Hoher Harmoniefaktor

Mit einer Marktpräsenz in über 115 Ländern ist DeLaval bis in die entlegensten Winkel der Erde vertreten. Dabei sind einige Niederlassungen in Wachstumsregionen angesiedelt und bestehen aus kleineren Mitarbeiterteams mit der Ausrichtung auf Vertrieb und Service. Insgesamt verfügt das Unternehmen über mehr als 125 Jahre Erfahrung in der Milchwirtschaft und ist Teil der Tetra Laval Group, zu der auch Tetra Pak gehört.

Um die weltweit einheitlichen Unternehmensprozesse bestmöglich technisch zu unterstützen, entschied man sich für eine Two-Tier-ERP-Strategie. Dahinter steckt eine Kombination aus „dem großen“ SAP ERP Central Component (ECC), das bei DeLaval in der Unternehmenszentrale sowie in größeren Niederlassungen eingesetzt wird, und SAP Business One für die kleineren Verkaufsgesellschaften. Damit verabschiedete man sich von diversen historisch gewachsenen ERP-Systemen, darunter Proysic, OBIC oder verschiedene Versionen von iScala.

„Bei dem Projekt ging es in erster Linie darum, unser einheitliches Geschäftsmodell weltweit zu etablieren. Mit der Umstellung auf Business One sind nun die durchgängige Unterstützung aller Geschäftsprozesse sowie die dazugehörige Rollenverteilung in kleinen Standorten gegeben. Überdies schließen wir damit die Lücke zum zentralen ECC“, berichtet Konstantin Reidel, IT-Architekt der DeLaval Services GmbH in Hamburg, dem weltweiten IT- und Logistikdienstleister der Gruppe.

Im Rahmen des Auswahlprozesses nahmen die Verantwortlichen ERP-Lösungen von Epicor, Microsoft und SAP genauer unter die Lupe. Das System für die kleineren Niederlassungen musste dabei bestimmten Anforderungen genügen. So sollte die Lösung eine geringe Komplexität aufweisen und konzernweit für tagesaktuelle Finanzdaten bzw. ein integriertes Reporting mit dem zentralen SAP Business Warehouse sorgen. Insbesondere aufgrund des Wunsches nach geringer Komplexität verwarfen die Verantwortlichen die Einführung des zentralen ECC in den kleineren Standorten, da der Aufwand für das Customizing und die Implementierung ebenso wie die damit verbundenen Kosten zu hoch gewesen wären. Schließlich fiel die Entscheidung zugunsten von Business One sowie des Schweizer SAP-Partners Coresystems.

Der Startschuss für die ERP-Harmonisierung erfolgte zum Jahresbeginn 2011, wobei in der kolumbianischen Niederlassung zunächst ein Pilotprojekt aufgesetzt wurde. „Dabei mussten einige Modifizierungen und Erweiterungen vorgenommen werden, die wir mithilfe der Zusatzlösung Coresuite Country Package unseres Schweizer Implementierungspartners umsetzen konnten“, berichtet Reidel. Nach der erfolgreichen Einführung in Kolumbien wurden die Stand-orte in der Türkei, Südafrika, Ukraine sowie Indien mit Business One und dem Coresuite Country Package ausgestattet. Heute erfolgt die Anbindung an das zentrale ECC-System über die Schnittstelle B1i; die BW-Schnittstelle wurde dabei über einen direkten SQL-Zugriff realisiert. Inzwischen arbeiten 95 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten mit dem neuen ERP-System. Die Standorte sind mittels VPN an das zentrale Hamburger Rechenzentrum des Anwenders angebunden, in dem das Hosting von Business One auf Basis einer virtualisierten Citrix-Infrastruktur erfolgt. Den Support realisiert DeLaval rund um die Uhr in drei Zeitzonen sowie primär in Englisch.

Um die Komplexität der ERP-Einführung in den Niederlassungen so gering wie möglich zu halten, erarbeiteten die Berater von Coresystems gemeinsam mit dem Anwender ein „Small Business ERP-Template“ als länderübergreifenden Standard. Bei der Umstellung bzw. der Neugründung einer Niederlassung wird gleichzeitig mit dem neuen ERP das Geschäftsmodell des Unternehmens aufgesetzt. Die Dauer der Systemumstellung vom Projektstart bis zur Inbetriebnahme beträgt in der Regel rund zehn Wochen, bei einer Neuinstallation ca. sechs. „Wir haben unsere ersten fünf Niederlassungen innerhalb von 1,5 Jahren mit der neuen Lösung ausgestattet. Für 2013 ist die Umstellung von weiteren Standorten geplant, darunter zum Beispiel Südkorea“, fasst Reidel den aktuellen Projektstatus zusammen.

