Management-Reporting ohne Papier

Berichte für das Management: Bei Siemens Energy mit Hauptsitz in Erlangen waren das über viele Jahre hinweg vorwiegend Auswertungen in gedruckter Form, die neben Ad-hoc-Auswertungen als sogenannte Management-Mappe bekannt waren. Auf rund 150 Seiten erhielt das Dokument jeden Monat detaillierte Informationen in Tabellendarstellung und in grafischer Form zu den wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennziffern aus den Divisionen.

Aufgrund des manuellen Anteils an der Informationsgewinnung gab es naturgemäß einen höheren Datenvalidierungsaufwand. Zudem wurde immer wieder der Wunsch geäußert, das Berichtswesen dynamischer als auf Papier möglich nutzen zu können. Bereits im Jahr 2010 fiel daher die Entscheidung, das Management-Standard-Reporting von Excel auf eine neue ­Basis umzustellen. Dazu gründete Siemens Energy ein Projektteam, bestehend aus Mitarbeitern der IT, Verantwortlichen aus den Abteilungen und dem Sektor Accounting und Controlling.

Projektteam gegründet

Im ersten Schritt entwickelte das Projektteam eine umfangreiche Sammlung von Anforderungen und Vorstellungen, was in dem neuen Management-Reporting-System an Daten enthalten sein soll und wie das neue Berichtswesen aussehen soll. Aufgrund des Umfangs und der Komplexität der Summe der Anforderungen entschlossen sich im Juni 2011 die Verantwortlichen bei Siemens Energy gemeinsam mit der Firma Information Builders, ein Assessment durchzuführen, in dem die Realisierungsmöglichkeiten und die Zielarchitektur der Lösung auf Basis der priorisierten BI-Plattform Webfocus untersucht werden sollten. Ergebnis dieses Assessments war eine Machbarkeit für einen Großteil der Anforderungen in einem sinnvollen Zeitrahmen und mit einem vertretbaren Budget.

Auf dieser Basis fasste Siemens Energy im September 2011 den Beschluss, gemeinsam mit dem Anbieter das Projekt „Management Reporting and Performance Controlling“ (MARC) zu starten. Die wichtigsten Eckpunkte des MARC-Projektes waren:

• Schnellere Verfügbarkeit der Daten durch automatische Generierung von Berichten
• Neudefinition von sektorweiten Standards bei der Berichterstellung
• Die Endanwender selbst sollen mehr eigenständige Reporting-Möglichkeiten erhalten, ohne über fundierte IT-Kenntnisse der Reporting-Systeme verfügen zu müssen
• Höhere Flexibilität und erweiterte Reporting- und Analysefunktionen
• Verbesserung der Datenqualität und Reduzierung des Datenvalidierungsaufwands.

„Während sich die frühere Management-Mappe auf die Zusammenstellung, Formatierung und Verteilung von Daten beschränkte, liegt der Fokus der neuen Lösung auf den Funktionen für eine flexible und detaillierte Informationsanalyse“, erläutert Michael Häfner, Leiter Planning and Performance Controlling im Energy Sector Siemens AG. „Das Leitmotiv dabei ist es, alle für die Unternehmenssteuerung relevanten Daten aus einer einzigen, vollständigen und zuverlässigen Quelle bereitzustellen.“

Definition von Zwischenzielen

Als hilfreich bei der Projektumsetzung erwies sich das Vorgehen nach dem sogenannten Wave-Konzept. Untergliedert in insgesamt vier große Abschnitte war es damit möglich, die Erreichung von Zwischenzielen zu kontrollieren, um festzustellen, ob der Kurs noch stimmt. Außerdem konnten somit sukzessive Teilbereiche der Funktionalität bereits produktiv gesetzt und Endanwender-Feedback eingesammelt werden. Bereits im Januar 2012 war mit der Produktivsetzung der Wave 1 ein wichtiger Punkt erreicht. „Mit Wave 1 war mit dem Key-Business Data Report und diversen Key-Figure-Reports bereits ein funktionsfähiger Kern des Management-Reporting vorhanden, auf den wir dann in den drei noch folgenden Waves aufbauen konnten“, berichtet Werner Käser, Programmleitung bei Siemens Energy. „Die tabellarische, grafische und analytische Sicht der Managementmappe war umgesetzt und das Team hatte einen Grundstein für die folgenden Arbeiten gelegt.“ Im April, August und November 2012 folgte dann sukzessive mit den Waves 2, 3 und 4 die Produktivsetzung der weiteren Funktionalitäten.

Eine wichtige Rolle bei der Umsetzung spielte das vom Projektteam gemeinsam entworfene und von Information Builders realisierte Report Generation Framework. Damit wurde ein wiederverwendbares Gerüst geschaffen, mit dessen Hilfe es möglich war, eine größere Zahl an Reports in kurzer Zeit zu implementieren und produktiv zu setzen. Darüber hinaus können auf diesem Weg auch künftige Reporting-Anforderungen weitgehend standardisiert abgebildet werden. Das gesamte Query-Design wurde so angelegt, dass die Generierung der Reports mit einer hohen Performance erfolgen kann. Die gesamte Applikation läuft auf einem x86-Server unter Windows-Server und wird weltweit von rund 500 Anwendern genutzt. „Das MARC-Projekt ist ein voller Erfolg. Hier gelang es, ein ambitioniertes, für das Unternehmen wichtiges Vorhaben im Zeit- und Budgetrahmen abzuschließen. Einen wichtigen Anteil daran haben sowohl die internen als auch die externen Projektmitglieder“, resümiert Christy Woodruff, CIO bei Siemens Energy. „Ein schnelleres und effizienteres Reporting ist für jedes Unternehmen eine zentrale Voraussetzung, um sich in einem wettbewerbsintensiven Umfeld behaupten und weiterentwickeln zu können.“

Der Siemens-Sektor Energy...
...bietet ein breit­gefächertes Spektrum an Produkten, Dienstleistungen
und Lösungen für die Stromerzeugung mit thermischen Kraftwerken und aus erneuerbaren Energiequellen sowie für die Stromübertragung in Netzen und für die Gewinnung, die Verarbeitung und den Transport von Öl und Gas. Im Geschäftsjahr 2012 (Ende: 30. September 2012) erwirtschaftete der Sektor Energy einen Umsatz von 27,5 Mrd. Euro und erhielt Aufträge in einem Umfang von rund 26,9 Mrd. Euro. Das Ergebnis betrug 2,2 Mrd. Euro. Im Sektor Energy arbeiteten zum 30. September 2012 knapp 86.000 Mitarbeiter.
Im Internet: www.siemens.com/energy

 

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