Mehr Werbung für Blogs, Communities und Wikis

„Für den Erfolg von Social-Media-Projekten ist die Technik nur zu zehn Prozent verantwortlich“, behauptete Kurt De Ruwe auf dem Jam Camp von IBM im Oktober 2011 in Frankfurt, „aber diese zehn Prozent sind wichtig.“ De Ruwe ist CIO von Bayer Material Science und sein Unternehmen nutzt seit zwei Jahren die Social-Software-Plattform Connections, um das interne Wissensmanagement zu verbessern.

Er weiß, dass der 90-prozentige Anteil am Erfolg des Projekts dem Faktor Mensch gehört. Doch um den Nutzen zu erzielen, den sich die Verantwortlichen von einer Web-2.0-Strategie erwarten, bräuchten die Mitarbeiter IT-Lösungen, die sich einfach verwenden lassen. „Die Eintrittsbarrieren müssen niedrig sein“, meint De Ruwe. „Es ist wichtig, dass die Anwender kein Training benötigen, um mit der Software arbeiten zu können.“ Wenn sich das System einfach nutzen lasse, sei es auch effizient. Dies ist auch der Rat, den er anderen Unternehmen gebe: „Ein Social-Media-Projekt muss einfach gehalten sein und Standards verwenden.“

Nach Meinung des CIO sollte die eingesetzte Technologie aber noch weitere Anforderungen erfüllen. So müsse die Lösung skalierbar und in Betrieb sowie Wartung möglichst kostengünstig sein. De Ruwe empfiehlt außerdem, bei der Auswahl des Systems darauf zu achten, dass es Einschränkungen in Bezug auf die Informationen erlaubt, die veröffentlicht werden. Die Software sollte also eine Kontrolle über die Inhalte der Communities, Wikis oder Blogs ermöglichen. So können Unternehmen sicherstellen, dass sie durch ihre Social-Media-Anwendungen nicht gegen Compliance-Richtlinien verstoßen und Informationen nur bei demjenigen ankommen, für den sie auch bestimmt sind.

Social Media braucht Zeit

Generell müsse das Social Business in ein umfassendes Governance-Modell eingebunden werden, rät Sandy Carter, Vicepresident für den weltweiten Vertrieb in IBMs Social-Business- und Collaboration-Sparte. „Die Nutzer brauchen Richtlinien, wie sie mit Social Software umgehen sollen“, so Carter. Bei Bayer Material Science stellen 60 Prozent der mittlerweile 1.400 Communities geschlossene Umgebungen dar, zu denen nur bestimmte Mitarbeiter Zugang haben. Denn dort werden sensible Informationen ausgetauscht.

Die Social-Software-Plattform ist bei dem Kunststoffproduzenten komplett mit Microsoft Outlook integriert. „Wenn ich eine Mail erhalte, werden dazu zum Beispiel die Aktivitäten des Absenders in Connections angezeigt“, berichtet De Ruwe. Um mit Connections zu arbeiten, machten die Verantwortlichen eine Ausnahme in ihrer IT-Strategie. Denn bei Bayer Material Science gilt die Vorgabe, in der gesamten IT-Umgebung auf Microsoft als Standard zu setzen. Laut De Ruwe hat das Projekt dazu geführt, dass im Unternehmen mehr zwischen verschiedenen Abteilungen kommuniziert wird. Zudem würden sich nun auch mehr Mitarbeiter mit Ideen oder Lösungsvorschlägen einbringen. Doch solche Effekte stellten sich nicht sofort ein, meint der IT-Vorstand. Social Media brauche Zeit. „Es gibt Mitarbeiter, die nutzen solche Werkzeuge sofort“, so De Ruwe, „anderen dagegen halten sich sehr lange zurück.“

Auch Wolfgang Kulhanek, Program Director für Social Software Adoption bei IBM, fordert Geduld von den Unternehmen, die Social Software einsetzen. Er berichtet von einem Programm mit dem Namen BlueIQ, das Big Blue einführte, um die interne Nutzung von Web-2.0-Technologien voranzutreiben. 600 Mitarbeiter fungieren dabei als so genannte Botschafter, welche die Tools nicht nur intensiv verwenden, sondern ihren Kollegen darüber auch berichten. Zum Beispiel darüber, dass sich ihre Produktivität dank der Social Software deutlich gesteigert habe.

Zurückhaltung in der Führungsebene

De Ruwe rät Anwenderunternehmen ebenfalls, innerhalb der Organisation kräftig für die installierten Social-Media-Lösungen zu werben. Es sei eine der größten Herausforderungen des Projekts, neben den so genannten Early Adopters auch den Rest der Belegschaft für die Nutzung der Web-2.0-Systeme zu gewinnen. Überzeugungsarbeit ist bei Bayer Material Science auch nach wie vor nötig. Denn laut De Ruwe legen etwa die Leute aus der Führungsebene noch Zurückhaltung an den Tag. „Das Management müsste jetzt auch noch mitmachen. Das passiert nur sehr langsam“, so der CIO.

Nach Meinung von Kulhanek gibt es neben dem Überzeugen der Mitarbeiter aber noch einen weiteren wichtigen Erfolgsfaktor: „Social Software sollten in die Prozesse und Geschäftsanwendungen eingebunden werden, mit denen die Nutzer täglich arbeiten.“ Derselben Ansicht ist auch Sandy Carter. Dies sei auch der Grund, warum Deutschland bei der geschäftlichen Nutzung von Social Software in Europa führend ist. „Deutsche Unternehmen sind sehr prozessorientiert“, meint Carter. „Sie schauen sich einen Prozess an, erkennen, wo er nicht funktioniert, und verbessern diesen Punkt – etwa mithilfe von Social Media.“