Kollaboration statt Konfrontation

Die Produktentwicklung sitzt in Deutschland, die Forschungsabteilung in den USA, Software-Komponenten werden aus Israel bezogen, produziert wird in China – so sieht die Arbeitsteilung heute in vielen internationalen Unternehmen aus: verteilt, vernetzt und dynamisch. Durch den steigenden Zeit- und Wettbewerbsdruck müssen tausende Vorgänge und Arbeitspakete interdisziplinärer Projekte parallel ablaufen und effizient ineinandergreifen.

In einer Zeit mit vielen unvorhersehbaren Entwicklungen führt dies zu einer Komplexität, die zentralisierte Planungsmodelle nicht abbilden können. Ihre starre Natur macht die Zusammenarbeit unnötig umständlich und unübersichtlich, trotz umfangreicher Unterstützung durch entsprechende Projektmanagement-Software. Deshalb werden gegen Projektende oft Task Forces gebildet, die unter Hochdruck versuchen, zu spät erkannte Termin- und Qualitätsprobleme aus der Welt zu schaffen.

Zusammenarbeit statt Feature-Chaos

Hier kann die richtige Software helfen, sofern sie diesen neuen Anforderungen der Projektarbeit nicht durch komplexere Algorithmen und immer mehr Features begegnet. Denn das führte in der Vergangenheit zu funktionsüberladenen Tools, die sich oft nur noch von Experten bedienen lassen. Alle anderen Teammitglieder suchen sich Behelfslösungen in der Schatten-IT und verlieren Zeit mit der Beschaffung, Konsolidierung und Aufbereitung von Informationen. Doch erfahrungsgemäß scheitern Projekte nicht an der Komplexität einzelner Aufgaben, sondern an der mangelnden Koordination der unterschiedlichen Arbeitspakete und fehlender Einbindung angrenzender Domänen mit ihren Prozess- und Produktdaten. Die Methodik des kollaborativen Projektmanagements bietet einen Gegenentwurf und hat sich erfolgreich zum De-Facto-Standard in der Automobilbranche entwickelt. Hier steht vor allem die kontrollierte Verwaltung von Schnittstellen zwischen Fachbereichen und den einzelnen Beteiligten im Mittelpunkt.

Weniger führen, mehr kommunizieren

Der einzige „Top-Down“ vorgegebene Aspekt im kollaborativen Projektmanagement ist ein Projektrahmen mit allen wichtigen Meilensteinen und Eckdaten. Danach wird das Projekt in überschaubare Teilprojekte untergliedert und an die einzelnen, eigenverantwortlich und autark agierenden Teams übergeben. Im kollaborativen Projektmanagement geht man davon aus, dass sie nicht nur fachlich die besten Entscheidungen für ihr Teilprojekt treffen, sondern auch dessen Planung und Steuerung am effizientesten umsetzen können. Auch bei der Wahl ihrer Methoden sind sie autonom – sie entscheiden selbst, ob ein klassischer Wasserfallplan oder ein agiles Vorgehen wie z.B. Scrum am dienlichsten für die gemeinsame Aufgabe ist. Das macht die Methodik zum perfekten Rahmenwerk für hybride Ansätze, die klassische Planung mit agiler Arbeitsorganisation verbinden.

Das A und O bei der Software-Unterstützung dieser Methode ist eine Echtzeitdatenbasis für alle Beteiligten. Anstatt ein Projekt durch einen Algorithmus ausplanen zu lassen, zeigt eine passende Software wie die Projektmanagement-Plattform Cplace von Collaboration Factory lediglich auf, wie sich Planänderungen auswirken. Verzögerungen führen dazu, dass angegliederte Teilprojekte später starten können, und wird das eigene Teilprojekt teurer als geplant, muss das Budget an anderer Stelle wieder eingespart werden. Diese Schnittstellenprobleme werden von den jeweiligen Teams direkt geklärt und in den jeweiligen Planungen angepasst. Eine Eskalation nach oben ist die Ausnahme.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Jedes Team steuert sein Projekt also eigenverantwortlich und ist zugleich Teil des vernetzten Gesamtplans. Diese transparente, selbstbestimmte Art der Zusammenarbeit sorgt für ein Höchstmaß an Engagement und Motivation bei den Teammitgliedern – auch bei internationalen und komplexen Großprojekten.

Bildquelle: Collaboration Factory