Lizenzmanagement wird zur Kür

Lizenzmanagement hat keine Lobby in Unternehmen. Fragen Sie die Mitarbeiter eines beliebigen Betriebs: Die gängige Meinung lautet, dass Lizenzmanagement und Software-Asset-Management (SAM) Prozesse und Arbeitsabläufe aufblähen, die tägliche Arbeit behindern und Aufwand ohne messbaren Mehrwert erzeugen. In der IT selbst hat Lizenzmanagement erst Recht keine Lobby: Ein guter IT-Verantwortlicher will Probleme lösen, Geschäftsprozesse unterstützen, den Mitarbeitern attraktive Anwendungen anbieten. Sich um das Lizenzmanagement zu kümmern, gehört üblicherweise nicht zu den Traumjobs. Zumal Lieferanten und Provider scheinbar alles tun, um die Lizenzbedingungen so undurchsichtig wie möglich zu machen.

Fazit: Lizenzmanagement ist ein Übel – zwar ein notwendiges, aber eben doch ein Übel. Soweit der Konsens. Das Dumme daran: Bei genauerer Betrachtung steckt in „der lästigen Pflichtübung“ Lizenzmanagement eine Menge Potential und ein nicht zu unterschätzender Wertbeitrag fürs Unternehmen. Immerhin rund ein Viertel der gesamten IT-Kosten gehen auf das Konto von Lizenzen und Wartung. Das quer durch die Organisation transparent und verständlich zu machen, ist ein lohnenswertes Unterfangen. Doch ist das realistisch?

Auf jeden Fall reicht der neue (zugegeben: umfassendere) Begriff „Software-Asset-Management“ statt Lizenzmanagement dafür nicht aus: Nur wenn Lizenzmanagement im Rahmen von Software-Asset-Management ganzheitlich verstanden, umgesetzt und vermittelt wird, kann es sich einen angemessenen Stellenwert erarbeiten. Das beginnt mit dem Verständnis, dass Lizenzmanagement alle im Unternehmen betrifft – nicht nur das Top-Management, sondern jeden Mitarbeiter. Gefolgt von dem Verständnis, dass Lizenzmanagement keine Schikane des Controllings darstellt, sondern eine Pflicht, weil es ursächlich auf das Urheberrecht zurückgeht.

Gezieltes internes Marketing

Den Rest muss gezieltes internes Marketing leisten. Dabei ist die Aufnahmebereitschaft der Mitarbeiter durchaus nicht zu unterschätzen – ein Grundverständnis für Compliance und Kostenreduktion ist oftmals vorhanden. Entscheidend dafür ist aber der Wille zur Transparenz. Die herstellerbedingten technischen und prozessualen Vorgaben müssen offengelegt werden – genau wie die Kosten, die bei Nichteinhaltung entstehen können. Dass sich Software-Asset-Management durch die komplette Infrastruktur des Unternehmens zieht, ist vielen Kollegen gar nicht bewusst: Netzwerke mit entsprechenden Firewalls, Scanner für Server- und Clientumgebungen, aber auch zentrale Services zur Userverwaltung – und vieles mehr. Wurden alternative Softwareprodukte oder Lizenzformen geprüft und verworfen? Dann sollte der Mitarbeiter das auch wissen (können).

Nur wenn die IT hier mit offenen Karten spielt, sind die Mitarbeiter auch bereit, die positiven Effekte anzuerkennen und zeigen höhere Bereitschaft, beim Lizenzmanagement „mitzuspielen“:

• Lizenzmanagement als Bestandteil des Software-Asset-Managements minimiert Kosten bzw. Risiken, indem es Compliance herstellt. Dies klingt trivial, aber Non-Compliance kann schnell entstehen, manchmal bedingt durch „kleine“ architektonische Hardwareveränderungen; so können durch suboptimal eingesetzte Software schnell Kosten in Millionenhöhe drohen – insbesondere in virtuellen Umgebungen.
• Lizenzmanagement reduziert die oft unnötig bunte Vielfalt an Softwareprodukten und -versionen und steuert die Konsolidierung des Portfolios
• Lizenzmanagement hilft, Rollen und Prozesse mit klaren Verantwortlichkeiten zu etablieren – als Grundlage für die strukturierte und nachhaltige Steuerung der Lizenz-Compliance
• Lizenzmanagement steigert die Aufmerksamkeit für den einzelnen PC-Arbeitsplatz bezüglich der Kosten für Softwarelizenzen (Was kostet nicht genutzte Software?) und schafft Verständnis für (persönliche) Folgen bei unerlaubter Softwarenutzung gemäß internen Vorgaben oder gar illegalen Downloads.

Insbesondere das Eliminieren der rechtlichen Risiken schafft schnell einen positiven Business Case, der im Unternehmen oft gar nicht bekannt war. Dadurch wird Lizenzmanagement nicht zur Kür – aber es verliert den Nimbus des bürokratischen Bremsklotzes. Und wer einen echten Wertbeitrag demonstriert, hat auch rasch eine Lobby.