Kardex Remstar vereinheitlicht Prozesse

Kardex Remstar zählt weltweit zu den führenden Herstellern von automatisierten Lager- und Bereitstellungssystemen. Mit diesen Systemen sollen sich selbst die kleinsten Lagerflächen optimal nutzen lassen. Mit einem Netz eigener Niederlassungen in über 25 Ländern stellt das Unternehmen die Kundennähe sicher. Die Installation, Wartung und Reparatur der Systeme gehört zu den zentralen Aufgaben, die über die einzelnen Ländervertretungen zu organisieren sind.

Alle Servicevorgänge wurden in Papierform dokumentiert, da es keine Systemunterstützung zwischen Backoffice und Außendienst gab. Ein mühsames Szenario, das unbedingt einer grundlegenden Erneuerung bedurfte. Über die Jahre hatte sich in den weltweiten Niederlassungen zudem ein vielfältiger Mix an ERP-Systemen etabliert. Dies führte dazu, dass jede Niederlassung ihre eigenen logistischen Prozesse entwickelt hatte. Darüber hinaus sollte ein operatives Management-Informationssystem eingeführt werden, das eine umfassende Finanzkonsolidierung der gesamten Kardex Remstar Division ermöglicht.

Niederlassungsintegration auf SAP-Basis

Um weltweit eine einheitliche Geschäftsprozessplattform zu schaffen, hat man sich bei Kardex Remstar für eine ERP-Strategie auf Basis von SAP Produkten entschieden. Während die größeren Niederlassungen mit SAP ERP ausgestattet wurden, arbeiten die kleineren Vertretungen heute mit Business One. „Um Abweichungen in den Geschäftsprozessen zu vermeiden, mussten wir an wenigen Stellen Erweiterungen programmieren lassen, da Business One bestimmte Features des großen SAP-Systems nicht unterstützt“, berichtet Andreas Heinz, Head of IT bei Kardex Remstar.

Eine weitere Herausforderung bestand darin, die Niederlassungen davon zu überzeugen, dass alle Geschäftsprozesse lückenlos über das neu implementierte ERP-System zu erfassen sind. „Unsere Niederlassungen hatten ihre Buchhaltungen bislang über eine in sich geschlossene Applikation, getrennt von der Logistik, geführt. Die Einführung eines integrierten Systems stellt besondere Anforderungen an Disziplin und Datenqualität. Durch die Integration von Logistik und Finanzprozessen müssen alle Geschäftsfälle, auch die Ausnahmen, im System abhandelbar sein. „Das war für die Niederlassungen eine grundlegende Umstellung“, wie Heinz betont.

Die Niederlassungen genießen heute Vorteile und können an anderer Stelle Zeit einsparen. So wurde der bestehende Produktkonfigurator für die Zusammenstellung von kundenspezifischen Geräten in das Niederlassungssystem eingebunden. Über die integrierte EDI-Schnittstelle können jetzt Bestellungen im Werk vorgenommen und der interne Rechnungsverkehr zwischen Fabriken und Vertriebsgesellschaften automatisch elektronisch abgewickelt werden. Auch die Synchronisation des Ersatzteilstamms mit über 50.000 Artikeln erfolgt über diese Schnittstelle. Dabei entsprechen alle Geschäftsprozesse den Buchhaltungsrichtlinien der Kardex Gruppe.

