Migration der IT-Systeme an 57 Standorten

Aventics ist ein weltweit tätiger Hersteller von Pneumatikkomponenten und -systemen. Zudem ist das Unternehmen ein Spezialanbieter für Antriebs- und Steuerungslösungen für Schiffe und Nutzfahrzeuge sowie für Zahnketten innerhalb von Produktionsprozessen. Das Unternehmen hat weltweit rund 2.100 Mitarbeiter und verfügt über Produktionsstätten in Laatzen bei Hannover sowie in Gronau/Leine, Bonneville (Frankreich), Eger (Ungarn), Lexington (USA) und Changzhou (China). Zudem gibt es Vertriebsrepräsentanzen in über 40 Ländern.

Bereits 2009 entschied sich Bosch Rexroth für eine Ausgliederung und den Verkauf seiner Pneumatiksparte, da das Industrieunternehmen sich auf sein Kerngeschäft Hydraulik und Lineartechnik konzentrieren wollte. 2011 zeigte eine Studie, wie das neue Unternehmen selbstständig arbeiten kann. Auf dieser Basis wurde ein Projekt aufgesetzt, um die Sparte auf die Eigenständigkeit in den Bereichen IT, Einkauf und Vertrieb vorzubereiten. Anschließend folgte die logische Trennung der Applikationen. In der IT wurden dazu etwa die SAP-Landschaft, der E-Shop, das Active Directory sowie die E-Mail-Lösung kopiert und anschließend die nicht Pneumatik-bezogenen Daten gelöscht. Dies war Mitte 2013 abgeschlossen. Da aber nicht feststand, ob ein strategischer oder finanzieller Investor die Sparte übernimmt, wurde noch keine Infrastrukturtrennung durchgeführt.

Die IT-Umstellung muss schnell gehen

Im Rahmen des Übernahmevertrags mit einer Beteiligungsgesellschaft, der am 1. September 2013 geschlossen wurde und zum 1. Januar 2014 in Kraft trat, wurde ein knapper Zeitplan für diese Trennung festgelegt. Bis 1. Juli 2014 sollte diese abgeschlossen sein. „Aufgrund des Termindrucks war schnell klar, dass wir einen externen Dienstleister ins Boot holen mussten, der umfangreiche Erfahrungen mit internationalen Carve-Out-Projekten besitzt“, sagt Markus Heine, IT-Leiter bei Aventics. „Während der Gespräche mit diversen Anbietern überzeugte uns Campana & Schott sowohl durch die strukturierte Vorgehensweise, erfolgreiche Projekte als auch auf der persönlichen Ebene.“

Im Oktober 2013 begann die Bestandsaufnahme und Definition der IT-Services. Anschließend wurden gemeinsam mit Aventics die konkreten Ausschreibungen für neue Provider in fünf Bereichen erstellt: Netzwerk, Data Center, Servicedesk, Client-Backend und Backend-Services. Der Anbieter für das Servicedesk sollte dabei den zentralen Support für alle Nutzer bereitstellen, unterstützt durch Second-Level-Support der anderen Provider. Die Ausschreibung begann im Januar 2014 und war inklusive einer Vorauswahl, einer zweiten Runde mit konkreten Präsentationen, Preisverhandlungen, Vergabe und Vertragsgestaltung zwei Monate später abgeschlossen. Die Entscheidung fiel im Bereich Netzwerk auf T-Systems, bei Data Center auf Spirit/21 und für die anderen drei Bereiche auf ModIT, da der Servicedesk überwiegend Backend-Themen betreut.

