Kein überstürztes Handeln

Die elektronische Datenübermittlung stellt Unternehmen nicht nur vor die Herausforderung, interne Prozesse anzupassen. Die Möglichkeiten und Grenzen der eingesetzten Software müssen überprüft werden. Anwender erwarten von ihrem Lösungsanbieter, dass alle notwendigen Daten entsprechend der E-Bilanz zusammengeführt, aufbereitet und übermittelt werden können. Die zu liefernden Strukturen und der Detaillierungsgrad richten sich nach der geltenden Branchentaxonomie, die in XBRL-fähiger Berichterstattung ausgabefähig gemacht werden muss. Idealerweise bietet die Software die Möglichkeit, das E-Bilanz-Reportingpaket direkt abgestimmt aus der Applikation heraus an das Finanzamt zu senden. Doch bei allen möglichen Automatismen sollte weiterhin ein Vier-Augen-Prinzip zur Kontrolle der Richtigkeit sensibler Daten gelten.

Genauso sorgfältig und besonnen sollten Unternehmen die Umstellung auf die E-Bilanz insgesamt vornehmen. Überstürztes Handeln ist weder effizient noch vonnöten. Die E-Bilanzstellung erwartet keine Ad-hoc-Umgliederung von Sachkontenpositionen nur zum Dienste der Gesetzgebung. Das Kontinuitätsprinzip, das eine konkrete Vergleichbarkeit des Zahlenwerkes für die Zeitströme der Vergangenheit vorsieht, würde hier vernachlässigt und ad absurdum geführt werden. Dennoch: Prozesse müssen angepasst und die bestehenden Informationsquellen auf die neuen Anforderungen der E-Bilanzerstellung hin geprüft werden. Mit aktueller Rechtsprechung ist es Unternehmen erlaubt, für 2012 eine Berichterstattung in Papierform abzuliefern. Gleichzeitig sollten sie das laufende Jahr nutzen, betriebliche Abläufe zu analysieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Grundsätzlich besteht keine Verpflichtung, E-Bilanzen mit Planzahlen zu übermitteln. Um eine permanente Vergleichbarkeit und Transparenz zu gewährleisten, haben viele Unternehmen trotzdem den Anspruch, für das externe Reporting Planwerte mit derselben Qualität zur Verfügung zu stellen wie Ist-Daten. Daher sollten eingesetzte Softwaresysteme rechtzeitig auf ihre E-Bilanzfähigkeit für Ist- und Plandaten hin getestet und offene Fragen mit dem Lösungsanbieter geklärt werden.