Ganzheitliche Sicht

Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens ist stark von effektiven Geschäftsprozessen abhängig. Business Process Management spielt dabei eine entscheidende Rolle. In einer ganzheitlichen Sicht befasst sich BPM mit der kontinuierlichen Verbesserung der Geschäftsprozesse, wobei die Verbesserung der Effektivität (Wirksamkeit, „die richtigen Dinge tun“) und Effizienz (Kosten-Nutzen-Relation, „die Dinge richtig tun“) im Mittelpunkt stehen. Gleichzeitig gilt es dabei, die Ziele Flexibilität und Innovation zu berücksichtigen.
Es gibt vier bedeutende Faktoren, die Unternehmen zur Einführung von BPM-Lösungen motivieren: höhere Produktivität, geringere Kosten, höhere Qualität und ein besseres Risikomanagement.

Produktivitätssteigerung

Produktivität ist eine Kennzahl für die Leistungs­fähigkeit einer Organisation. Sie ergibt sich aus dem Verhältnis des produzierten Outputs und den dafür verbrauchten Ressourcen. Im Fokus von BPM steht die Arbeitsproduktivität. Sie beschreibt, wie effizient Mitarbeiter eine Aufgabe bewältigen – konkret: wie viele Arbeitseinheiten in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden. Die Produktivität beeinflusst entscheidend den Erfolg eines Unternehmens. Durch eine maximale Auslastung der maschinellen Ausrüstung und der Belegschaft eröffnen sich einem Unternehmen vielfältige Wachstumschancen.
Um eine höhere Produktivität in der Wertschöpfungskette zu erzielen, muss diese modernisiert und, wo immer möglich, automatisiert werden. Abstrakt betrachtet geht es bei BPM-Lösungen darum, eine komplexe Abfolge von Interaktionen innerhalb von und zwischen Unternehmen zunächst zu automatisieren und schließlich kontinuierlich zu verbessern. Ferner helfen Funktionen zur Simulation von Abläufen dabei, mögliche Veränderungen im Markt oder im Käuferverhalten rechtzeitig zu erkennen. Allein durch eine Reduktion der Durchlaufzeiten als Folge weitgehend automatisierter Geschäftsprozesse sind Unternehmen in vielen Fällen in der Lage, die Arbeitsproduktivität im niedrigen zweistelligen Bereich zu steigern.

Kostenreduktion

Kostenreduktion und Produktivitätssteigerung hängen eng miteinander zusammen. Eine im Vergleich zu Wettbewerbern geringere Produktivität kommt auch in Form einer ungünstigeren Kostenstruktur beziehungsweise höheren Preisen wie der Wettbewerb zum Vorschein. Wenn von Kostenreduktion im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen die Rede ist, betrifft dies weniger Einsparungen, die sich etwa durch günstigere Einkaufspreise ergeben, sondern vielmehr Kosten, die mit der Durchführung der Geschäftsprozesse, etwa der Auftragsabwicklung, verbunden sind. Primär geht es hier um Prozesskosten. Externe Ursachen für steigende Kosten sind beispielsweise auch höhere gesetzliche Anforderungen an Produkte oder Serviceleistungen. Um Prozesskosten so gering wie möglich zu halten, sollten Vorgänge weitgehend automatisiert ablaufen, manuelle Bearbeitungsschritte führen generell zu höheren Kosten. Die einfache Regel lautet: Je höher der Automatisierungsgrad in der Auftragsabwicklung, desto effektiver ist der Prozess. Die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Projekten zeigen, dass Unternehmen, die sich auf die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse konzentrieren, ihre prozessgebundenen Kosten beträchtlich reduzieren können. Wobei sich ein Großteil der Kostensenkungen als Folge der Automation und Produktivitätssteigerungen ergibt.

Qualitätsverbesserung

In nahezu allen Unternehmen des produzierenden Gewerbes, im Logistiksektor sowie im Dienstleistungsbereich, hat sich seit einigen Jahren die Ansicht durchgesetzt, dass eine prozessorientierte Ausrichtung der Organisation für die Wettbewerbsfähigkeit und damit auch für den wirtschaftlichen Erfolg von zentraler Bedeutung ist. Prozessorientierung bedeutet in vielen Fällen zunächst einmal eine Ist-Analyse. Denn völlig reibungslos wie geplant laufen die Prozesse nur in den wenigsten Fällen ab. Oft besteht die Herausforderung darin, die häufigsten und die größten Schwachpunkte beispielsweise bei der Auftragsabwicklung zu identifizieren, seien es etwa immer wieder auftretende Fehler oder lange Übertragungs-, Bearbeitungs-, und Wartezeiten, durch die Geschäftsprozesse „ausgebremst“ werden.

Business Event Management ist in der Lage, in Echtzeit Ausnahmen und Abweichungen in den Geschäftsprozessen festzustellen, Fehlerraten zu verringern und die Qualität zu steigern. Qualitätsmanagement betrifft alle organisatorischen Maßnahmen, die der Verbesserung von Produkten und Geschäftsprozessen dienen. Auch hier geht es letztlich um eine höhere Effizienz in den Geschäftsprozessen.

Risikominderung

Während einige Unternehmen Compliance-Anforderungen als überflüssig und zu aufwendig erachten nutzen andere die Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Workflows. Neben gesetzlichen Vorgaben gibt es eine Reihe von Aufgaben etwa eine realistische Kalkulation und Reduktion von Geschäfts- und IT-Risiken, Maßnahmen zur Vermeidung von Datendiebstählen und Betrugsfällen, eine höhere Effizienz und Transparenz durch die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. BPM-Lösungen tragen durch eine Echtzeit-Transparenz und -Überwachung der Geschäftsprozesse, automatischen Warnsysteme und Mechanismen zur Einhaltung von Compliance-Regeln dazu bei, Prozesse nachvollziehbar zu machen. BPM hilft, Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor sie sich zu ernsthaften Risiken entwickeln können.

Vorteile von Business

Process Management (BPM)

•  zentrale Kontrolle über Systeme, Prozesse und ­Personalressourcen   
•  vollständige End-to-End-Transparenz in die unternehmenskritischen Geschäftsprozesse, die bislang mit einer Vielzahl heterogener Systeme abge­wickelt werden
• hohe Agilität, um Geschäftsprozesse schnell anpassen und auf neue Geschäfts- und Compliance-Anforderungen reagieren zu können
• hohe Effizienz durch Automation, bei der Liege- und Wartezeiten zwischen Aktivitäten und Abläufen weitgehend verschwinden und Mechanismen etabliert werden, mit denen Prozesse kontinuierlich verbessert werden

Quelle: Progress Software

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