„Kultur des Ausprobierens fördern“

ITD: Herr Hille, welche Abteilungen in Großunternehmen tun sich generell besonders schwer bei der Digitalisierung und warum?
Hille: Die Digitalisierung abteilungsweise zu treiben, ist ohnehin schwierig. Grundsätzlich gibt es verschiedene Gründe, warum diese in Unternehmen nicht ohne weiteres umgesetzt wird. Dazu zählen einerseits Technologievorbehalte gegen Veränderungen aufgrund der Sorge, dass die IT die Kontrolle verliert oder die Anforderungen nicht bewerkstelligen kann. Andererseits sind es die hohe Komplexität der Prozesse und die Abbildbarkeit in digitale Lösungen, welche die Digitalisierungsbestrebung hemmen. Abteilungen, die eine hohe Abhängigkeit zu anderen haben, sind daher besonders gefährdet, dass die Digitalisierung zur großen Herausforderung wird, insbesondere wenn nur sehr statische Schnittstellen zueinander definiert wurden, also die Übergänge zwar wichtig sind, der Austausch und gemeinsame Weg nach vorne aber fehlen. Ein riesiger Bedarf besteht in Großunternehmen natürlich in der Produktion. Von der Anlagenautomatisierung bis zur digitalen Fertigung ist es ein sehr langer Weg und viele Unternehmen agieren immer noch mit Papier und Medienbrüchen in der Prozesskette. Am Ende ist es aber auch häufig eine Budgetfrage und eine Frage der Allokation, welche Unternehmensbereiche eher profitieren oder außen vorgelassen werden.

ITD: Woran hapert es aktuell z.B. noch bei der Digitalisierung der Verwaltung?
Hille: Insbesondere, dass alle Quell- und Zielsysteme einbezogen werden. Die Verwaltungsprozesse per se sind nicht schwer zu digitalisieren, jedoch alle Informationen, Schnittstellen und die Reichweite im Unternehmen abzudecken, ist oftmals schwierig. Alle Unternehmensbereiche müssen bei der Digitalisierung der Verwaltung mitziehen können. Dieser Aufwand wird meist schon im Planungsstadium als zu hoch abgetan. Die Gefahr ist immer, dass die bisherigen Prozesse gut genug sind, jedoch nur einen ganz bestimmten Personenkreis umfassen, der diese auch umsetzen kann. In der öffentlichen Verwaltung hemmen vor allem die Vergabeverfahren und Kriterien sowie die (vermeintlichen) regulatorischen Beschränkungen und Unsicherheiten die Umsetzung. Der Bedarf ist erkannt, die Willensbekundung auch, der Weg bis zum eigentlichen Start und die Fragmentiertheit oder erzwungene Andersartigkeit der Umsetzung (souveräne Clouds) machen es meist schwer.

ITD: Welches Ziel hat die Deutsche Verwaltungscloud-Strategie (DVS) und welche Hürden sind bis dahin noch zu nehmen?
Hille: Die DVS beschreibt im Wesentlichen erst einmal ein gutes und längst überfälliges Vorhaben, das auf der aktuellen Konkretisierungsebene komplett umsetzbar erscheint. Es geht darum, alle zur Verfügung stehenden Möglichkeiten auf der Technologieebene einzubeziehen und eine einheitliche Plattform zu schaffen, die für alle Verwaltungen genutzt werden kann. Die technische Umsetzbarkeit ist grundsätzlich nicht das Problem, sondern die Einbeziehung der unterschiedlichen Fachverfahren und die passende Abbildung in dem speziell zugeschnittenen Technologie-Stack. Das heißt letztlich, dass die Umsetzung hochgradig davon abhängig ist, wie eng die Grenzen bei der Umsetzung noch geschnitten werden, was vermutlich erst während der Umsetzungsphase vollständig klar sein wird. Die Auswahl der richtigen Anbieter ist entscheidend, die gerade auch verstehen, dass ein einzelnes Produkt die Anforderungen nicht lösen wird. Gleichzeitig müssen gängige und gesetzte Standards eingehalten werden und nicht dogmatisch umgangen oder erweitert bzw. eingeschränkt werden, wie es in der Vergangenheit bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung oft der Fall war. Es kommt also vor allem auf die Auswahl der richtigen Akteure und der richtigen Kommunikation und den Dialog mit der Politik an, um hier erfolgreich zu sein. Vielleicht geht das Projekt hinsichtlich der Umsetzungspartner dabei auch einmal bewusst neue Wege und verbleibt nicht im Strudel der immer gleichen Anbieter und Partner.

