Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Client-Management-Systeme (CMS) helfen Unternehmen dabei, Abläufe bei der Administration ihrer IT-Systeme zu strukturieren, zu zentralisieren und zu automatisieren. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass die IT-Abteilung von Unternehmen ohne CMS zumindest in Teilbereichen unstrukturiert, dezentral und häufig manuell arbeitet. In vielen Unternehmen ist das tatsächlich noch gelebter Alltag. Während kaum ein Mittelständler mehr unternehmenskritische Aufgaben mit Bleistift und Papier erledigt, sind diese „traditionellen Werkzeuge“ bei der Administration der IT-Systeme noch häufig das Mittel der Wahl. Hierzu zählen etwa die Inventarisierung von PCs, das Management von Software-Lizenzen oder die Organisation von Benutzeranfragen. Für die betroffenen Unternehmen bedeutet dies letztlich, dass qualifiziertes IT-Personal wertvolle Zeit mit Routinetätigkeiten verbringt, mehr Fehler macht und weniger Zeit für die Projekte hat, die den eigentlichen Unternehmenszweck vorantreiben.

Dabei ist das Potential zur Optimierung groß. So beschäftigt sich ein Administrator ohne Client-Management-System im Schnitt zwischen vier und 20 Arbeitstage seines Lebens mit dem Lebenszyklus eines einzelnen PC-Arbeitsplatzes. Dazu zählen unter anderem die Installation von Betriebssystem und Anwendungen sowie die laufende Unterstützung über eine Einsatzzeit von drei bis fünf Jahren. Kommt dabei ein Client-Management-System zum Einsatz, lässt sich diese Zeit auf einen Bruchteil reduzieren. Der Einspareffekt pro Rechner ist dabei umso höher, je mehr PC-Arbeitsplätze mit dem CMS verwaltet werden. So rechnet man in der Praxis etwa mit ein bis zwei Personentagen für die manuelle Installation eines Rechners. Ein Client-Management-System kann auf einem neuen Rechner hingegen innerhalb von 60 bis 120 Minuten das Betriebssystem und Standard-Software installieren. Während der Administrator bei der manuellen Installation zudem die meiste Zeit vor dem Rechner sitzt, muss er bei einem CMS im Idealfall lediglich das Neugerät mit dem Netzwerk verbinden und einschalten. Bei 500 Clients entspräche allein dies einer Zeitersparnis von knapp einem Personenjahr.

Die Basis eines erfolgreichen Client-Managements ist immer die Inventarisierung aller Hard- und Software im Unternehmen. Denn nur so ist der IT-Mitarbeiter in der Lage, die Administration seiner Rechner effektiv zu steuern und diese abhängig von der jeweiligen Konfiguration anzustoßen. Wer etwa Software erfolgreich verteilen will, sollte vorher wissen, ob die jeweiligen Zielrechner auch alle Voraussetzungen wie ausreichend Arbeitsspeicher und Festplattenplatz, die richtige Betriebssystemversion sowie den notwendigen Patch-Stand erfüllen. Weitere wichtige Komponenten des Client-Managements sind eine Möglichkeit zur Fernwartung (Remote Control), ein Helpdesk sowie das Lizenzmanagement.

Bei der Auswahl eines Client-Management-Systems sollte man darauf achten, dass alle Komponenten voll integriert zusammenarbeiten und auf eine gemeinsame Datenbasis zugreifen. Für den effizienten Betrieb eines Helpdesks ist es etwa unabdinglich, dass alle dafür verantwortlichen Mitarbeiter direkten Zugriff auf die Hard- und Software-Informationen der anfragenden Benutzerrechner haben. Laufen die Daten der regelmäßigen Inventarisierung in eine gemeinsame Datenbank, sind hier alle IT-Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand. Separate Lösungen mögen vielleicht in Teilbereichen besser sein. Doch machen die Reibungsverluste beim Datenabgleich diesen Vorsprung in den meisten Fällen mehr als zunichte.

Die Installation eines Client-Management-Systems ist in der Regel ein Projekt von ein paar Tagen. Doch bevor insbesondere die Software-Verteilung ihre Stärken ausspielen kann, sind einige Vorarbeiten zu erledigen. So ist etwa jedes zu verteilende Programm zunächst in ein sogenanntes Software-Paket zu verpacken. Einige Hersteller liefern ihre Software bereits fertig paketiert aus, bei anderen ist noch einmal Handarbeit angesagt. Installationsrekorder wie etwa ACMP Automate von Aagon paketieren die Software automatisch und erleichtern die Arbeit. Wie lange eine Paketierung insgesamt dauert, hängt von der Zahl der Anwendungen sowie deren Komplexität ab. Praxiswerte reichen von ein paar Tagen bei Standard-Office-Umgebungen bis zu mehreren Wochen bei einer sehr vielfältigen Anwendungslandschaft. An dieser Stelle wird auch deutlich, warum Client-Management mit jedem weiteren Rechner effektiver wird. Denn ein einmal gepacktes Paket lässt sich im Anschluss beliebig oft an beliebig viele Clients automatisch verteilen.

Schließlich hat ein integriertes Client-Management auch noch rechtliche Vorteile. Wer seine installierte Software regelmäßig inventarisiert, kann diese Daten direkt den vorhandenen Lizenzen gegenüberstellen. Das Ergebnis nennt sich Lizenzbilanz und weist im Idealfall keine Abweichungen auf. Da bei einer Unterlizenzierung strafbare Verstöße gegen das Urheberrecht begangen werden, gehört das Lizenzmanagement in großen Unternehmen sogar fest zur Compliance. Wer hingegen Überlizenzierung vermeidet, spart bares Geld. Doch auch beim Lizenzmanagement ist eine gewisse Vorarbeit nötig. So kann es gerade bei komplexen Lizenzverträgen eine Herausforderung sein, diese korrekt im Lizenzmanagement eines CMS abzubilden. Spezialisierte externe Berater helfen hier weiter.

Client-Management und der Betriebsrat

Bei der Einführung eines Client-Management-Systems (CMS) empfiehlt es sich, bereits vor Projektbeginn die Mitarbeitervertretung mit ins Boot zu holen. Denn auch wenn solche Systeme die Mitarbeiter nicht ausspionieren können und wollen, findet eine Inventarisierung von Software auch private Daten auf den Festplatten der Benutzer – selbst wenn diese dort eigentlich nichts zu suchen haben. Im Idealfall entsteht im Dialog zwischen Unternehmensleitung, IT und Betriebsrat während eines Client-Management-Projekts eine dazu passende Betriebsvereinbarung. Diese regelt dann genau, welcher Mitarbeiter zu welchem Zweck die Daten eines CMS einsehen und für welche Zwecke nutzen darf. Da durch ein Client-Management-System alle Anwender im Unternehmen von einer schnelleren, effizienteren und direkteren Unterstützung bei Problemen profitieren, dürfte dies auch im Interesse aller Beteiligten liegen.

Alle Clients im Visier

Lizenzmanagement ist ein Prozess, der mit der regelmäßigen Erfassung aller im Unternehmen installierten Software beginnt. Dies erfolgt am besten mit der automatischen Inventarisierungsfunktion eines Client-Management-Systems. Sind dort auch alle Softwarelizenzen hinterlegt, folgt darauf die Erstellung einer Lizenzbilanz. Diese weist Über- wie Unterlizenzierungen aus, auf die der IT-Verantwortliche entsprechend reagieren kann. Die Erfolgskontrolle geschieht dann beim nächsten Inventarisierungslauf. 

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