Befragt nach den Ergebnissen der ERP-Harmonisierung erklärt Reidel: „Das neue, kleinere ERP-System ist intuitiv zu bedienen, weshalb die Schulung der Mitarbeiter nur wenige Tage dauerte. In einer komplexen ECC-Umgebung hingegen hätten wir die Kollegen mehrere Wochen schulen müssen.“ Die Lösung unterstützt die Niederlassungen heute in ihren kompletten Geschäftsprozessen wie Finanzwesen, Materialbeschaffung, Verkauf und Lagerhaltung. Durch die Inte-gration in die bestehende SAP-Landschaft lassen sich die Standorte besser als zuvor in globale Prozessabläufe einbinden. Über die entsprechende Schnittstelle werden zudem – wie bereits erwähnt – aktuelle Finanz- und Verkaufsberichte sowie das momentane Sortiment mit Warenbeständen an das Headquarter übermittelt, die dann im zentralen Business Warehouse bedarfsorientiert abgerufen werden können.

Zudem sichert die Synchronisation zwischen beiden ERP-Lösungen die innerbetriebliche Materialbeschaffung. Die Verkäufer einer jeder Niederlassung erhalten ein sogenanntes Produktabonnement für das zentral vorgehaltene, aktuelle Sortiment. Speziell hierfür nutzt DeLaval den eCatalog von Coresystems, eine Lösung für das elektronische Bestellwesen. Das Tool ermöglicht es, die Artikelstammdaten in den Niederlassungen so übersichtlich wie möglich zu halten.

Mit dieser Zusatzfunktion können aus dem Hauptkatalog des zentralen ERP alle Produkte bestellt bzw. abonniert werden, die in den jeweiligen Filialen auch tatsächlich verkauft und betreut werden. Besitzt ein Produkt einen solchen Abonnementstatus, erhält das lokale System der Filiale automatisch alle zugehörigen Informationen, Preise, Updates sowie länderbezogene Produktfreigaben. „Pro Bestellung bedeutet dies für unsere Mitarbeiter rund 30 Minuten Zeitersparnis – hochgerechnet auf eine Woche summieren sich an dieser Stelle einige Arbeitsstunden“, erklärt Reidel.

Bewährte Rollenzuweisung

Die Standardisierung lohnt sich auch hinsichtlich der Mitarbeiterschulungen. So erstellt der Spezialist für die Milchwirtschaft eigene Schulungsmaterialien und
Videos, die den Usern weltweit aufzeigen, wie diverse Geschäftsprozesse abzuhandeln sind. „Die anfängliche Skepsis der Niederlassungsleiter und Mitarbeiter hat sich rasch zerstreut und in positives Feedback gewandelt. Zudem hat sich die eindeutige Rollenzuweisung bewährt“, betont Konstantin Reidel. Denn das fest verankerte Prozess- und Rollenkonzept hat entscheidend zur Verbesserung hinsichtlich der Compliance und der damit verbundenen Audits beigetragen. Nicht zuletzt ermöglicht ein speziell erstellter Autorisierungsbericht den datenbankübergreifenden Vergleich der Rollen und deren Berechtigungen.

Für die Zukunft planen Konstantin Reidel und sein Team weitere Projektschritte: So könne etwa der Einsatz mobiler Endgeräte die Durchlaufzeiten bei der Erfassung und Abwicklung von Aufträgen reduzieren. Ebenfalls denkbar sind die Verbesserung der Auftragserfassung durch die Anbindung des Händlernetzes an einen Webshop oder die Erweiterung der Online-Trainings und Dokumentationen, um Schulungen noch effizienter zu gestalten.

Über DeLaval
Das Unternehmen verfügt über mehr als 125 Jahre Erfahrung in der Milchwirtschaft und unterstützt Landwirte dabei, ihre Betriebe auf ihre Art zu managen. Geboten werden Produkte, Systeme und Dienstleistungen auf allen Stufen der Milchproduktion. Das Unternehmen beschäftigt heute 4.500 Mitarbeiter, ist auf über 100 Märkten weltweit vertreten und gehört zur schwedischen Tetra Laval Group.
Im Internet: www.delaval.com

Bildquelle: DeLaval