Mehr als nur Compliance

Die Lizenzierungsoptionen der Software-Anbieter werden immer komplizierter, wozu nicht zuletzt Trends wie Virtualisierung, Bring your own Device (BYOD) und Cloud Computing beitragen. Das Problem wird zusätzlich noch dadurch verschärft, dass Großunternehmen in aller Regel viele verschiedene Programme im Einsatz haben und die unterschiedlichsten Anwendertypen aufweisen. Dadurch steigt die Gefahr, dass sie ungewollt Lizenzverträge verletzen. Mit einem schlagkräftigen Lizenzmanagement können Unternehmen hier aber vorbeugen.

Im ersten Schritt sollten IT-Entscheider zunächst die Rahmenbedingungen für die Softwarelizenzierung festlegen. Dabei ist u. a. folgendes zu definieren: Welche Programme dürfen erworben werden? Welche Software wird von der IT-Abteilung auf welchen Endgeräten unterstützt? Welche Programme werden nicht unterstützt, sind aber dennoch nicht verboten und welche Software darf auf keinen Fall auf unternehmenseigenen Computern installiert werden?

Die Auflistung aller bestehenden Softwarelizenzen bildet die Grundlage für ein effektives Lizenzmanagement. Deshalb sollten Informationen zum Erwerb von Programmen wie Lizenzvereinbarungen, Kosten, Abschreibungen, Garantie- und Gewährleistungsregelungen oder Support-Informationen zentral vorgehalten und aktualisiert werden.

Nachweis der Software Compliance

In regelmäßigen Abständen sollte eine Liste mit allen im Unternehmen installierten Programmen erstellt werden. Diese Liste sollte auch eine Statistik umfassen, die aufzeigt, wie häufig die installierte Software genutzt wird beziehungsweise ob sie überhaupt zum Einsatz kommt. In Berichten können dann die vorhandenen Lizenzen mit den tatsächlichen Installationen abgeglichen werden. So können Unternehmen sicherstellen, dass die Vereinbarungen der Lizenzen auch eingehalten werden, und verfügen bei Audits über einen Nachweis ihrer Software Compliance. Durch entsprechende Auswertungen der Nutzungsstatistiken lassen sich auch Lizenzen ausfindig machen, die selten oder gar nicht genutzt werden. Sie können dann anderen Benutzern zur Verfügung gestellt werden.

Unternehmen müssen auch die Bedürfnisse der immer zahlreicher werdenden Nutzer von Smartphones, Tablets und anderer Mobilgeräte berücksichtigen. Reagiert die IT-Abteilung nicht darauf, werden die Benutzer auf nicht unterstützte Programme ausweichen – und damit die Gefahr für Lizenzverstöße erhöhen. Zu guter Letzt sollte die Softwarelizenz-Compliance als Teil einer übergeordneten Strategie für das IT-Asset-Management betrachtet werden. Diese Verknüpfung ermöglicht eine durchdachte Strategie zur Senkung der Gesamtbetriebskosten und zur Steigerung der Produktivität.

Gerade für Großunternehmen, die häufig dezentrale Strukturen aufweisen, stellen diese Aufgaben oft eine große Herausforderung dar. Systemverwaltungslösungen können ihnen dabei helfen, diese Aufgaben automatisiert umzusetzen – etwa indem sie selbstständig Software-Installationen überwachen, Nutzungsstatistiken erstellen, Berichte generieren oder die Softwareverteilung übernehmen. Unternehmen haben dadurch Compliance-Sicherheit und können ihre Software-
Assets effektiver nutzen.