„In Echtzeit und ohne Medienbrüche“

ITD: Herr Jeske, welche Arbeitsformen und -zeitmodelle bevorzugen Mitarbeiter deutscher Großunternehmen anno 2023?
Jeske: Auch wenn immer mehr Unternehmen seit einiger Zeit an Rückführungsprogrammen arbeiten und Mitarbeiter nach und nach in die Betriebe zurückholen, bleibt das mobile Arbeiten bei Arbeitnehmern ein dominantes und wichtiges Thema. Perspektivisch wird davon ausgegangen, dass es auf hybride Modelle (Arbeiten sowohl im Büro als auch im Homeoffice) hinauslaufen wird. Die Herausforderung, Arbeitszeiten systemisch und gesetzkonform zu erfassen, aber bleibt. Speziell für den Bereich „mobiles Arbeiten im Homeoffice“ oder für Außendienstmitarbeiter werden deshalb mobile Lösungen benötigt.

ITD: Welche Rolle spielt mittlerweile die Homeoffice-Nutzung – ohne Pflicht seitens der Regierung?
Jeske: Auch ohne gesetzliche Homeoffice-Pflicht wird dieses Thema Unternehmen noch die nächsten Jahre begleiten. Hierbei stehen die Punkte „Zeitersparnis durch wegfallendes Pendeln“ und „fehlende Identifikation zum Unternehmen“ im starken Kontrast zueinander. Experten gehen aktuell davon aus, dass Unternehmen einen Mittelweg finden müssen.

ITD: Welche Tools und Lösungen sind für eine effektive Zusammenarbeit im Rahmen flexibler Arbeitsmodelle unabdingbar?
Jeske: Für flexible Arbeitsmodelle werden intuitive, modulare sowie systemintegrierte Tools benötigt. Das Buchen der Arbeitszeit muss mit einem Klick erledigt sein (im Browser oder mobil mit einer App) und auch das Verbuchen entsprechender Zeiten im Enterprise-Resource-Planning-System (ERP), z.B. SAP, muss automatisiert und erfolgen. Ziel sollte es sein, eine einfache und valide Zeiterfassung von überall zu ermöglichen – ganz gleich ob stationär im Büro oder mobil im Homeoffice oder von unterwegs.

ITD: Was sind die größten Herausforderungen bei der Umsetzung hybrider Arbeitsmodelle?
Jeske: Für hybride Arbeitsmodelle sind vor allem die systemischen Herausforderungen zu meistern. Für die Zeiterfassung muss eine einfache Lösung zum Einsatz kommen, die modular und zukunftssicher ist.

ITD: Wie lässt sich die Arbeitszeit einfach, effizient und rechtskonform im Rahmen flexibler Arbeitsmodelle am besten erfassen?
Jeske: Die Arbeitszeit lässt sich am besten mit einer kompakten, mobilen Lösung erfassen, die die erfassten Arbeitszeiten direkt in Echtzeit und ohne Medienbrüche ins ERP-System schreibt. Solche Lösungen sorgen für eine fehlerfreie Zeiterfassung mit reduziertem manuellem Aufwand. Mitarbeiter können damit von überall und mobil mit einer Smartphone-App oder mit einer Browser-Anwendung einfach und bequem per Knopfdruck ihre Arbeitszeiten erfassen.

ITD: Worauf gilt es bei der Wahl einer entsprechenden Zeiterfassungslösung zu achten? Was macht ein gutes System aus?
Jeske: Ein System sollte intuitiv für die Mitarbeiter bedienbar sein und über Schnittstellen für das im Unternehmen eingesetzte ERP-System verfügen. Auch sollte die Lösung multiplattformfähig sein, so dass der Einsatz über alle Geräte und Systeme – wie iOS, Windows, Android, usw. – möglich ist. Auch sollte das System zukunftssicher, modular und erweiterbar sein.

ITD: Wie ist es um den Datenschutz beim Prozess der Arbeitszeiterfassung bestellt?
Jeske: Eine ERP-integrierte Lösung bietet wesentliche Vorteile hinsichtlich des Datenschutzes, da damit personenbezogene Daten bereits dem Datenschutz entsprechend. Sub-Systeme verfügen in der Regel über eine Datenbank. Hier muss der Datenschutz nochmals neu geprüft werden. Mit einer integrierten Lösung vereinfacht man das erheblich, da Daten lediglich über die Zeiterfassung der Lösung bearbeitet werden.

ITD: Wird es das „herkömmliche Stempeln“ zukünftig noch geben?
Jeske: Insbesondere im Konzernumfeld mit großen Standorten werden Stempeluhren eingesetzt. Aufgrund des gegenwärtigen Transformationsprozesses im Arbeitsumfeld ändert sich dies jedoch. Da herkömmliches Stempeln unkomfortabel und ineffizient ist, werden neue Lösungen diese Vorgehensweise zukünftig überflüssig machen und sie nach und nach ablösen.

Bildquelle: Membrain