Mediendateien als Ressourcenkiller

Wenn Speicherkapazitäten im Unternehmen zur Neige gehen, haben oft große Dateien wie Bilder, Videos, Präsentationen oder Layouts Schuld daran. Die Erfahrungen zeigen, dass bis zu 80 Prozent der Datenbestände aus Media Assets bestehen. Verursacher sind oft die Marketing- oder Kommunikationsabteilungen. Alleine durch Abstimmungsprozesse per E-Mail entsteht ein massives Big-Data-Problem. Und das trifft viele Unternehmen: Laut der Studie „Big Data – Jenseits des Hypes“ von Interxion und Vanson Bourne hat nur ein Viertel aller europäischen Unternehmen ein Big-Data-Konzept.

Die Realität sieht oft so aus: Ein Mitarbeiter verschickt per E-Mail Bilder mit vielen Megabyte an seine Kollegen. Diese leiten die angehängten Bilder zur Freigabe weiter und danach gehen diese an die externe Werbeagentur, die die Bilder bearbeitet und neue Versionen retour schickt. Somit beansprucht das Verschicken großer Datenmengen per E-Mail bei jedem Empfänger wertvollen Speicherplatz; die unterschiedlichen Versionen liegen mehrfach in Postfächern und auf verschiedenen Fileservern.

Oft werden als „Lösung“ Größenbeschränkungen für E-Mail-Anhänge und Postfächer konfiguriert. Andere investieren in zusätzlichen Speicher. Dies beseitigt zwar die Symptome, aber nicht die Ursache. Unternehmen wie die Daimler AG, Deutsche Bahn AG oder Roche setzen z.B. auf die webbasierte Lösung M@RS 6 von Mediamid Digital Services, um ihre Dokumente der Öffentlichkeit, Agenturen und Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Damit können beliebig große Mediendateien sicher abgelegt und rasch wieder gefunden, direkt im System bearbeitet sowie per Download-Link weiterverteilt ­werden.

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