ERP-Transformation – in der Planung liegt der Grundstein

ITD: Herr de Veer, welches sind die häufigsten gravierenden Fehler, die Unternehmen bei der Planung einer ERP-Transformation unterlaufen?
Gerrit de Veer: Sie übersehen, dass eine ERP-Transformation auch mit einem Change-Management-Prozess einhergehen muss. Die unternehmensweiten Änderungen, die infolge einer Transformation auftreten, betreffen Mitarbeiter, Prozesse, Kunden, Technologie, Datenmanagement und Risikomanagement gleichermaßen. Ohne eine Berücksichtigung dieser weitreichenden Auswirkungen einer ERP-Einführung ist keine erfolgreiche Implementierung gewährleistet. Außerdem wird oft zu wenig Zeit aufgewendet, um den konkreten Projektumfang zu spezifizieren, auch hinsichtlich der angestrebten Ergebnisse. Alle Beteiligten sollten sich immer über die mit einer solchen Transformation verbundenen Ziele im Klaren sein.

ITD: Welches sind die häufigsten Fehler, die Unternehmen beim praktischen Teil der Neueinführung machen?
de Veer: Der größte Fehler besteht darin, direkt mit der praktischen Umsetzung zu beginnen, ohne im Vorfeld alle relevanten Stakeholder eines Unternehmens ins Boot zu holen. In der Regel erfordert eine ERP-Neueinführung eine drei- bis viermonatige Vorlaufzeit, in der Kernprozessverantwortliche, Fachexperten sowie die Manager für die im ERP-System laufenden Prozesse – etwa aus der Supply Chain oder dem Procurement – gemeinsam mit ERP-Beratern exakt definieren, wie die Prozesse in Zukunft gestaltet sein sollen. Ein weiterer Fehler liegt im Unterlassen einer Analyse der Prozessdaten mit Process-Mining-Technologie. Zur Qualitätssicherung sollten Tests durchgeführt werden: Dazu zählen z. B. das Testen einzelner Komponenten, um herauszufinden, ob sie wie beabsichtigt funktionieren, Integrationstests, um zu sehen, wie gut die einzelnen Komponenten miteinander harmonieren, End-to-End-Prozesstests zur Ermittlung von größeren Diskrepanzen oder Benutzerakzeptanztests mit Mitarbeitern an verschiedenen Standorten, mit unterschiedlichen Rollen oder Qualifikationen.

ITD: Wie kann man sicherstellen, dass die neue ERP-Lösung möglichst lange mit dem Unternehmen mitwachsen kann?
de Veer: Von entscheidender Bedeutung ist die regelmäßige Überprüfung und Verfeinerung der ERP-Lösung mit den bereits erwähnten Tests. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Nutzung einer Process-Mining-Software überwachen, ob die Prozesse so laufen, wie sie konzipiert wurden. Dadurch ist es auch möglich, im Laufe der Zeit Anpassungen vorzunehmen, die technische Innovationen aufgreifen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 03/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Wie können Unternehmen sicherstellen, dass die ERP-Umstellung im eigenen Haus nicht zum Debakel wird?
de Veer: Unerlässlich ist eine starke Projektleitung mit umfassenden Befugnissen und einem klaren Handlungsauftrag der Führungsebene. In der Planungsphase wird bereits der Grundstein für den Projekterfolg gelegt. Die Umstellung sollte zudem Schritt für Schritt erfolgen, mit regelmäßiger Überprüfung und Optimierung. Wichtig ist die rigorose Einhaltung der ursprünglichen Ziele und das Vermeiden von „Scope Creeps“. Nicht zuletzt müssen die Auswirkungen auf andere Unternehmensbereiche berücksichtigt werden; gegebenenfalls sind dann in enger Kooperation mit den jeweiligen Fachexperten Anpassungen vorzunehmen.

Bildquelle: Signavio