ITD: Welche Rolle spielt ein IT-Strategie-Komitee im Rahmen der Unternehmensdigitalisierung über alle Abteilungen hinweg?
Hille: Ein explizites IT-Strategie-Komitee kann ein gutes Vehikel sein, um das unternehmensweite Bewusstsein der Relevanz der Technologie sicherzustellen. Wenn Vertreter aller Abteilungen zusammenkommen und dann die IT-Strategie so nutzen, dass der heutige Status realistisch festgestellt wird, ein Zielbild immer präsent ist und der Weg dorthin abgeleitet wird, ist das Erfolgspotenzial riesig. Aber auch andere Wege, wie eine hochgradig agile IT- und Projektorganisation, könnten dies lösen.

ITD: Inwieweit sollten auch die (übrigen) Mitarbeiter in die Entscheidungen bzw. generell ins Change Management einbezogen werden?
Hille: Die Unternehmen bzw. Verantwortlichen müssen einen guten Mittelweg zwischen Basisdemokratie und einer reinen Top-Down-Digitalisierung finden. Mitarbeiter sollten gemeinsam mit der Prozesskette im Vordergrund der Maßnahmen stehen. Digitalisierung ist nach wie vor nicht die Einführung von Technologie oder die Transformation der IT-Infrastruktur, das sind jeweils nur die Mittel. Somit sollten alle Mitarbeiter die größtmögliche Transparenz erfahren und in beispielsweise Hackathons oder ähnlichen offenen Formaten mitentwickeln. Sie könnten etwa die kritischen Pfade im Prozess oder die relevantesten Projekte und Lösungsvorschläge herausarbeiten und mitpriorisieren.

ITD: Wie können Unternehmen ihre Teams fit für eine digitale Zukunft machen, damit sie mit Technologien wie Cloud- und KI-Lösungen am Arbeitsplatz umgehen können?
Hille: Wichtig ist, so schnell wie möglich eine Kultur des Ausprobierens zu fördern. Mit Cloud-Infrastrukturen und Plattformen müssen Mitarbeiter weniger umgehen, eher die Wirkweise von KI und Cloud-Services im Hintergrund verstehen. Spannend sind im Kontext „Cloud“ beispielsweise auch Low-Code-Ansätze. Somit ist das Wichtigste, die Mitarbeiter und Teams auf die zentralen Plattformen und die Business-Logik zu schulen. Ein Training Lab oder eine digitale Playground-Umgebung mit fiktiven Use Cases wäre vermutlich die beste Variante, ggf. auch mit Gamification-Inhalten.

ITD: Wie lässt sich sicherstellen, dass die getroffenen Entscheidungen der Verantwortlichen generell nachhaltig und zielgerichtet sind?
Hille: Die generelle Antwort ist natürlich, in der Herbeiführung der Entscheidungen möglichst alle Optionen zu prüfen und Entscheidungen auch in den Konsequenzen weiterzudenken. Wichtiger dabei ist aber eher, dass die Entscheidungen ständig überprüfbar sind, dass klare Indikatoren für die Messung der Entscheidungen existieren und somit auch Anpassungen am Prozess möglich sind. Das Nachhaltigste ist die agile Veränderungsmöglichkeit und Anpassungsfähigkeit der Unternehmen. Und gleichzeitig auch, dass jede Entscheidung möglichst alle betroffenen Teilsysteme umfasst.

ITD: Welche Bedeutung kommt dem Monitoring bei der Umsetzung zu?
Hille: Monitoring ist erfolgskritisch, da die Umsetzung neue Fragen und Entscheidungen mit sich bringt.

ITD: Was raten Sie Unternehmen, die anno 2023 noch keine zukunftssichere digitale Roadmap in die Wege geleitet haben?
Hille: Grundsätzlich bedarf es keiner niedergeschriebenen Roadmap, sondern vielmehr einer Umgebung, die Fortschritt und Technologie-Einführung ohne größere Hürden, aber mit Kontrollmöglichkeit zulässt. Dennoch sollten diese Umsetzungen irgendwo abgebildet und einsehbar sein. Unternehmen, die hier noch am Anfang stehen, sollten sich einen Partner suchen, mit dem sie möglichst viele Aufgaben gemeinsam angehen können – in der Planung, Umsetzung und dem Übergang zu Betrieb und Wachstum. Damit können sie sicherstellen, dass sie nicht mehrere Partner einarbeiten und auf die Reise mitnehmen und zu viele Meinungen und Stakeholder koordinieren müssen.

ITD: Welche drei Grundsteine sollten für ein erfolgreiches Digitalprojekt in Großunternehmen gelegt werden?
Hille: Kulturelle Vorbereitung und Kommunikation auf die Ziele und erwarteten Veränderungen; ganzheitliche Prozess- und Potenzialanalyse, um eine harmonisierte Architektur zu schaffen; Platform-Engineering und Restriktionen (kritischer Pfad, Security) im Vorfeld sicherstellen.

Bildquelle: Cloudflight