Konnektivität im Fokus

ITD: Herr Lazik, welche Rolle spielt ­Marken-Compliance generell heute für Unternehmen und wo beginnt diese?
Lazik: Marken-Compliance ist extrem wichtig und darf längst nicht nur in Marketingmaterialien gedacht werden. Vielmehr ist jedes Dokument, das vom Unternehmen erstellt wird, Teil der Marke. Egal ob internes FAQ, Vertragsentwurf oder ein Pitch-Deck für Inves­toren – um die Marke bestmöglich zu ­präsentieren, ist Konsistenz in der Kommunikation unabdingbar. Im Erstellungsprozess ­solcher Dokumente sind meist viele Mitarbeiter involviert, die Fehleranfälligkeit entsprechend hoch. Bereits hier müssen Unternehmen ansetzen, indem sie den Prozess weitgehend automatisieren, beispielsweise mit dynamischen Vorlagen und Metadaten.

ITD: In den vergangenen eineinhalb Jahren kam es zu einem Homeoffice-Boom; Teams mussten lernen, remote ­zusammenzuarbeiten. Wo entstehen generell im ­Homeoffice die größten Reibungsverluste?
Lazik: Nehmen wir das Beispiel „Dokumenterstellung“. Im Büro konnte man bei Unklarheiten über Ablageorte oder Dokumentinhalte der Kollegin auf die Schulter tippen, im Homeoffice herrschen vielerorts Fragezeichen. Wo liegt die aktuellste Version eines Dokuments? Welche Bilder und Textbausteine darf ich verwenden? Cloud-basierte Plattformen stellen die Dokumente und Informationen automatisch und unabhängig vom Arbeitsplatz in den benötigten Anwendungen zur Ver­fügung. Mitarbeiter sparen also Zeit und Energie, die sie für fachlich wichtige Aufgaben und Diskussionen verwenden können.

ITD: Werden zu viele verschiedene Tools bereitgestellt, suchen sich Mitarbeiter oft eigene Cloud-Shortcuts, die sogenannte Schatten-IT hält Einzug. Zu welchen Problemen führt dies?
Lazik: Unternehmen sollten immer darauf bedacht sein, Tools auszuwählen, die sich unternehmensweit und teamübergreifend einführen lassen. Wenn z. B. das Marketingteam ein gewisses Tool nutzt, die Rechtsabteilung aber nicht und diese für ein Projekt zusammenarbeiten müssen, gibt es Pro­bleme. Die Effizienz der Zusammenarbeit sinkt, falsche Inhalte, wie beispielsweise veraltete Rechtshinweise, schleichen sich ein und wirken sich negativ auf die Compliance aus. Nicht zuletzt macht es die ­Zusammenarbeit komplizierter, als sie sein müsste, und die Zufriedenheit der Mitarbeiter nimmt ab.

ITD: Wie stellen Unternehmen sicher, dass tatsächlich nur „abgesegnete“ Tools zum Einsatz kommen?
Lazik: Ausgewählte Tools müssen den Anforderungen und Wünschen der Mitarbeiter entsprechen, sodass diese keinen Grund sehen, andere Anwendungen zu nutzen. Prinzipiell sollten Tools z. B. in den gängigsten Anwendungen am Arbeitsplatz, wie Microsoft Office oder Google Workspace, integriert sein. Eine von uns durchgeführte Studie befragte dazu mehr als 1.100 deutsche Arbeitnehmer und stellte fest, dass schon heute über ein Viertel von der Menge an Tools und dem ständigen Wechseln zwischen Anwendungen genervt sind. Weniger ist in dem Fall also mehr: Neue Tools sollten sich ohne Mehraufwand direkt und einfach in das gewohnte Arbeitsumfeld integrieren lassen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Wie sieht Ihrer Einschätzung nach der durch­schnittliche Büroarbeitsplatz in zehn Jahren aus?
Lazik: Prozesse und Workflows werden so konzipiert und vernetzt sein, dass Arbeiten von überall möglich ist. Unternehmen investieren dafür vermehrt in ihren Business-Enablement-Tech-Stack. Also in über­greifende Technologien, die Mitarbeitern das effiziente, digitale Arbeiten ermöglichen. Von CRM-Plattformen über Kommunikationstools bis hin zu Content-Enablement-Plattformen: Digitale Lösungen werden mehr und mehr miteinander vernetzt – zum Wohle des Unternehmens und des Mitarbeiters.

Bildquelle: Templafy