Konsolidierung der Dokumentenarchive

Unternehmen, die mit mehreren Standorten oder Töchtern arbeiten, kennen diese Situation: Verschiedene elektronische Archive werden parallel eingesetzt. Sei es, dass sich einzelne Standorte zu unterschiedlichen Zeiten für ein elektronisches Archiv entschieden oder das Tochterunternehmen und Abteilungen gemäß ihren spezi­fischen Anforderungen verschiedene Archivsysteme ausgewählt haben. Dieser Parallelbetrieb führt jedoch zu kontinuierlich hohen Betriebskosten, die zudem über die Jahre hinweg tendenziell ansteigen. Dies geht nicht nur auf das Konto der laufenden Wartungs- und Supportkosten. Auch Kosten für Updates fallen für jedes System erneut an. Jeder Releasewechsel führt zu neuen internen Projekten sowie Anpassungen und bindet Personal sowie finanzielle Mittel. Schließlich muss das Unternehmen für jedes System eigene Mitarbeiter mit systemspezifischem Know-how bereithalten.

Die Betriebskosten senken

Hinzu kommt, dass Dokumente nicht oder nur mit großem Aufwand archivübergreifend gefunden werden können. Sie können in verschiedenen Archiven unterschiedlichem Bearbeitungsstand vorliegen, der Zugriff ist jeweils auf einzelne Anwendergruppen beschränkt. Damit wird ein Vorteil moderner Archiv- und Enterprise-Content-Management-Lösungen verspielt: die Standardisierung von internen Abläufen. Dies ist jedoch die Voraussetzung, um Abläufe zu optimieren und Compliance-Vorschriften umzusetzen. Häufig ist dies in SAP-Installationen so realisiert, dass einerseits alle SAP-Nutzer auf alle Dokumente zugreifen können, ohne dass dabei gesetzliche Regeln oder Compliance-Vorschriften greifen. Andererseits ist der Zugriff für Nicht-SAP-Nutzer und Berechtigte außerhalb der Installation nur mit individuellen Lösungen und dadurch mit Aufwand möglich.
In dieser Situation würden viele IT-Verantwortliche ihre unterschiedlichen Systeme gerne durch ein System ersetzen, allein schon, um die Betriebskosten zu senken. Bisher war dies jedoch mit einem so hohen Aufwand verbunden, dass sich dies nur schwer rechnen und intern durchsetzen ließ. Bereits die Transformation der gesamten Altdaten ins neue Archiv ist meist sehr zeitaufwendig. Zudem besteht hier stets das Risiko, dass Altdaten verändert werden oder verlorengehen. Schließlich kann der Export eines großen Archivs durchaus sechs bis zwölf Monate dauern. Vor diesem Hintergrund will die Saperion AG eine Alternative bieten. Ihre „Consolidation Services“ sollen eine schnelle und weitgehend risikolose Migration erlauben, da dabei auf die bestehenden unterschiedlichen Altarchive zugegriffen wird. Laut Anbieter erfolgt zu keiner Zeit eine doppelte Datenhaltung, da die Altdaten unverändert gelesen werden. Der Hersteller verspricht zudem ein „Go live“ in weniger als einem Vierteljahr.

Sogwirkung für skeptische Einheiten

Es hat sich bewährt, die Konsolidierung mit einzelnen Abteilungen oder Töchtern zu beginnen. Aus solchen „Leuchtturmprojekten“ kann dann eine Sogwirkung für „skeptischere“ Einheiten entstehen. Wichtig für eine langfristig erfolgreiche Konsolidierung sind dabei die Erfahrung des Anbieters aus erfolgreichen Pojekten sowie die Zukunftssicherheit des neuen ECM-Systems. Denn eine Konsolidierung auf ein System, das nicht weiterentwickelt wird, bringt nur kurzfristigen Gewinn. Ein letzter Punkt betrifft die Integration in bestehende Anwendungen. Dies muss sowohl für Fachapplikationen als auch für horizontale Anwendungen wie etwa Sharepoint gesichert sein.

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