Voll integrierte Serviceabläufe via Cloud

Im nächsten Schritt stand die Optimierung des Servicebereichs auf der Agenda. „Eines unserer Hauptziele war, die Abwicklung der Serviceprozesse zu beschleunigen, indem wir die Zeit zwischen dem Technikereinsatz und der Verrechnung drastisch verkürzen und unnötige Systembrüche und Papierrapporte vermeiden. Da wir sehr großen Wert auf innovative, zukunftsgerichtete Lösungen gelegt haben, fiel unsere Wahl auf die Cloud-basierte Lösung der Firma Coresystems, die eine Plattform für unsere zukünftigen IT-Visionen darstellt“, erklärt Heinz. Die Techniker wurden erst kürzlich mit dem iPhone inklusive der Coresuite mobile App ausgestattet und können heute laut Anbieter direkt ihren Zeit- und Materialaufwand über das Handy erfassen sowie den Einsatz vom Kunden auf dem Gerät quittieren lassen. Der digitale Bericht soll dem Kunden darauf folgend direkt per E-Mail zugesendet werden. Via Cloud sollen die Daten je nach Land an das SAP ERP-System beziehungsweise an SAP Business One weitergegeben werden und die Rechnungstellung kann erfolgen.

„Da wir mit den Möglichkeiten zur Einsatzplanung innerhalb unserer ERP-Systeme nicht zufrieden waren, haben wir im Rahmen unseres Projekts gemeinsam mit dem Anbieter noch einen auf die App abgestimmten Ressourcenplaner entwickelt, der künftig auch als Standardprodukt erhältlich sein wird“, wie Heinz weiter berichtet. Der Ressourcenplaner basiert auf der Technologie von Silverlight und stellt bei Kardex Remstar die zentrale Komponente in der Kundendienstplanung dar. Die Lösung ist vollumfänglich in die bestehenden ERP-Systeme integriert und versorgt die Servicetechniker mit Aufträgen und Informationen.

Zuverlässige Zahlen auf allen Ebenen

Die Vereinheitlichung der ERP-Daten hat die Einbindung von coresuite cube für ein zuverlässiges Reporting ermöglicht. Da inzwischen alle Geschäftsaktivitäten der gesamten Kardex Remstar Division in SAP ERP und SAP Business One erfasst werden, können fundierte Reports erstellt werden, die eine erstklassige Entscheidungsgrundlage bieten - dies nicht nur für das Management, sondern auch auf Länderebene und bis hin zum einzelnen Vertriebsmitarbeiter.
Als Benutzeroberfläche greift coresuite cube unter anderem auf Microsoft Excel sowie die Microsoft Reporting Services zurück. Die Microsoft Reporting Services stellen vordefinierte Reports zur Verfügung, die von den Anwendern parametrisiert und abonniert werden können. Mit den Excel Pivot-Funktionen lassen sich sehr einfach vielseitige Ad-hoc-Analysen zusammenstellen. Die bekannten Gestaltungsmöglichkeiten von Microsoft Excel stehen auch in coresuite cube zur Verfügung. So kann die Aussagekraft der Auswertungen ganz einfach mit farbigen Diagrammen optisch verstärkt werden. „Die größte Herausforderung hinsichtlich unserer Reporting-Lösung besteht darin, ein gemeinsames Verständnis für die Zahlen zu entwickeln. Unsere Finanz-, Vertriebs- und Servicemitarbeiter müssen die gleiche Sprache sprechen, damit jeder unter demselben Begriff dasselbe versteht“, sagt Heinz.

Fazit und Zukunftsperspektiven

Die Schaffung einer einheitlichen ERP-Plattform in den Niederlassungen war für Kardex Remstar alternativlos, da mit dieser Maßnahme die Grundlage für alle weiteren Schritte geschaffen wurde. Aufgrund von Konzernrichtlinien war der Einsatz von SAP Produkten vorgegeben. Mit Business One stand damit eine Lösung zur Verfügung, welche sich für die kleineren Niederlassungen besser eignete, als SAP ERP. Für eine Beurteilung der mobilen Serviceintegration ist es noch zu früh, aber die Lösung wird gut angenommen und die Plattform hat nach Einschätzung von IT-Experte Heinz großes Potential. „Es ist uns bereits jetzt gelungen, für mehr als 50 Prozent der Kundendiensteinsätze den Zeitraum zwischen Leistungserbringung und Rechnungstellung von mehreren Wochen auf im Schnitt sechs Tage zu verkürzen“, versichert Heinz.

www.kardex.com
www.proaxia-consulting.ch
www.coresystems.ch

Bildquelle: © Kardex