Keine On-Premises-Monster in der Personalabteilung

Outsourcing ist nicht mehr nur ein Werkzeug zur Kostensenkung, sondern fördert auch das Wachstum eines Unternehmens. Die Digitalisierung und die Umstellung auf die Cloud schaffen neue Wege, um geschäftlichen Mehrwert zu generieren. So können auch konkrete Ziele wie kürzere Rekrutierungszeiten, die Halbierung der Absprungrate beim Recruiting oder eine bessere Mitarbeiterbindung beim Onboarding mithilfe externer Dienstleister wie Alight Solutions konsequent verfolgt werden.

Doch solche technischen Umstellungen sollten nie ohne Absprache mit der IT-Abteilung erfolgen. ­Idealerweise bilden HR und IT einen gemeinsamen Zielkorridor und unterstützen sich in ihren Entscheidungen gegenseitig. Bei der Entwicklung einer Digitalisierungs- und Servicestrategie für den HR-Bereich ist es entscheidend, dass sich die Personalab­teilung realistische Ziele setzt.

Der Aufbau eines neuen Core-HR-Systems betrifft viele Bereiche und Prozesse wie Lohnbuchhaltung, Zeitwirtschaft oder Organisationsmanagement, die am besten alle gleichzeitig umgestellt werden sollen. Doch überfordert das oft die internen Kapazitäten und kann bei Überlastung zu einer Blockade des gesamten Vorhabens führen.

Unternehmen sollten daher zunächst mit den Kernsystemen und Stammdaten beginnen, denn die HR-Prozesse sind oftmals direkt mit den Kommunikationskanälen verknüpft. Sie beeinflussen den orts- und zeitungebundenen Zugang zu Mitarbeiterdaten, deren eigenständige Verwaltung über die Cloud und den Kontakt zur Personalabteilung. Die Nutzung von Anwendungen und Abläufe, die Mitarbeiter aus dem privaten ­Leben kennen, minimieren die Barrieren beim Personalzugang.

Externe Standardtechniken helfen, dass die Personalabteilung gut auf eine wachsende Marktdynamik reagieren kann. Denn durch die kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung können Hersteller ihre Lösungen aktuell halten, z. B. hinsichtlich gesetzlicher oder funktionaler Änderungen oder Sicherheits-Updates. Die Verträge mit den Cloud-Software-Anbietern bieten zudem den Vorteil, dass sie sich an eine stark steigende oder sinkende Mitarbeiterzahl anpassen lassen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die Pflege alter On-Premises-HR-Systeme gestaltet sich immer schwieriger. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis sie komplett vom Markt verschwinden und die ­Umstellung auf Cloud-Services unabdingbar machen. Die Migration der IT in die Cloud und die Integration externer Dienste reduziert in erster Linie die technische Komplexität der HR-Prozesse.

Innovative Tools und Automatisierungsprozesse sowie Künstliche Intelligenz (KI) helfen ihnen, sich auf veränderte Kundenbedürfnisse einzustellen. Unternehmen können damit ihre Personalprozesse schlanker, moderner und wirtschaftlicher gestalten. Outsourcing konzentriert sich nicht mehr nur auf das Personal, sondern verbindet Personal und Technologie. So kann der Einsatz von Chatbots für den First-Level-Support den Workload der Mit­arbeiter reduzieren.

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