„Es spart Zeit und schont die Ressourcen“

ITD: Herr Günther, warum wurde die Vision vom „papierlosen Büro“ in Deutschland lange Zeit eher belächelt?
Torsten Günther: Das „papierlose Büro“, welches als Slogan bereits in den 90er-Jahren auf der Cebit genutzt wurde, war rückblickend damals zu radikal in der Umsetzung. Anwender waren es gewohnt Informationen auf Papier zu verarbeiten und auf dem Papierweg zu teilen. Elektronische Dokumente wurden zum Teil zur Ablage und Sicherheit sogar zusätzlich ausgedruckt. Die bisherigen Prozesse hatten viele Jahre gut funktioniert und der Wechsel auf durchgehend elektronische Dokumente bedeutete eine erhebliche Veränderung, die meist auf Ablehnung stieß. Der Umweltschutz lag damals eher darin, dass man z. B. auf Recyclingpapier umstellte, aber eben nicht auf die rein elektronische Nutzung von Dokumenten und der Vermeidung von Ausdrucken. Es gab immer einen Grund dafür, etwas nicht papierlos abzuwickeln. 

ITD: Inwiefern stellt digitales Dokumenten-Management für große Unternehmen eine Chance dar, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren?
Günther: Dokumenten-Management bietet eine Reihe von Möglichkeiten zur Verbesserung des ökologischen Fußabdrucks. Neben der Reduzierung des Papierverbrauchs kann die Anzahl der eingesetzten Drucker oftmals stark reduziert werden. Zusätzlich reduziert sich das Verbrauchsmaterial im Bereich Toner und Tinte, was ebenfalls interessant ist bezüglich der Kostenbetrachtung, als auch aus Sicht des Umweltschutzes. Als weiterer Punkt ist die Reduzierung der Logistikaufwände für die Verteilung von Papierunterlagen zu nennen. In Summe ergeben sich durch den Einsatz eines DMS nicht zu unterschätzende Vorteile. 

ITD: Welche Gründe sprechen – neben dem Faktor „Nachhaltigkeit“ – noch dafür, alle Dokumente im Unternehmen so weit wie möglich digital zu verwalten?
Günther: Neben der Nachhaltigkeit liegen die Vorteile der digitalen Verarbeitung von Dokumenten vor allem im Bereich der Informationsverfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Unternehmensprozesse. Digitale Dokumente und Akten stehen dort zur Verfügung, wo der Anwender sie benötigt. Der Anwender greift z. B. aus dem ERP-System per Mausklick, ausgehend vom Bestellsatz, auf die Bestellakte zu, in der sich der Schriftverkehr (z. B. E-Mails und Notizen), das Bestelldokument, der Lieferschein und auch die Rechnung befindet. Akten, die vormals in gedruckter Form im Unternehmen mehrfach, abhängig von Anwendungsfall, erstellt wurden, bildet das Dokumenten-Management System (DMS) virtuell ab. D. h. die Dokumente werden unterschiedlich per Referenz den Akten zugeordnet, ohne die Daten zu duplizieren. Der Zugriff darauf kann im Unternehmen oder auch von unterwegs oder im Homeoffice erfolgen. 

ITD: Welche Fehler können großen Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Büros unterlaufen? Wie lassen sich Stolpersteine vermeiden?
Günther: Starten Sie einfach und überschaubar, ein Prozess nach dem anderen, und gewinnen Sie damit erste Erfolge. Dokumenten-Management ist eine Basis für das ganze Unternehmen. Alle Informationen und Dokumente, die im Unternehmen entstehen und verwaltet werden, sollen im DMS abgelegt werden. Es empfiehlt sich, die Einführung in verdaubare Häppchen aufzuteilen. Dies wiederum bedeutet, dass man bei der Auswahl einer Dokumenten-Management Software genau prüfen sollte, wie die Software sich Schritt für Schritt integrieren und erweitern lässt, welche Performance die Lösung bei großen Datenbeständen bietet und wie einzelne Modulbausteine nacheinander eingeführt und miteinander genutzt werden können. Zusätzlich ist die Flexibilität der Anwendung zu beachten, denn im Detail gibt es immer wieder Anpassungsanforderungen. Und die Entscheidung für ein Dokumenten-Management-System ist eine Entscheidung für die nächsten Jahrzehnte und sollte daher gut geplant sein. 

ITD: Inwiefern besteht das Risiko, dass die mit einem DMS erzielten Ressourcen- und CO₂-Einsparungen an anderer Stelle wieder torpediert werden – Stichwort: hohes Datenaufkommen?
Günther: Ein wichtiger Pluspunkt ist die zentrale Dokumentablage, die für alle Mitarbeiter im Unternehmen beim Einsatz eines DMS zur Verfügung steht. Dies führt dazu, dass redundante Ablagen auf Fileservern, auf lokalen Rechnern oder auch in den diversen Papierablagen in den Abteilungen entfallen können. Der Anwender teilt sich praktisch die Dokumente mit allen Kollegen, ohne sie zu duplizieren. Des Weiteren wird auch der Datentransfer per E-Mail reduziert, da durch den Einsatz eines DMS nur der Link auf das Dokument im Unternehmen geteilt wird und nicht an jeden Mitarbeiter das elektronische Dokument im Anhang die Postfächer belastet. Entsprechend wird hier Speicherplatz und Transfervolumen gespart. Das trägt, über die Jahre hinweg, zur optimalen Ressourcen-Nutzung bei und verbessert den ökologischen Fußabdruck. Allerdings erzielt man diese Vorteile nur dann, wenn man auch konsequent Dokumente und Daten in das DMS migriert und Schattenablagen – wie z.B. auf dem Fileserver - vermeidet. 

ITD: Wo stehen die Unternehmen in Deutschland aus Ihrer Sicht aktuell, wenn es um digitales Dokumenten-Management und optimale digitale Workflows geht?
Günther: Digitales Dokumenten-Management wurde in den letzten Jahren von vielen Unternehmen bereits als Thema erkannt, oftmals aber nicht konsequent umgesetzt. Die Gründe dafür sind vielfältig. Zum einen fehlen Unternehmen die Ressourcen, um die Einführung eines DMS umzusetzen oder in vollem Umfang auszubauen. Außerdem hat die Corona-Pandemie dazu geführt, dass Unsicherheit bzgl. der wirtschaftlichen Zukunft herrscht und der Fokus entsprechend auf das Kerngeschäft gelegt wird. Geplante Investitionen, z. B. in DMS-Projekte, werden daher zurückgehalten und verschoben. Ebenso sind digitale Prozesse zum Teil nicht durchgängig optimiert. Hier wird zum Teil noch zu sehr auf eher ungeeignete Anwendungen gesetzt, wie z. B. die E-Mail-basierte Freigabe von Dokumenten. Durch den Einsatz eines DMS werden Prozesse durchgängig nachvollziehbar, dokumentiert und im Ablauf optimiert. Es spart Zeit und schont die Ressourcen.

Bildquelle: COI GmbH