GoBD: Die Rolle der Verfahrensdokumentation

Seit zwei Jahren sind die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD genannt – in Kraft. Ein wesentlicher Bestandteil ist die sogenannte Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt die Firmenabläufe und gilt für alle Unternehmen und Branchen ohne Ausnahme. Generell kann man davon auszugehen, dass Großunternehmen bereits über entsprechende Verfahrensdokumentationen verfügen, denn sie werden je nach Branche zertifiziert sein und laufend geprüft. Problematischer dürfte es da eher bei den kleinen und mittelständischen Unternehmen aussehen.

Eine Vorlage oder ein Muster für eine Verfahrensdokumentation steht nicht zur Verfügung, da es hierfür keine gesetzlichen Normen gibt. In der Vergangenheit wurde sehr häufig die Verfahrensdokumentation mit dem sogenannten „ersetzenden Scannen“ in Verbindung gebracht, was aber nicht alles ist. Dies wird bisher unterschätzt. Enthalten muss die Verfahrensdokumentation im Zusammenhang mit den neuen Prüfungsschwerpunkten der Finanzverwaltung die Dokumentation und die Organisationsunterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme sowie die Protokolle über die Einrichtung- und die Programmierung der Datenverarbeitungssysteme.

Darüber hinaus muss die Dokumentation den Organisationsablauf eines Unternehmens darstellen. Weitere Punkte, die dokumentiert werden müssen, sind das Ablagesystem, das Kassensystem und das Warenwirtschaftssystem. Anhand der Verfahrensdokumentation muss ein fremder Dritter innerhalb eines angemessenen Zeitraums in der Lage sein, die Abläufe und Kompetenzen in dem betreffenden Unternehmen zu erkennen und zu verstehen.

Die Dokumentation ist übrigens überhaupt nichts Neues, denn sie war bereits in den alten GoB verankert. Nur hat sich in der Vergangenheit niemand großartig darum gekümmert. Heute dagegen stellt das Fehlen einer Verfahrensdokumenta­tion nach Ansicht der Finanzverwaltung und des Bundesfinanzhofs einen Verstoß gegen die GoBD dar und führt zu einer nicht ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung. Und die öffnet den Steuerprüfern bei einer Betriebsprüfung Tür und Tor für Zuschätzungen. Das Ganze läuft dann bei der Finanzverwaltung unter dem Begriff „erzieherische Maßnahme“. Insbesondere in NRW werden die Betriebsprüfer dahin gehend geschult, ein besonderes Auge auf die Verfahrensdokumentation zu werfen. Alle diejenigen, die bisher noch keine entsprechende Dokumentation vorliegen haben, sollten diese umgehend erstellen bzw. erstellen lassen. Sonst droht schnell Ungemach.

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Generell bewegen wir uns auf ­einem neuen Gebiet und die zukünftigen Betriebsprüfungen werden ­zeigen, wo es weitere Irrtümer und ­Unklarheiten gibt. Dies wird letztlich das Finanzgericht oder der ­Bundesfinanzhof zu entscheiden ­haben.

Bildquelle: Roland Franz & Partner