„Durch den Zeitdruck mussten die Ausschreibungs- und Entscheidungskriterien stark priorisiert werden“, so Markus Heine. „Dabei hatte der Dienstleister im Blick, dass wir nicht mehr zu einem großen Konzern gehören, sondern nun ein mittelständisches Unternehmen sind und daher andere Kriterien bei der Providerauswahl benötigen. Da uns die eingesetzten Berater in dieser Phase vorbildlich begleitet haben, ließen wir uns auch bei der Umsetzung vom bewährten Dienstleister unterstützen.“ Campana & Schott benannte dazu drei zentrale Ansprechpartner, jeweils für die Bereiche Servicedesk, Data Center/Netzwerk und Servicedesk, Data Center und Netzwerk sowie Client-/Backend-Services. Diese arbeiteten eng mit ihrem entsprechenden Gegenüber bei Aventics zusammen, die die Projektverantwortung und -steuerung inne hatten. „Die Berater konnten aufgrund ihrer Erfahrung schnell entscheiden, welche Punkte bei der Umsetzung zu welchem Zeitpunkt nötig waren und welche sich auf einen späteren Zeitpunkt verschieben ließen“, so Heine. „Dadurch konnten wir das Projekt schnell und ohne größere Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse durchführen. Zudem unterstützten sie uns mit Tools und Methodik für die Konfiguration und Betreuung.“

Von März bis Juni 2014 arbeiteten die Projektpartner intensiv an der Umstellung von 57 Vertriebsstandorten weltweit auf eine eigene Infrastruktur. Dabei war nicht nur die Trennung der Systeme von Bosch Rexroth zu berücksichtigen, sondern in vielen Fällen auch ein räumlicher Umzug. Dies alles war an einem Wochenende zu erledigen, da vorher das neue Netzwerk noch nicht verfügbar war und nachher nicht mehr das Netzwerk von Bosch Rexroth genutzt werden durfte. Um diesen Big Bang etwas abzuschwächen, erfolgten zuvor an vier Wochenenden Testmigrationen von SAP-System, Netzwerk und produktiven Anwendungen. Zudem wurde das SAP-System bereits im Mai verlagert.

Kompatibel mit Datenschutz und Sicherheitsanforderungen

„Der extrem knappe Zeitplan ging bis an die Grenze des Machbaren“, blickt Markus Heine zurück. Am letzten Juni-Wochenende wurde sozusagen der Schalter umgelegt – und alle geschäftskritischen Systeme funktionierten. Zudem war die Infrastruktur auch während der Umstellungsphase immer mit den aktuellen Sicherheits- und Datenschutzanforderungen kompatibel. Dies war aufgrund der engen Zusammenarbeit mit den Sicherheitsverantwortlichen von Bosch gewährleistet.

Durch den kurzen Zeitraum konnten natürlich nicht alle Umstellungen perfekt umgesetzt werden. So konnten beispielsweise auf Providerseite Tests zeitbedingt nicht in ausreichender Anzahl durchgeführt werden, was den gesamten Transformationsprozess etwas verlangsamte. Bis Ende Juli 2014 hat Campana & Schott deshalb noch bei der Nacharbeitung und der Fehlerbehebung unterstützt. Anschließend übernahmen Aventics und die Provider alleine den operativen Betrieb. „Dass wir ein Projekt, das normalerweise eineinhalb Jahre dauert, in nur sechs Monaten abschließen konnten, ist enorm“, resümiert Heine. „Dabei war ein Hindernis, dass aufgrund der knappen Zeit nicht immer die richtigen Leute zum richtigen Zeitpunkt verfügbar waren. Doch gemeinsam mit unserem Dienstleister haben wir dieses Mammutprojekt bei ständiger Wahrung der Business Continuity geschafft.“

Nach den Bereinigungen, die voraussichtlich bis Ende 2014 dauern werden, geht Aventics in das reguläre Change Management über. Denn nach der Transformation und der Etablierung eines stabilen Betriebes, folgt nun die Optimierung der IT-Landschaft. Schließlich sind aus praktischen Gründen viele Bosch-Infrastrukturen und -Prozesse übernommen worden, die aber nicht in Gänze den Ansprüchen des neuen Unternehmens entsprechen. Dies gilt nicht nur für die IT, sondern auch für andere Abteilungen. Entsprechend werden derzeit bereits Folgeprojekte diskutiert wie eine weltweit einheitliche Kommunikationslösung auf Basis von Voice over IP, Cloud-Anwendungen mit Microsoft Lync und Office 365 sowie moderne IT-Infrastrukturen zur Automatisierung von Prozessen.