Eurowings fliegt papierlos

Dortmund, Düsseldorf und Köln: In diesen drei Städten ist die Gruppe vertreten und erhält postalisch sowie elektronisch etwa 7.000 Rechnungen jeden Monat, Tendenz steigend. 2017 werden es voraussichtlich erstmals mehr als 90.000 sein. Hinzu kommen Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Voucher, Kreditkartenabrechnungen usw. Diese müssen digital zu LGBS Krakau, dem Provider der Gruppe, übermittelt werden, denn hier findet die weitere Verarbeitung statt. Dafür hatte man früher einen Mitarbeiter beschäftigt, der täglich die eingehenden Dokumente aufbereitet und gescannt hat.

Aufgrund der Erweiterung und Verlagerung von Verkehrsverbindungen der Lufthansa an die Gruppe und den daraus resultierenden Gründungen neuer Gesellschaften, die jeweils über einen eigenen Buchungskreis und Rechnungseingangskanal verfügen, schien die Auslagerung an einen Scan-Provider alternativlos. Hinzu kam das steigende Volumen der zu verarbeitenden Rechnungen, sodass sich die Eurowings Aviation GmbH im Juli 2015 dazu entschied, die Digitalisierung der Dokumente an einen externen Dienstleister zu übergeben. Gesucht wurde ein Dokumentendienstleister, der im Städtedreieck Köln, Düsseldorf und Dortmund angesiedelt ist. „Mit der regionalen Verbundenheit wollten wir sicherstellen, dass eventuell auftretende Probleme schnell auf kleinem Dienstweg lösbar sind“, erläutert Thomas Kettendörfer, Senior Manager Providermanagement bei EWA. „Bei der Recherche sind wir auf Tropper Data Service mit Sitz in Leverkusen gestoßen und haben uns aufgrund der namhaften Referenzen für eine Zusammenarbeit entschieden.“

Seitdem holt ein Kurierfahrer täglich die eingehende Post von den drei Standorten ab und transportiert sie zur Produktionsstätte nach Leverkusen. „Alles, was die Post uns liefert, wird 1 : 1 an den Dienstleister weitergeleitet“, sagt Kettendörfer. Hier werden die Dokumente innerhalb weniger Stunden verarbeitet. Der Scan-Dienstleister hat die Aufgabe, die Dokumente aufzubereiten, zu scannen, ins PDF-Format zu wandeln und sie einer Qualitätssicherung zu unterziehen. Dazu erhält das Unternehmen auch die Rechnungen, die die Eurowings Group über verschiedene Mail-Adressen pro Buchungskreis erhält. Tropper stellt sicher, dass jede Rechnung täglich in den Buchungskreisen der Gruppe vorhanden ist, selbst wenn ein Lieferant sie sowohl postalisch als auch elektronisch verschickt.

Die digitalisierten Images werden von den Leverkusenern über eine verschlüsselte Verbindung zur LGBS Krakau zur Validierung weitergleitet, wo schließlich auch der Import in das SAP-System erfolgt. Die Papierdokumente lagert Tropper ein halbes Jahr ein und vernichtet sie nach Rücksprache mit EWA gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz. „Der Dienstleister stellt einen täglichen reibungslosen Ablauf sicher“, so Kettendörfer. Darüber hinaus lobt er die Flexibilität der Leverkusener bei Prozessänderungen, die schnell umgesetzt werden müssen. Fragen wurden umgehend beantwortet. „Die Auslagerung dieser Prozesse zur weiteren Digitalisierung ist für uns eine Arbeitsentlastung, ohne die wir in dieser Form und Geschwindigkeit die weiteren Wachstumsphasen nicht hätten realisieren können“, betont Kettendörfer abschließend.


Über Eurowings
Die deutsche Billigfluggesellschaft hat ihren Sitz in Düsseldorf und ihre Basis auf dem Düsseldorf Airport. Sie ist eine Tochtergesellschaft der Lufthansa und bündelt seit 2015 deren Flugangebot abseits der Drehkreuze Frankfurt und München. Das 1993 gegründete Unternehmen beschäftigt rund 1.400 Mitarbeiter.


Bildquelle: Eurowings