Faxen bei der Österreichischen Post

Mit der von Microsoft zertifizierten Lösung Retarus Faxolution for Exchange und dem Inbound-Fax-Service Retarus Fax2Mail soll der Österreichischen Post eine nahezu unbegrenzte Kapazität für die gesamte geschäftskritische Fax-Kommunikation zur Verfügung stehen. Gleichzeitig profitiere die Österreichische Post von einer hohen Ausfallsicherheit und einer transparenten Administration der Telefax-Kommunikation, so Retarus.

Im Frühjahr 2012 beauftragte die Österreichische Post ihren IT-Dienstleister, die Atos IT Solutions and Services GmbH, damit, eine Alternative zu den bis dato genutzten Fax-Servern zu finden. Ziel dabei war es, ein elektronisches Fax-Versandsystem zu implementieren, mit dem sich die IT-Architektur des Unternehmens verschlanken und der Aufwand sowie die Kosten für die Fax-Kommunikation minimieren lässt. Diese Anforderungen soll nun die neue Lösung erfüllen.

Fax-Versand aus Microsoft Exchange

Für rund 1.800 Mitarbeiter bei der Österreichischen Post gehört die Fax-Kommunikation nach wie vor zum Geschäftsalltag. Mehr als 30.000 Nachrichten und Geschäftsdokumente werden monatlich an Kunden und Partner weltweit versendet. Mit der neuen Lösung soll dieser nationale und internationale Telefax-Verkehr jetzt komfortabler werden. „Mit Faxolution for Exchange verfügt die Österreichische Post über einen direkt in die Microsoft Exchange-Umgebung eingebundenen Cloud-Fax-Service. Jeder Mitarbeiter ist nun in der Lage, Nachrichten, egal welchen Formats, vom Desktop direkt aus seinem Outlook Client als Telefax zu versenden“, freut sich Reinhard Knie, Head of Solution Management CEE bei Atos. Neben der Einsparung eigener Fax-Hard- und Software und der komfortablen Funktionalität verspricht die Anwendung vor allem transparente Administration.

Konvertierung und Versand über Retarus Fax-Infrastruktur

Die Konvertierung der Nachrichten – inklusive angefügter MS Office- und PDF-Dokumente – und die eigentliche Zustellung per Fax an den Empfänger erfolgt über die mehrfach redundant ausgelegten Retarus Rechenzentren und soll so eine eigene Fax-Infrastruktur überflüssig machen. Zum Versand der Fax-Mitteilungen stehen dem Anwender verschiedene Deckblätter zur Verfügung. Gleichzeitig kann er entscheiden, welche Absender- und Empfängerdaten wie Name, Adresse, Ruf- oder Faxnummer angezeigt und übermittelt werden. Die Empfangsbestätigung soll den Absender automatisch nach maximal zehn Minuten erreichen.

Digitaler Fax-Empfang via E-Mail

Eingehende Fax-Mitteilungen werden direkt an definierte E-Mail-Postfächer weitergeleitet. Für den Empfang stellt der Anbieter rund 2000 Telefax-Nummern bereit. Jeder Fax-User soll somit seine eigene Fax-Durchwahl erhalten, über die ihn alle Fax-Nachrichten unmittelbar per Mail als TIFF- oder PDF-Datei erreichen. Bereits vorhandene Durchwahlnummern wurden in das neue elektronische Faxversand- und Empfangssystem portiert. Alle digital empfangenen Fax-Dokumente können bei Bedarf in bestehende Workflow-Systeme eingebunden werden.

„Schon jetzt ist absehbar, dass die Zahl der Anwender und verschickten Faxseiten stetig steigen wird. Wir werden bei der Österreichischen Post nach und nach die noch vorhandene Fax-Hardware abschaffen und durch geeignete Dienste ersetzen“, resümiert Reinhard Knie.

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Bildquelle: Österreichische Post Aktiengesellschaft