IT-Dienstleistungen steuern lassen

Unternehmen setzen daher verstärkt beim Einkauf von IT oder Engineering-Ressourcen (Dienstleister sowie Freiberufler) auf das Third Party Management (TPM) – auch Managed Service Providing genannt. Dabei übernimmt ein externer Anbieter das Management von IT-Leistungen – eine Aufgabe, die im Unternehmen ansonsten Ressourcen bindet und vor allem Zeit kostet. Frank Eckes, Geschäftsführer des TPM-Anbieters Vendorplan, bestätigt dies aus seiner weitreichenden Erfahrung mit Kunden: „TPM ist eine bedeutende Komponente bei der Konsolidierung der Dienstleister. Gleichzeitig eignet es sich für die Einführung transparenter, schlanker Prozesse und Regelmechanismen.“

Dienstleister senken den Aufwand

Bei der Einführung von TPM und der Einsetzung eines Third Party Managers ist eine enge Abstimmung zwischen Einkauf und Fachbereichen notwendig. Laut Frank Eckes sollten Unternehmen dabei Wichtiges beachten: „Kunden sollten sich vom TPM-Dienstleister einen individuellen Konzeptvorschlag erstellen lassen, der auf den aktuellen Prozessen und Konditionen basiert, zu denen der Kunde heute seine externen Dienstleister einkauft.“  Zudem sollte beim Konzept auf Vorschläge für künftige Einkaufsprozesse mit den Zielen Standardisierung, Automatisierung und Transparenz geachtet werden und eine Abschätzung des Einsparpotentials sowie ein Vorschlag zur Lieferantenklassifizierung vorhanden sein.

Die Vorteile von TPM sind vielseitig: Durch die Vergleichbarkeit, Transparenz und Klassifizierung der eingesetzten Dienstleister ergibt sich bei Neuverhandlungen und Ausschreibungen ein deutliches Einsparpotential. Gleichzeitig werden die wichtigen strategischen Partner durch Volumenbündelung, automatisierte Prozesse und Aufwandsreduktion im Einkauf gestärkt.

Third Party Management (TPM) in drei Stufen

Third Party Management kann in drei Stufen eingeführt werden, um den unterschiedlichen Bedarf der Unternehmen gerecht zu werden:

Stufe 1: Verwaltung der freiberuflichen Dienstleister

TPM übernimmt das Vertrags- und Abrechnungsmanagement der eingesetzten Dienstleister.

Diese Art des TPM ist für viele kleinere und mittelständische Unternehmen mit wenigen externen Dienstleistern interessant. Verwaltungsaufwand sowie Risiken werden reduziert und gleichzeitig Rechtssicherheit und Transparenz gesteigert.

Stufe 2: Verwaltung und Einkauf nichtstrategischer Ressourcen

Neben dem Vertragsmanagement und dem Abrechnungsmanagement aller externen, nichtstrategischen Ressourcen (Freiberufler wie auch Unternehmen mit festangestellten Mitarbeitern) führt der Third Party Manager im Auftrag auch Ausschreibungen und deren Auswertungen durch. Weiterhin erstellt der Third Party ­Manager ein regelmäßiges Reporting über die Leistungsfähigkeit, Einsätze und Kosten der Dienstleister.Durch die bessere Vergleichbarkeit der Lieferanten steigt der Wettbewerb unter den Dienstleistern bei verbessertem Zugriff auf Spezialisten. Gleichzeitig ­erhöht sich auch hier durch die standardisierten und automati­sierten Prozesse die Rechtssicherheit und Transparenz.

Stufe 3: On-/Offboarding/On-Site-Service

Zusätzlich zu den Dienstleistungen der Stufe 2 werden weitere ­individuelle Aufgaben übernommen, wie die Betreuung neuer Dienstleister, z. B. bei Zugangskarten, Sicherheitsfreigaben, Parkplatz, Arbeitsplatz, Arbeitsmaterial oder Buchung in internen ­Kundensystemen. Zudem kann auch ein Mitarbeiter des Third Party Manager abgestellt werden, der vor Ort beim Kunden die Aufgaben übernimmt.

Bei hohen Anforderungen ergibt sich nochmals eine deutliche ­Reduzierung der Arbeitsbelastung des Einkaufs, der Fachabteilungen und/oder der Personalabteilung.