Finden statt suchen

Digitales Dokumenten-Management trägt Papierberge ab. Was zuvor Regalmeter an Aktenordnern einnahm, wird jetzt platzschonend digital gespeichert. Beim Bearbeiten ersetzt ein Mausklick den Griff zum Aktenordner. Eine schlüssige Ordnerstruktur sorgt für den schnellen und direkten Zugriff. Auch Geschäftspartner erwarten effiziente, sprich digitale Prozesse. Dafür müssen Dokumente, wie etwa Verträge, jederzeit verfügbar sein.

Diese Aufgabe übernehmen Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) für das digitale Dokumenten-Management. ECM-Lösungen gewährleisten das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten. Sämtliche Dokumente und damit auch Verträge werden Kategorien zugeordnet und verschlagwortet, damit sie leicht zu finden sind. Das digitale Vertragswesen stellt die Entwicklung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung von Verträgen sicher.

Doch moderne ECM-Systeme können mehr als nur verwalten: Mithilfe des digitalen Vertragsmanagements lassen sich aktuelle Vertragsbeziehungen einfacher überprüfen und optimieren. Ein großer Vorteil, denn vor allem Lieferanten-, aber auch Miet-, Kredit- und Serviceverträge weisen komplexe, sich häufig ändernde Konditionen auf.

Alles auf einen Blick – alles im Griff

Den Mehrwert haben bis dato nicht alle Unternehmen erkannt: Laut Digital Office Index 2022 des Digitalverbands Bitkom wurde etwa die Hälfte aller Akten in deutschen Büros bereits digitalisiert. 48 Prozent der befragten Unternehmen verwalten ihre Kunden- und Lieferantenverträge mittlerweile digital. Nur jedes zwölfte Unternehmen (8 Prozent) arbeitet allerdings bereits komplett papierlos. Dabei liegen die Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements auf der Hand: Ein solches digitalisiert alle Verträge, die bislang nur auf Papier vorlagen. Das passiert durch Scannen am Multifunktionsdrucker (MFP). Dabei wird jeder Vertrag innerhalb der Ordnerstruktur gleich richtig abgelegt.

Dank OCR-Texterkennung sind bei eingescannten Verträgen gesuchte Wörter problemlos zu finden. Digitale Verträge lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien speichern – und finden. Dabei helfen Metadaten und eine Volltextsuche. Dank der Versionierung, die alle Veränderungen abspeichert, sind frühere Versionen eines Vertrags jederzeit abrufbar. Denn die ECM-Lösung sorgt dafür, dass sowohl die Ursprungsversion als auch jeder Zwischenschritt abgespeichert und alle Versionen archiviert werden. ECM-Lösungen bieten an dieser Stelle die Möglichkeit, alle Verträge sowie den begleitenden Schriftverkehr, etwa E-Mails, revisionssicher zu archivieren, und erfüllen damit die gesetzlichen Vorgaben von GoBD und DSGVO. Selbstverständlich im digitalen Vertragsmanagement ist die automatisch Überwachung anstehender Termine oder ablaufender Fristen. Denn die Konditionen vieler Verträge sind zu bestimmten Zeitpunkten neu verhandelbar. Das ECM-System erinnert die zuständigen Mitarbeiter automatisch – das gilt für Kündigungen ebenso wie für Zahlungs- oder Wartungstermine. Um diese Aufgaben zu erfüllen, ist das Vertragswesen als ECM-Modul in die elektronischen Workflows eines digitalen Dokumenten-Managements eingebunden.

Drei Fehler sind zu vermeiden

Häufig haben Entscheider nur eine vage Idee, was sie durch digitale Prozesse erreichen wollen, oder folgen bei Projekten – wie bei der Digitalisierung des Vertragswesens – Arbeitsabläufen, die sich im Laufe der Jahre festgesetzt haben, deren erzielte Ergebnisse jedoch als ausbaufähig empfunden werden. Auf die folgenden drei Fehlannahmen stößt etwa TA Triumph-Adler häufig im Rahmen seiner Digitalisierungsprojekte. Dabei lassen sie sich leicht vermeiden – die Unternehmen müssen nur wissen, wie.

Fehlannahme 1 „Digitalisieren – das ist doch nur Software“: Stimmt. Ohne Software, keine Digitalisierung. Doch Software ist immer nur Mittel zum Zweck. Deshalb ist die wichtigste Aufgabe im Vorfeld, gemeinsam mit der Belegschaft festzuhalten, was von den aktuellen Abläufen erhalten bleiben sollte – und was besser laufen könnte. Nicht selten wird im Zuge des Change-Prozesses herausgefunden, was im Unternehmen am besten funktioniert und wie es künftig arbeiten möchte. So klären sich die optimalen digitalen Workflows oftmals auch in der Praxis.

Fehlannahme 2 „Um Software kümmert sich die IT“: Wichtig ist nicht, ob eine Software der eigenen IT-Abteilung zusagt. Es sind die Angestellten, die täglich mit dieser arbeiten müssen und die Entscheidung treffen sollten. Für den täglichen Einsatz ist es sinnvoll, wenn digitale Prozesse so schlank und simpel wie möglich gestaltet sind.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Fehlannahme 3 „Ab morgen läuft alles digital“: Die Belegschaft muss umlernen, und das geht nicht von heute auf morgen. Deshalb ist es ratsam, mit überschaubaren Pilotprojekten zu starten, auch um Geschäftsprozesse gemeinsam neu zu definieren. Das erleichtert Folgeprojekte. Ebenso wichtig: Sobald die Beschäftigten gegenüber ihren Kollegen von den arbeitserleichternden Workflows schwärmen, schmilzt der Widerstand der Skeptiker. Pilotprojekte machen die Vorteile digitaler Workflows schnell für alle sichtbar.

Verträge digital managen

Wer diese Methodik beherzigt und auf ein digitales Vertragsmanagement setzt, gewinnt Flexibilität und Transparenz: Alle gespeicherten Verträge stehen allen berechtigten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben ECM-Lösungen aus der Cloud den Zugriff sowohl vom Firmencomputer als auch vom heimischen Laptop, vom Tablet oder vom Smartphone. Auch On-Premises, sprich mit einer serverbasierten Software, ist dies möglich. So kann aus dem Homeoffice oder von unterwegs auf die Dokumente zugegriffen werden. Es ist jederzeit klar, wer wann welches Dokument bearbeitet hat. Darüber hinaus sind die Investitionssummen für die Einführung eines ECM-Systems überschaubar. Und: Nebenbei wird nicht nur Zeit und Geld gespart, sondern auch der Umwelt geholfen.

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