Flexibilität ist das Zauberwort

Doch welche Bedürfnisse sind das genau? Was erwarten Arbeitnehmer anno 2022 und in den kommenden Jahren von ihrer Arbeitsstelle? Da jeder Mensch anders ist, sind die Vorstellungen davon, was einen guten Arbeitsplatz ausmacht, natürlich recht unterschiedlich. Für den einen mag ein hohes Gehalt wichtig sein, für den anderen steht vor allem ein gutes Teamgefüge im Vordergrund, während der nächste vielleicht hauptsächlich auf persönliche Weiterentwicklung hofft. Einige wollen ihre Arbeit auch als sinnstiftend erleben, sprich „dass sie etwas beitragen können“, meint Ute Riester, Senior Manager Field Product Management Client Solutions Germany bei Dell Technologies. Bewerber würden heute zudem sehr auf das soziale Engagement des potenziellen Arbeitgebers schauen. Besonders attraktiv seien Unternehmen, die Diversity, Inklusion, Nachhaltigkeit und Umweltschutz aktiv vorantreiben und sich klare und messbare Ziele setzen würden.

Weitere Punkte, die für Arbeitnehmer wichtig sein dürften, sind z.B. Kommunikation, Transparenz, Vertrauen und Wertschätzung. Nicht zu vergessen ist das Thema „Flexibilität“ bezogen auf Arbeitsort und -zeit. Mitarbeiter wollen heute die Möglichkeit haben, „von überall aus und unabhängig von starren Bürozeiten produktiv zu sein“, betont Riester. Stichworte seien hier „Remote Work“ und „Homeoffice“. „Den Beschäftigten ist es sehr wichtig, Berufliches und Privates unter einen Hut zu bekommen. Wer Kinder betreut oder Angehörige pflegt, ist dankbar, wenn der Arbeitgeber verständnisvoll ist und unterstützt, wo er kann.“ Dazu gehören laut Riester beispielsweise auch zusätzlich freie Tage für die Betreuung von Angehörigen.

Den Fokus auf Flexibilität hebt auch Yalcin Yilmaz, Vice President – Head of Europe bei Logitech, hervor: „Ein großer Teil der Arbeitnehmer legt Wert auf flexible Arbeitsmodelle und -zeiten. Sie wollen ihren Arbeitsplatz frei gestalten und ihre Work-Life-Balance selbst in die Hand nehmen.“ Besonders die Generation Z sei eine treibende Kraft und ein vehementer Verfechter flexibler und hybrider Arbeitsformen.

Individualismus fördern

Mit dem Wissen um diese Bedürfnisse sind Unternehmen gefordert, attraktive Arbeitsplatzkonzepte zu gestalten. Ein solches Konzept bietet laut Yilmaz Lösungen für jeden Mitarbeiter und sollte daher vor allem Individualismus fördern. „In Büroräumen bietet sich ein Mix an Arbeitsplätzen an, die Mitarbeiter nutzen können: Vom Desk Sharing für hybride Arbeitnehmer, die nur manchmal kommen, über feste Arbeitsplätze, die zum persönlichen Gestalten einladen, bis hin zu offenen Bereichen, die zur spontanen Zusammenarbeit anregen – die Möglichkeiten sind endlos.“ Hinzu kommen kreative Konferenzraumkonzepte wie Huddle Rooms und Räume, die mehr als „nur“ einen Tisch und Stühle aufweisen, sondern Gemütlichkeit und Produktivität ausstrahlen.

Ähnlich sieht es Julian Jost, Co-Gründer und CEO von Spacebase: Für Arbeitgeber sei es elementar, Begegnungsorte zu schaffen, in denen kreativer Austausch stattfinden könne. Auch Co-Working-Spaces und Offsite Locations seien sehr gute Lösungen im Rahmen attraktiver Arbeitsplatzkonzepte, findet er. Eine große Hürde hierbei ist allerdings, überhaupt erstmal geeignete Locations zu finden. Das dürfte im Dschungel der Gewerbeimmobilien und Co-Working Offices nicht immer einfach sein. „Doch durch Plattformen und Services wie unseren nehmen spezialisierte Anbieter den Firmen die aufwendige Suche ab und begleiten den gesamten Prozess bis hin zur Buchung und Abrechnung“, verspricht Jost.

Da Mitarbeiter bei hybriden Arbeitsmodellen ständig zwischen den Arbeitsplätzen wechseln, „müssen Unternehmen die Übergänge nahtlos gestalten“, betont Ute Riester von Dell. Beim Wechsel von Location zu Location dürfe es z.B. keine Schwierigkeiten beim Log-in geben. „Am wichtigsten ist, dass Mitarbeiter keinen Mehraufwand haben, indem sie beispielsweise durch das Gebäude laufen und einen freien Platz suchen und obendrein vielleicht sogar noch Hardware tauschen müssen“, ergänzt Julia Rettig, Director Marketing bei Nagarro. Die Herausforderungen hat ihr Unternehmen beispielsweise durch eine App gelöst, in der alle Mitarbeiter ihre Plätze buchen können.

