In fünf Schritten zum BPM-Tool

Das FIR, eine branchenübergreifende Forschungseinrichtung an der RWTH Aachen, stellt ein fünfstufiges Vorgehen bei der Auswahl eines BPM-Tools vor:

1. Analyse der Ist-Prozesse
Im ersten Schritt wird die Ist-Situation im Unternehmen näher beleuchtet. Dabei wird auf die bestehende Dokumentation und deren Formate sowie auf die vorhandene IT-Systemlandschaft eingegangen. Letztere wird in Form einer IT-System-Landkarte dokumentiert, um die Integrationsfähigkeit der auszuwählenden Lösung sicherzustellen. Eine Darstellung bestehender Prozesse ermöglicht die Ableitung der Rahmenbedingungen für das zu implementierende Prozessmodell.

2. Entwicklung eines Prozess-Management-Konzepts
Das Konzept soll die gestellten Anforderungen an die Lösung berücksichtigen und konsolidieren. Die funktionalen Anforderungen richten sich nach den Bedürfnissen der Stakeholder, welche zukünftig mit dem Prozess-Modellierungs-Tool arbeiten – und stellen somit den Kern der Anforderungsanalyse dar. Eine frühe Einbindung der entsprechenden Mitarbeiter in das Auswahlverfahren erleichtert die erfolgreiche Implementierung.

Dazu müssen die Ergebnisse der Ist-Analyse in das Konzept einfließen. Das richtige Maß der gewählten Abstraktion, also der passende und zweckmäßige Detaillierungsgrad, ist von entscheidender Bedeutung. Die Essenz jedes Prozesses muss erhalten bleiben, gleichzeitig sollen diese aber so weit wie möglich ab­strahiert werden, so dass die Modelle am Ende nicht überladen und unübersichtlich werden. Die Anforderungen an das BPM-Tool, die sich aus Nutzerfreundlichkeit und Prozessanalyse ergeben, werden nach K.O.-, Soll- und operationalen Kriterien unterteilt, um eine Entscheidung im weiteren Verlauf zu ermöglichen.

3. Auswahl des passenden Systems
Neben den gestellten Anforderungen müssen bei der Auswahl auch Fragen hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit, Akzeptanz der Mitarbeiter und Integration in die bestehende IT-Landschaft beantwortet werden. Anhand der in der Konzeptphase erstellten Anforderungen findet eine Vorauswahl der am Markt bestehenden Tools statt. Ziel sollte dabei die Auswahl von acht bis zwölf potentiellen Systemen zur Erfüllung der unternehmensindividuellen Anforderungen sein.

4. Systemtest
Im nächsten Schritt werden die so ausgewählten Prozess-Modellierungs-Tools im Rahmen eines Systemtests geprüft. Dabei steht ein Abgleich der Herstellerangaben zur realen „Performance“ und „Usability“ im Vordergrund. Dies geschieht im Zuge von Testinstallationen und der durchgeführten Modellierung von realen Unternehmensprozessen. Schulungen oder Online-Einführungen bieten dabei von seiten der Hersteller Ergänzungen, um Funktionsumfang und Bedienbarkeit kennenzulernen und zu testen. So ergeben sich drei bis fünf Tools, die prinzipiell für den Unternehmenseinsatz unter den genannten Zielen geeignet sind.

5. Wirtschaftliche Betrachtung
In einem Anwenderworkshop werden Bewertungskriterien definiert, die zum Vergleich der verbleibenden Systeme dienen. Diese Bewertung nach spezifischen Kriterien ermöglicht die Auswahl und Einführung eines Modellierungstools, das stark an den unternehmensspezifischen Zielsetzungen ausgerichtet ist.

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