Gemeinsame Sache machen

Die Zeiten sind vorbei, als die Mitarbeiter einmal am Tag in das Unternehmensintranet blickten, um sich über das Tagesmenü der Kantine zu informieren. Moderne Portale fördern heutzutage nicht nur die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander, sondern auch mit externen Lieferanten sowie Partnern. Zudem unterstützen sie die internationale Ausrichtung von Unternehmen. Denn laut Sven Sauer, CIO von Optimal Systems, erwägen Großunternehmen den Einsatz von Portalen insbesondere, wenn sie mehreren Standorten oder internationalen Tochtergesellschaften einen individuellen und einfachen Zugriff auf das Unternehmenswissen ermöglichen wollen.
Im Zuge des Wandels werden Portale immer tiefer in die unternehmenseigenen Prozesse eingebunden und integrieren bestenfalls sämtliche vorhandenen Applikationen unter einer Oberfläche. Das Augenmerk liegt hierbei auf der Integration von Daten aus bestehenden Systemen, wie etwa dem ERP-System. „Gerade für größere Unternehmen ist das ein zentraler Punkt, da sie meist verschiedenste IT-Systeme im Einsatz haben. Im Portal können sie die Daten aller Systeme unter einer einheitlichen Oberfläche zusammenführen“, betont Axel Wessendorf, Gründer und Geschäftsführer der United Planet GmbH. So können die Mitarbeiter einerseits unkompliziert darauf zugreifen, andererseits können die Daten verschiedener Systeme miteinander verknüpft und in prozessgesteuerte Workflows eingebunden werden.

Eine wichtige Rolle spielen an dieser Stelle Technologien wie Unified Communications oder Social Media. „Die Idee hinter modernen Portallösungen ist die Zusammenführung aller Informationsdienste in eine einzige, für den Anwender vertraute Oberfläche. In diese können Kommunikationsdienste eingebunden werden – Instant Messaging genauso wie Kalenderfunktionen und andere Werkzeuge“, erklärt Sven Sauer, CIO von Optimal Systems. Dr. Carlo Velten, Berater bei der Experton Group, bringt es auf den Punkt: „Collaboration und Web-2.0-Funktionalitäten bzw. -Strategien sind die Kernthemen heutiger Portalprojekte. Die Entwicklung geht weg von statischen Inhalten hin zur Kommunikation zwischen den Mitarbeitern.“ Am Ende sollte jeder Mitarbeiter ein eigenes Dashboard besitzen. „In diesem laufen sämtliche für einen Mitarbeiter wichtige Informationen zusammen, egal ob er gerade auf einem lokalen Desktop-PC oder einem mobilen Device arbeitet“, erklärt Hajo Kiefer, Sales Manager bei der Blueend Web:Applications AG in Wiesbaden.

Das Thema Web 2.0 greift etwa United Planet mit ihrer neuesten Applikation auf: „140 – Der Microblog für Unternehmen“ funktioniert ähnlich wie Twitter und bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihren Kollegen in 140 Zeichen mitzuteilen, woran sie gerade arbeiten. „So können u.a. Projektstände abteilungsübergreifend ausgetauscht und neue Ideen schnell weiterentwickelt werden. Außerdem wächst so die Popularität des Portals bei den Mitarbeitern“, sagt Axel Wessendorf. In Microsofts Sharepoint sind ebenfalls unterschiedliche Optionen für Web 2.0 und Unified Communications (UC) eingebunden. „Bei jedem Portalbeitrag, seien es Artikel, Blog, Wiki oder Statusmeldung, kann der Name desjenigen angegeben werden, der den Beitrag verfasst hat”, erklärt Peter Fischer, Product Manager Sharepoint bei Microsoft Deutschland. Neben dem Namen ist die Präsenzinformation dieses Mitarbeiters oder auch Partners zu erkennen. Damit könne direkt ein Chat, VoIP-Gespräch oder Bildschirm-Sharing begonnen werden, um den Beitrag zu diskutieren.

