30.06.2021 Von vielen Unternehmen noch vernachlässigt

Flexible Arbeitszeiten brauchen digitale Einsatzplanung

Von: Dr. Jörg Herbers

Zwischen den Unternehmenszielen und ihrer Umsetzung liegen manchmal Welten.  Das scheint auch für die Digitalisierung der Personaleinsatzplanung zu gelten, die große Chancen bietet, aber von vielen Unternehmen noch vernachlässigt wird.

Mit digitalen Lösungen für das Kontakt-Tracing können Unternehmen bei Infektionen und Verdachtsfällen zuverlässig Kontaktpersonen ermitteln und Betriebsschließungen verhindern.

In den vergangenen Jahren sind die Arbeitszeiten flexibler geworden und schon lange herrscht im Personalmanagement große Einigkeit, dass die Bedeutung von Arbeitszeit 4.0 noch an Bedeutung gewinnen wird. Allerdings wird es kompliziert, sobald es um Schichtarbeit geht: Trotz vieler Konzepte für orts- und zeitflexible Arbeitsmodelle macht New Work vor Schichtbetrieben meist halt.

Dabei hat sich in den vergangenen Monaten hinsichtlich New Work und Digitalisierung viel getan; so ergab eine Studie von Inform, dass 70 Prozent von 179 befragten Unternehmen glauben, Corona verstärke die Bedeutung der Digitalisierung in den Bereichen „Personal“ und „Einsatzplanung“ zusätzlich.

Die Wirklichkeit ist jedoch ernüchternd: Gerade einmal 37 Prozent der Unternehmen verwenden eine Spezial-Software für ihre Personaleinsatzplanung (PEP-Software). Dabei hätten sich 56 Prozent der Befragten im letzten Jahr mehr Software-Unterstützung gewünscht.

Obwohl 57 Prozent der Unternehmen keine PEP-Software verwenden, erachten 58 Prozent von ihnen ihren Digitalisierungsgrad in den Bereichen „Personal“ und „Einsatzplanung“ als mindestens zufriedenstellend, zwölf Prozent sogar als hoch oder sehr hoch. Mindestens ebenso bemerkenswert ist, dass zwei Drittel der Unternehmen ohne PEP-Software annehmen, sie hätten mit digitaler Unterstützung nicht besser dagestanden.

Ziel der Personaleinsatzplanung ist, die Arbeitszeit der Mitarbeiter so einzusetzen, dass sie allen Belangen gerecht wird. Dazu braucht es mehr Know-how, als vielen Unternehmen bewusst ist: Sie müssen einen komplexen Geschäftsprozess, der aus verschiedenen Teilprozessen mit unterschiedlichen Planungshorizonten besteht, im Auge behalten. Gelingt dies nicht, kommt es oft zu Störungen des operativen Betriebs. Spätestens dann ist es an der Zeit, über die Einführung einer spezialisierten PEP-Software nachzudenken.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 5/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Digitale Lösungen für die Personaleinsatzplanung können z. B. neue Arbeitszeitmodelle und Schichtsysteme ermitteln, wenn die Nachfrage zurückgeht oder steigt. Sie erfassen auch aktuelle Einschränkungen der Mitarbeiterverfügbarkeit z. B. wegen Quarantäne oder Kinderbetreuung. Mitarbeiter-Apps sorgen dabei für eine zuverlässige und effiziente Kommunikation zwischen Unternehmen und Belegschaft. Eine Zeiterfassung mit mobilen Endgeräten reduziert zudem Personenkontakte im Unternehmen und ermöglicht eine mobile Datenerfassung auch im Homeoffice.

Geeignete PEP-Software bietet mehr Möglichkeiten, als viele Unternehmen annehmen – nicht zuletzt auch im Bereich der Mitarbeiterbeteiligung. Richtig umgesetzt, entstehen Schichtpläne, die sowohl den Anforderungen an Wirtschaftlichkeit und Flexibilität als auch den Bedürfnissen der Mitarbeiter Rechnung tragen.

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