Geschäftsprozesse: Nachdenken hilft

Schöner scheitern: Ein ausgeklügelter Prozess sieht als Genehmigungsinstanz für Rechnungen einen Manager vor, der gar keine Zeit dafür hat. So ist die Realität, wie sie Helmut Steigele, der CEO von CascadeIT immer wieder erlebt. Geschäftsprozesse scheitern, weil bei ihrer Gestaltung zu wenig nachgedacht wird. Im Interview beschreibt er Wege zu einer erfolgreichen Implementation von Geschäftsprozessen.

IT-DIRECTOR: Herr Dr. Steigele, Prozesse sind oft unbeliebt. Welchen Sinn haben genau definierte Abläufe?
Dr. H. Steigele: In erster Linie erleichtern Prozesse den Mitarbeitern die tägliche Arbeit. Außerdem kanalisieren sie die Informationsflut. Jeder Mitarbeiter soll nur die Angaben erhalten, die er auch wirklich braucht. Ein weiterer Punkt, der auch im Mittelstand immer wichtiger wird: Gute Geschäftsprozesse verringern den Prüfungs- und Revisionsaufwand für das gesamte Unternehmen. Sie erleichtern damit die Compliance und erhöhen die Qualität der Produkte.

IT-DIRECTOR: Müssen Prozesse eigentlich immer IT-gestützt sein? Wann ist das empfehlenswert?
Dr. H. Steigele: Für IT-gestützte Prozesse gibt es drei Voraussetzungen, von denen mindestens eine erfüllt sein sollte. Zunächst einmal muss für Prüfzwecke ein Nachweis der geleisteten Arbeit notwendig sein. Die Dokumentation fällt mit einem IT-gestützten Prozess leichter.

Eine weitere Voraussetzung: IT-basierte Prozesse sind nur für massenhaft auftretende und fehleranfällige Aufgaben sinnvoll. Und drittens sollten Prozesse auch dann mit IT automatisiert werden, wenn Mitarbeitermangel herrscht. Durch Automatisierung von Routineaufgaben wie zum Beispiel das Prüfen von Rechnungseingängen werden die Mitarbeiter für produktive Arbeit frei.

Natürlich lassen sich auch viele komplizierte Angelegenheiten mit Hilfe von IT wenigstens teilweise automatisieren. Doch oft ist so etwas nicht sinnvoll, da es Mitarbeiter mit intellektuell anspruchsvollen Aufgaben zu stark einschränkt. Das wirkt sich letztlich auch auf den Unternehmenserfolg aus.

IT-DIRECTOR: Wie verhindert ein Unternehmen, dass die Prozesse bürokratisch werden?
Dr. H. Steigele: Oft werden die Geschäftsprozesse als umständlich und bürokratisch empfunden – zu recht. Viele Unternehmen verfallen einem Dokumentations- und Berichtswahn. Dann sind die Mitarbeiter einen guten Teil ihrer Zeit mit Aufgaben beschäftigt, die nur durch den Prozess oder die Bedienung einer IT-Anwendung notwendig werden. Dabei ist die Lösung ganz einfach: Jeder Prozess und seine IT-Tools müssen vor der Einführung ausführlich auf Funktionsfähigkeit und Eignung im Alltagsbetrieb getestet werden. Sonst sind die Prozesse eher hinderlich und werden nicht befolgt.

IT-DIRECTOR: Wie verhindert ein Unternehmen, dass Mitarbeiter die Prozesse als Aufruf zu ihrer Umgehung empfinden?
Dr. H. Steigele: Bei der Prozessdefinition wird zu wenig nachgedacht. Mitarbeiter halten sich automatisch an richtig definierte Prozesse. Dafür muss das Management natürlich genau überlegen und darf nicht einfach etwas Vorgefertigtes übernehmen.

Zunächst ist ein scharfer Blick auf die betrieblichen Abläufe wichtig. Wie wird im Moment gearbeitet und vor allen Dingen: warum? Außerdem darf nicht nur der Nutzen der Geschäftsprozesse für das Unternehmen im Vordergrund stehen. Jeder Mitarbeiter sollte in seinem Berufsalltag einen Vorteil spüren.

Besonders wichtig vor der Umsetzung: Welche Personen sind Schlüsselfiguren für den Erfolg der neuen Verfahren? Diese Stakeholder müssen überzeugt werden, damit sie die Weiterentwicklung des Unternehmens nicht behindern. Im Gegenteil: Sie sollen sie fördern.

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