Über Unified Communications und Web 2.0 hinaus lassen sich weitere Funktionalitäten in eine Portalstruktur einbinden. Hajo Kiefer bemerkt vor allem eine verstärkte Nachfrage nach projektbasierten Tools für eine zielgerichtete Zusammenarbeit, neudeutsch Collaboration. Nicht zuletzt gewinnen Werkzeuge für das intelligente Auffinden, Integrieren und Auswerten von Informationen und Dokumenten zunehmend an Bedeutung. Nach Ansicht von Peter Fischer zählen hierzu insbesondere Enterprise-Search-Funktionen und Business- Intelligence-Komponenten (BI). Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Auffinden von Intranetinhalten, Dokumenten, Mitarbeiterprofilen, Daten etc. Insbesondere im Rahmen von E-Discovery, bei der elektronischen Beweissicherung, leisten diese Werkzeuge wertvolle Dienste. Durch die BI-Funktionen werden Datenanalysen für alle Mitarbeiter zugänglich. Im Unternehmensportal werden dabei durch die IT bestimmte Datenquellen definiert und in verschiedenen Datenanalysen ausgewertet. Über das Portal stehen diese dann beispielsweise auch den Mitarbeiter aus dem Marketing zur Verfügung.

Nicht zuletzt stehen laut Hajo Kiefer auch mobile Apps mit umfangreichem Funktionsumfang im Fokus der Anwender. Microsoft ist einer der Anbieter, der den Trend zu Mobility bereits erkannt und seine Portallösung dementsprechend ausgerichtet hat. „Sharepoint bietet die Möglichkeit, das Intranet über mobile Endgeräte aufzurufen. Damit hat der Mitarbeiter von unterwegs aus Zugriff auf die für ihn wichtigen Daten und Informationen”, berichtet Peter Fischer. Überdies können über Office Mobile sämtliche Word-, PPT-, Excelund OneNote-Dokumente mit dem Sharepoint-Client auf dem Mobiltelefon synchronisiert werden. Gleichzeitig erlauben die mobilen Office-Applikationen auch die Bearbeitung der Dokumente. In der Praxis lassen sich Portalvorhaben nicht immer einfach und schnell umsetzen. Daher sollten sich die Verantwortlichen über die reinen Funktionalitäten hinaus Gedanken über Basistechnologien und vorhandene Standards machen. „Wichtig ist die Plattformunabhängigkeit der Software“, erklärt Axel Wessendorf. Damit blieben Unternehmen auch bei zukünftigen Entscheidungen jederzeit flexibel. Für Hajo Kiefer sind vor allem ein erweiterbares Framework, ein modularer Aufbau, „Drag & Drop“-Technologie sowie die Skalierbarkeit der Software – z.B. ein möglicher Cluster-Betrieb auf mehreren Servern – entscheidend. Zu berücksichtigen sind zudem offene Standards wie etwa XML, SOAP oder Web Services. Auch ein umfangreiches Rechtemanagement, um vorhandene Mitarbeiterstrukturen (z.B. Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse) abdecken zu können, sollte das Portal liefern können.

Portale werden künftig noch mehr Prozesse der Unternehmen abbilden, erklärt Dr. Carlo Velten. Ansonsten wären sie langfristig wertlos. Hierbei werden nicht mehr nur die großen Anbieter den Markt für Portallösungen bestimmen, glaubt Dr. Carlo Velten. Vielmehr werden in den nächsten zwei bis fünf Jahren vor allem Enterprise-2.0-Anbieter wie Jive, Atlassian & Co. die Szene betreten sowie eine Reihe von Spezialisten, etwa für das Ideenmanagement, die sich in die großen Portale von IBM, SAP oder Microsoft integrieren. Und Hajo Kiefer prognostiziert: „Es wird eine Rückentwicklung von Großsystemen wie Sharepoint stattfinden, da diese häufig zu komplex für die Endanwender sind. Stattdessen wird das Augenmerk auf der Vereinfachung von Anwendungen liegen.“

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