„Kollaboration in Echtzeit“

ITD: Herr Patzke, Herr Dr. Heubach, mit welchen Herausforderungen hatte Kärcher in den vergangenen Monaten im Zuge der Corona-Krise zu kämpfen?
Stefan Patzke: Für uns im Vorstand war zu Beginn von Corona schnell klar, dass sich die Rahmenbedingungen für unsere Belegschaft grundlegend ändern würden und entsprechender Handlungsbedarf insbesondere im Bereich „IT“ besteht.

Daniel Heubach: Im ersten Schritt ging es vor allem darum, die Kollaboration der Mitarbeiter zu Beginn der Pandemie zu verbessern. Das beinhaltete z.B. ein schnelles Lernen der neuen Form hybrider Meetings. Für unsere Führungskräfte galt es, neue Formen der Führung zu entwickeln und umzusetzen. Es waren radikale Veränderungen, denn die Arbeitswelt hatte sich schlagartig von der Präsenz im Büro ins Digitale verschoben. In der Summe haben wir diese Veränderungen aber gut gemeistert.

ITD: Schon zu Beginn der Pandemie haben Sie die Umstellung auf Google Workspace in Angriff genommen. Warum haben Sie sich gerade für jene Software-Werkzeug-Sammlung entschieden?
Heubach: Google Workspace war für uns aufgrund der Möglichkeiten bei der Zusammenarbeit in Echtzeit die erste Wahl. Wir konnten die Software ­flächendeckend schnell einführen und schätzen die einfache und sichere Verwaltung der Web-basierten Anwendungen sehr. Workspace hat optimale Möglichkeiten für mobiles Arbeiten geboten, z.B. die volle In­tegration von Dokumentenerstellung und Kommentierung, Aufgabenzuweisungen und Freigaben sowie Meet-Einblendungen.

Patzke: Es war, so kann man heute sagen, ein tiefgreifender und notwendiger Change-Prozess für alle Mitarbeiter und damit verbunden die Adaption einer ganz neuen Arbeitsweise. Aber die Akzeptanz war sehr hoch, zumal es exogene Faktoren waren, die zu den Veränderungen geführt hatten.

ITD: Welche Rolle spielte die Zoi GmbH bei der Umstellung und welche Stolpersteine gab es zu bewältigen?
Heubach: Zoi ist ein langjähriger Public-Cloud-Partner von Kärcher und war für uns ein echter Glücksfall, denn das Unternehmen hatte bereits Erfahrung mit Workspace. Deshalb erfolgte die Einführung der Lösung von Beginn an mit jenem Dienstleister. Auch wenn es nicht direkt Stolpersteine gab, so mussten wir zu Beginn viel Zeit und Energie für das Auf­räumen von Berechtigungen und der ­Abbildung von Prozessen in den Gruppen-Mailboxen investieren. Dieser Zwang zum „Aufräumen“ war übrigens auch einer der Gründe für Workspace. Wir wollten aus der Not eine Tugend machen – und dies ist uns auch gelungen. Eine wesentliche Voraussetzung hierfür waren unsere klar strukturierten Change-Management-Prozesse und viele Schulungen.

ITD: Wer auf die Cloud setzt, sollte natürlich auch das Thema „IT-Sicherheit“ nicht außer Acht ­lassen. Wer hält hier in Ihrem Unternehmen alle Fäden in der Hand?
Patzke: Es gibt bei Kärcher nicht den einen Sicherheits­experten, der alle Fäden in der Hand hält, sondern diese Aufgabe verteilt sich auf mehrere Funktionen und Personen. Das hat sich in den vergangenen zehn Jahren, seitdem wir Erfahrungen mit der Public Cloud haben, mehr als bewährt. So gesehen war die Entscheidung für Workspace für uns sicher etwas Neues, aber die daraus resultierenden Anforderungen und Herausforderungen nicht die ersten ihrer Art.

ITD: Wie funktioniert anno 2022 nun beispielsweise Cross-Collaboration in einem Familienunternehmen wie Kärcher?
Heubach: Alle Mitarbeiter arbeiten nun auf derselben Plattform. Die Kollaboration in den Dokumenten findet in Echtzeit und nicht via E-Mail-Versand statt, mobiles Arbeiten ist ohne Einschränkungen möglich und in einem definierten Umfang auch die Nutzung privater Endgeräte. Wir haben auch die Fachbereiche quasi ­ermächtigt, für die Zusammenarbeit in einem festgelegten Rahmen selbst Berechtigungen zu vergeben. Ganz grundsätzlich haben wir hinterfragt, wie wir in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben – und genau diese Reflexion war uns auch sehr wichtig.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Welche weiteren Auswirkungen auf die Organisation sind durch die Umstellung auf Workspace erkennbar?
Patzke: Qualifizierte und motivierte Mitarbeiter, die sich mit dem Unternehmen identifizieren und verantwortungsbewusst agieren, sind der Schlüssel unseres Unternehmenserfolgs. Dies ist keine Floskel, sondern seit vielen Jahren gelebte Praxis. Deswegen war die schnelle und einfache Kommunikation für uns ein wesentliches Entscheidungskriterium für Workspace. Wir sind sicher, dass sich damit gelebte Hierarchien und Abgrenzungen zwischen Bereichen nun Stück für Stück auflösen. Mitarbeiterbefragungen haben gezeigt, dass die bereichsübergreifende Zusammenarbeit ein zentraler Wunsch unserer Belegschaft ist. Darauf zahlt Workspace sicherlich ein. Und es wird sicher als ein positives Signal wahrgenommen, dass wir uns alle gemeinsam fragen, wie wir in Zukunft weiter zusammenarbeiten wollen. Dies ist keine Kritik an den bisherigen Tools oder an der Art der Zusammenarbeit. Wir haben uns vielmehr die Frage gestellt: Wenn wir Kärcher heute neu bauen würden, mit welcher Plattform würden wir beginnen? Daraus hat sich die Entscheidung für Workspace abgeleitet.

Bildquelle: Kärcher