„Es braucht eine neue Meeting-Kultur“

ITD: Frau Herzog, durch die anhaltende Pandemie hat sich der Arbeitsalltag vieler Menschen geändert. Hybrides Arbeiten ist zum „neuen Normal“ geworden. Wie hat sich die Situation auf die Meeting-Kultur in Großunternehmen ausgewirkt?
Nicole Herzog: Wer erinnert sich nicht an die ersten Wochen: „Hallo? Hallo?! Hört ihr mich?!“ – „Du bist auf mute!“ Der Beginn der Pandemie war geprägt von unzähligen, sich aneinanderreihenden Videokonferenzen. Die Unternehmen waren im Krisenmodus und in einer Krise geht es nicht um Optimierung, sondern ums Funktionieren. Die Regeln guter Sitzungsführung wurden vergessen und die Qualität der Online-Meetings wurde nicht in Frage gestellt. Es war ja alles nur vorübergehend. Von Welle zu Welle ist man davon ausgegangen, dass alles bald wieder ist wie früher. Zwei Jahre später wissen wir, dass eine Kombination von Fern- und Vor-Ort-Arbeiten bleiben wird und hybride Meetings die Regel und nicht die Ausnahme werden. Von Führungskräften wird nun erwartet, dass sie mit hybriden Meetings genauso erfolgreich wie früher mit physischen Meetings führen. Das ist leichter gesagt, als getan. Was in einem physischen Meeting vielleicht noch von selbst funktioniert, geht in hybriden Meetings nicht mehr ohne Weiteres. Die Anforderungen an den Vorgesetzten sind einmal mehr gestiegen. Es braucht neue Praktiken und Normen, die das gemeinsame Arbeiten vor Ort und aus der Entfernung unterstützen, und es braucht eine neue Meeting-Kultur.

ITD: Warum genügt es nicht, Meetings aus dem analogen Umfeld 1:1 auf das Digitale zu übertragen?
Herzog: Erst einmal unterliegen digitale Meetings den gleichen Grundprinzipien wie ihre analogen Pendants: Gemeint sind eine zielgerichtete Vorbereitung, eine effektive Durchführung und eine gründliche Nachbereitung, die eine Protokollierung und das Feedback-Geben miteinschließt. Doch die Art der Durchführung unterscheidet sich – das liegt schon allein aus praktischen Gründen auf der Hand: Man sitzt sich nicht direkt gegenüber, folglich ist eine andere Form der Kommunikation erforderlich. Insbesondere informelle Aspekte, die entscheidend für den Zusammenhalt und die erfolgreiche Kollaboration sind, gehen bei einer direkten Übertragung auf das Digitale verloren. Um sie aufrechtzuerhalten, braucht es spezielle Mittel wie Check-ins oder Eisbrecher-Fragen. Auch unterhaltsame Einstiege sind sehr zuträglich. Außerdem muss der Moderator mehr berücksichtigen: So kommen in digitalen Meetings einige Teilnehmer tendenziell sehr wenig oder gar nicht zu Wort und können sich auch weniger nonverbal zum Ausdruck bringen. Sie sollte man gezielt ansprechen und integrieren. Auch eine permanent eingeschaltete Videofunktion kann die Kommunikation verbessern. Hier sollte der Moderator unbedingt auch auf die nonverbalen Signale achten. Digitale Meetings bergen auch Schwächen und Tücken: So sind die Teilnehmer häufig schneller ermüdet. Kreative Ideen bringen hier neuen Schwung, eine verbesserte Konzentration und mehr Engagement. Es gibt hierfür vielfältige Möglichkeiten, z.B. lässt sich Musik einbinden, auch die Nutzung von Kollaborations-Tools oder digitalen Wissenstests lockert auf.

ITD: Was sind Ihrer Ansicht nach häufige Problempunkte?
Herzog: Viele Unternehmen sahen sich Anfang 2020 quasi über Nacht dazu gezwungen, ihre Meeting-Kultur neu zu denken und auf digitale sowie hybride Konzepte umzustellen. Ein echter Wandel lässt sich allerdings nicht kurzfristig erwirken: Vielen Unternehmen gelingt es zwar, digitale Meetings zu führen – sie wissen aber oft bis heute nicht, wie dies auch produktiv, effizient und zielführend gelingt. Es braucht noch deutlich mehr Meeting-Wissen, um mit virtuellen Meetings wirklich erfolgreich zu sein. So fühlen sie sich z.B. in hybriden Meetings möglicherweise (noch) gut involviert – eventuell mit der Ausnahme vom „Lesen des Raums“. Was aber davor und danach passiert, bleibt für sie im wahrsten Sinne des Wortes verborgen: Momente, in denen physisch Anwesende gerade dann etwas Entscheidendes besprechen könnten, ohne dass Mitarbeiter, die gerade nicht vor Ort sind, davon erfahren.

ITD: Inwieweit kann Technologie Meetings nachhaltig verbessern?
Herzog: Wenn man so möchte, ist ein Tool, über das sich Videokonferenzen durchführen lassen, ein Äquivalent zum realen Konferenzraum – also nützlich und hilfreich, aber mit wenig Auswirkung auf die Meeting-Qualität. Deshalb muss in meinen Augen Technologie Meetings holistisch unterstützen: Es geht um eine Software, die alle drei Meeting-Phasen (Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung) abdeckt. Denn es ist auch elementar wichtig, was vor und nach dem eigentlichen Meeting passiert. Hier sollten die Agenda-Erstellung unterstützt und die Nachbereitung vereinfacht werden. Darüber hinaus kann eine Software dabei helfen, die Übersicht zu bewahren. Welche relevanten Dokumente gibt es? Welche Entscheidungen wurden getroffen? Diese müssen nachvollziehbar sein, indem beispielsweise Protokolle vorangegangener Sitzungen zentral vorliegen und Updates auf der Agenda stehen. Dann ist jeder auf demselben Informationsstand. Für die Durchführung des Meetings selbst ist es von Vorteil, wenn klar durch die Agenda geführt wird, jeder Teilnehmer einen guten Überblick hat und zu Beschlüssen geführt wird – dies kann eine Software eindeutig unterstützen. Hier müssen Technologie und gute Praktiken möglichst gemeinsam zum Einsatz kommen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 5/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Was macht für Sie anno 2022 ein gutes Meeting aus?
Herzog: Oberste Priorität hat für mich der klar definierte Sinn und Zweck. Viele führen Meetings schlichtweg, weil es zum Arbeitsalltag „irgendwie dazugehört“. Ein gutes Meeting sollte Fragen beantworten, statt sie erst aufkommen zu lassen – und wird vor allem an den daraus resultierenden Aktionen und Entscheidungen gemessen. Das Einhalten von Zeiten, sowohl hinsichtlich des pünktlichen Erscheinens als auch in Bezug auf die Abarbeitung einzelner Agendapunkte, ist ebenfalls wichtig. Dann spielt die Vorbereitung jedes Teilnehmers eine zentrale Rolle, wo sich jeder auch selbstkritisch die Frage stellen sollte, warum er teilnimmt und wie wirklich sinnvolle Beiträge aussehen könnten. Schlussendlich definieren sich gute Meetings auch auf der emotionalen Ebene: Sie sollten keine Frustration verursachen, sondern vielmehr motivieren. Technologie kann hier unterstützend wirken und Komplexität reduzieren – denn am Ende geht es bei Meetings immer darum, Klarheit zu gewinnen und handlungsfähig zu sein. Das sind ganz entscheidende Faktoren für Produktivität und den Unternehmenserfolg.

Bildquelle: Sherpany