Digitale Tools bereitstellen

Im Rahmen attraktiver Arbeitsplatzkonzepte spielen natürlich auch die passende Hard- und Software eine wichtige Rolle. Schließlich funktioniert Zusammenarbeit über Büros oder sogar Landesgrenzen hinweg nur mit digitalen Tools. „Grundvoraussetzung sind neben Computern die passende Tastatur und Maus für maximale Produktivität“, weiß Yalcin Yilmaz. Ergänzt wird das Setup durch Audio- und Videolösungen, die auf hybride Zusammenarbeit ausgelegt sind. Ergonomie und Konfigurationsmöglichkeiten stehen dabei im Vordergrund. Bei Aflexio wird beispielsweise jeder Mitarbeiter erstmal mit entsprechender Hardware ausgestattet: „Handys, Laptops, Noice-Cancelling-Kopfhörer und Webcams gehören immer dazu“, berichtet Geschäftsführerin Jana Koske. „Wir nutzen intern die Microsoft-Teams-Umgebung sehr intensiv und überlegen zurzeit, welche Software wir für virtuelle Kaffeeecken nutzen können, um ad hoc Pausen mit anderen verbringen zu können.“

Grundlage für jede Investition sollten die Faktoren „Skalierbarkeit“ und „einfache Handhabung“ sein – da sind sich die Experten einig. „Deswegen ist es wichtig, zertifizierte Kommunikationslösungen zu verwenden“, betont Ute Riester. Alle Tools und Systeme müssen nahtlos ineinandergreifen. Und das Allerwichtigste: „Ein Tool muss unbedingt die Gleichberechtigung zwischen Homeoffice, Büro und Offsite Location herstellen“, so Julian Jost von Spacebase. Niemand, der nicht vor Ort im Büro ist, dürfe sich ausgeschlossen fühlen.

Auf alles vorbereitet sein

Bei der Ausgestaltung der Arbeitsplatzkonzepte stehen zwangsläufig auch die derzeit hohen Energiekosten im Fokus. Niemand weiß bislang, was der Winter bereithält und wie sich die Preislage entwickeln wird. Wie gehen sowohl die Unternehmen als auch ihre Mitarbeiter mit dieser Ungewissheit um? Fakt ist: Der anstehende Winter stellt die neue Logik der Arbeit erneut auf die Probe. „Steht die Rückkehr ins Homeoffice durch die Pandemie oder Energiepreise bevor? Oder haben wir es weiter mit einer hybriden Situation zu tun?“. Eine Antwort darauf hat Yalcin Yilmaz nicht, daher hält er die Vorbereitung auf alle Szenarien für wichtig.

Julian Jost hört immer wieder, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, ihre Büros schließen oder ihre Büroflächen über den Winter reduzieren. Diese Strategien sind seiner Ansicht nach sehr kurzfristig und aus der Perspektive des Unternehmens gedacht, gehen aber häufig zu Lasten der Belegschaft. Langfristig gesehen werde die Arbeit aber zumindest da, wo es möglich ist, aus dem klassischen Bürokonzept ausgelagert, meint er. Eine Kombination aus Homeoffice, Büro und Co-Working Spaces werde die Grundlage zukünftiger Arbeitsplatzkonzepte bilden. Wer von den Arbeitnehmern dann letztlich wo arbeitet, sei eine persönliche Abwägungssache und abhängig von den individuellen Gegebenheiten wie Berufszweig, Haushaltseinkommen oder Familiensituation. „Bei einem Single-Haushalt ist es vielleicht eher naheliegend, dass die Person vom Büro aus arbeitet“, meint Jost. „Bei einer Familie, in der beide Elternteile berufstätig sind und in der beide ihre Arbeit von zu Hause aus durchführen können, ist vermutlich das Homeoffice die erste Wahl.“

Auch Ute Riester geht davon aus, dass sich hybride Arbeitsformen durchsetzen werden, sprich ein gesunder Mix aus Homeoffice und Präsenzarbeit, der auf die Bedürfnisse von Unternehmen und der Belegschaft ausgerichtet ist. Nicht zuletzt würden auch die wieder steigenden Infektionszahlen den Weg für ein Umdenken ebnen. Es seien flexible Arbeitsmodelle gefragt, „die nicht nur die Produktivität durch Flexibilität steigern, sondern auch dem Aspekt der Gesundheit entgegenkommen“, so die Managerin.

Balance finden

Infektionssicherheit und Nachhaltigkeit sind schlussendlich zwei Themen, die in der heutigen Zeit tatsächlich gemeinsam betrachtet werden müssen. Wenn sich Ute Riester ihre neue Arbeitsweise anschaut, dann reist sie z.B. deutlich weniger als früher. „Damit spare ich CO2 und schütze gleichzeitig meine Kontakte und mich selbst vor Infektionen.“ Für Jana Koske und ihre Belegschaft sind die beiden Themen ebenfalls sehr wichtig: „Wir testen uns z.B. immer noch regelmäßig (zweimal pro Woche), wenn wir ins Büro kommen“, betont sie. „Das möchten unsere Mitarbeiter so, um sich sicher zu fühlen.“ Energie sparen die Aflexio-Kollegen, indem sie beispielsweise nicht mit dem Auto ins Büro fahren. „Wir fördern zusätzlich alternative Mobilitätsmöglichkeiten“, berichtet die Geschäftsführerin.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Letztlich müssen Unternehmen eine Balance zwischen verfügbaren Orten herstellen. Eine flexible Workspace-Strategie berücksichtigt laut Julian Jost das eigene Büro, Homeoffice und externe Spaces und bringt diese in Einklang. Jeder Ort habe Vor- und Nachteile, Stärken und Schwächen. Aber die Kombination daraus bilde eine produktive und moderne Arbeitsumgebung.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus