Hin zum effizienten Workflow-Management

Der Arbeitsalltag wird bestimmt durch Geschäftsprozesse. Sie beschreiben, welche Schritte in welcher Reihenfolge ausgeführt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen. Workflows sind die technische Umsetzung dieser Schritte. Jeder Workflow hat einen Auslöser, besteht aus mehreren Arbeitsschritten, die immer nach demselben Schema, nacheinander oder parallel ablaufen, und hat ein definiertes Ende. Aktivitäten werden innerhalb eines Workflows verschiedenen Rollen zugeordnet, es werden außerdem Informationen, Dokumente und Werkzeuge zur Verfügung gestellt, um ihn erfolgreich abschließen zu können. In zahlreichen Unternehmen laufen Workflows noch manuell ab. Bildet man diese Workflows in einer Software ab, erzielt man in der Regel wertvolle Ergebnisse, so die Erfahrung bei Fair Computer Systems.

Optimierte Arbeitsabläufe

Mit der Einführung von IT-Workflows kann die Lücke zwischen klassischen IT-Verfahren und den Bedürfnissen moderner Unternehmen geschlossen werden. Bereits bestehende Prozesse im Unternehmen werden beschleunigt und das Fehlerpotenzial wird verringert. Arbeitsabläufe lassen sich kontinuierlich optimieren, was wiederum die Produktivität, die Kreativität und die Effizienz der einzelnen Mitarbeiter steigert. Es wird Zeit frei, die vorher für administrative Aufgaben oder für zusätzlichen Kommunikationsaufwand aufgebracht werden musste. Für den Workflow-Owner entsteht der Vorteil, dass er jederzeit handlungsfähig bleibt, denn er weiß, welche Schritte wo gerade in Bearbeitung und ggf. verzögert sind, und hat die Möglichkeit zur Feinsteuerung.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 05-06/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Service-Management-Systeme, die häufig Workflows abbilden können, ersetzen altbewährte To-do-Listen und machen Prozesse transparent, weil das System alle Arbeitsschritte für mehrere Frage­steller gleichzeitig visualisiert. Entscheidungen können schneller getroffen und die einzelnen Maßnahmen zügiger umgesetzt werden.

Gewinnbringende Automatisierung

Vor allem standardisierte Routineaufgaben lassen sich gewinnbringend automatisieren. Ein Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter kommt ins Unternehmen. Er benötigt nicht nur einen ausgestatteten Arbeitsplatz, sondern auch einen Nutzeraccount und z.B. Visitenkarten. Hieran sind Abteilungen wie IT, HR und Facility Management beteiligt. Im Idealfall wird hierfür ein Workflow aus sich bedingenden Ticketfolgen erstellt, der jederzeit auf die Berücksichtigung des „kritischen Pfads“ und die Einhaltung der Endtermine hin überprüft werden kann. Viele Prozesse lassen sich so automatisieren, wenn man sie gezielt digitalisiert. Hierzu müssen sie zuvor ordentlich analysiert worden sein – und nach Einführung kontinuierlich überprüft und weiter verbessert werden.

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