Lohnabrechnung ist eine Aufgabe für Profis

Die Reaktionen der Politik auf die aktuellen Krisen und die damit einhergehenden veränderten Regularien und Vorschriften haben für Unternehmen und Unternehmensbereiche viele Auswirkungen – dies gilt auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Energiepauschale, rückwirkende Erhöhung von Steuerfreibeträgen, Änderungen beim Mindestlohn und Neuregelungen für Minijobber sind nur einige Beispiele für die erheblich gestiegene Komplexität in diesem Bereich. Noch nie gab es innerhalb eines Kalenderjahrs so viele Änderungen an den gesetzlichen Vorgaben. Dabei geht es nicht nur um Details wie veränderte Grenzwerte, sondern oft um völlig neue Kenngrößen – etwa die als steuerfreie Einmalzahlung an Mitarbeiter diskutierte „Inflationsprämie“.

Für das Fachpersonal, das für die Entgeltabrechnung zuständig ist, wird es zur Herkulesaufgabe, bei der Vielzahl dieser Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. Dabei ist der Aufwand für Schulungen oder das eigenständige Erarbeiten der gesetzlichen Bedingungen so gut wie unabhängig von der Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter. Ein IT-Spezialist mit einer Handvoll Angestellten ist nicht weniger betroffen als ein Mittelständler mit einigen 100 oder ein Konzern mit mehreren 1.000 Mitarbeitern. Dabei mangelte es diesem Themenbereich bereits vorher nicht an Komplexität: So galten etwa betriebliche Altersvorsorge oder Zeitwertkonten in der Entgeltabrechnung schon immer als besonders fehleranfällig.

Überdies trifft diese Situation auf den zunehmend spürbaren Fachkräftemangel. Wo hochqualifizierte Lohnabrechnungsspezialisten benötigt würden, ist der Arbeitsmarkt in diesem Bereich oft leergefegt. Für Geschäftsführer oder Vorstände werden diese Themen auch zu einer Frage des Risikomanagements – schließlich haften Unternehmen für die korrekte Abführung der Lohnsteuer sowie der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung.

Dienstleister können helfen

Deshalb wird es für Unternehmen aller Größenordnungen immer attraktiver, über „Payroll Outsourcing“ nachzudenken – das komplexe Thema „Lohn- und Gehaltsabrechnung“ also an einen kompetenten Dienstleister auszulagern. Allerdings will auch die Wahl eines solchen Dienstleisters gut überlegt sein. Dass er die Kompetenz und Zuverlässigkeit bietet, um die Entgeltabrechnung gewissenhaft, gesetzeskonform und fehlerfrei umzusetzen, ist dabei eine Mindestanforderung.

Empfehlenswerte Dienstleister übernehmen dafür klar definierte Garantien. Ausschlaggebend sind aber nicht zuletzt auch die Schnittstellen zwischen Dienstleister und Auftraggeber: Lässt sich die ausgelagerte Lohnabrechnung passgenau auf die Abläufe und Planungen im Unternehmen abstimmen? Kann der Dienstleister auch unterstützen, wenn etwa Fragen zur Lohn- und Gehaltsstruktur auftauchen oder Personalszenarien durchgerechnet werden sollen?

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Um hier die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Unternehmen ihren Bedarf genau bestimmen und davon ausgehend die optimale Gestaltung ihrer Entgeltabrechnung finden. Der Übergang muss sorgfältig vorbereitet werden. Dabei muss der Dienstleister seinem Auftraggeber bereits im Vorfeld begleitend und beratend zur Seite stehen. Gelingt es, alle diese Aufgaben passgenau umzusetzen, können Unternehmen auch den aktuell gestiegenen Herausforderungen beruhigt entgegensehen.

Bildquelle: Paychex