Millionenarchiv mit ERP-Anschluss

Im Jahr 2008 wurde die Cherry Corporation, ein Zulieferer von Mechatroniklösungen für die Automobilindustrie und Entwickler von Input-Devices für Computer, von der ZF Friedrichshafen AG übernommen. Erweitert um den ZF-Unternehmensbereich Human Maschine Interface (HMI) bilden sie heute gemeinsam die Geschäftseinheit „Elektronische Systeme“ in der ZF-Division Industrietechnik. Früh hatten die Verantwortlichen der Cherry Corporation erkannt, dass der schnelle Zugriff auf digitale Informationen die Wettbewerbsfähigkeit erhöht. Bereits 1991 wurde mit der Siemens-Nixdorf-Lösung Arcis erstmals ein elektronisches Dokumenten-Management-System implementiert. Als das DMS abgekündigt wurde, befanden sich bereits mehr als eine Million kaufmännische und technische Dokumente im elektronischen Firmenarchiv.

Ein Nachfolgesystem sollte nicht nur in der Lage sein, die Altdokumente mit geringem Aufwand zu migrieren, sondern zudem über eine flexibel ausbaufähige Softwarestruktur verfügen und Investitionssicherheit gewährleisten. „Die Anforderungen an die Dokumentenverwaltung haben sich im Laufe der Jahre erhöht. Funktionalitäten zur Prozessverwaltung und -optimierung sind heute unverzichtbar“, nennt Dieter Gebhardt, Leiter Informatik der Business Unit „Elektronische Systeme“, wichtige Auswahlkriterien. Weiterhin war eine zertifizierte SAP-Schnittstelle gewünscht. „Im Bestreben, Wildwuchs bei den Applikationen zu verhindern, verfolgen wir seit Jahren konsequent die Strategie, alle unsere Geschäftsprozesse in der installierten ERP-Umgebung zu standardisieren.“

Im Rahmen einer Ausschreibung konnte sich der DMS-Anbieter Docuware durchsetzen. Darüber hinaus überzeugte der Docuware-Partner EDV-BV Output Management GmbH & Co. KG, der auch für die Migration des Altarchivs ein schlüssiges Konzept vorlegte. Innerhalb weniger Tage erfolgte die Basisimplementierung inklusive der Integration in das SAP-System durch den DMS-Spezialisten. Das Modul „Connect to SAP“ erweiterte die bestehende SAP-Infrastruktur um Funktionen zur Archivierung von Dokumenten und Daten über die Archive-Link-Schnittstelle. Ein- und ausgehende Dokumente, Drucklisten und ERP-Dateien lassen sich direkt aus der kaufmännischen Lösung heraus im zentralen Dokumentenpool archivieren. Auch zugehörige Office-Dokumente wie Word- und Excel-Files werden über dieses Modul direkt an SAP-Belege „angehängt“ und mit abgelegt.

Die Übernahme der bestehenden Altdokumente aus dem Arcis-Archiv erwies sich unter technischen Gesichtspunkten zwar als unproblematisch, wurde aber aufgrund der großen Menge an einen externen Dienstleister delegiert. In wenigen Abteilungen werden in Einzelfällen auch heute noch Papierakten angelegt; diese werden in regelmäßigen Abständen ebenfalls extern digitalisiert. „Und zwar halten einige Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz bis zum Projektabschluss ein Handarchiv vor. Ein zentrales Aktenarchiv für Papierdokumente gibt es bereits seit Jahren nicht mehr“, erläutert Dieter Gebhardt.

Durch die Integration des Dokumentenpools in SAP können Dokumente jederzeit und auf Knopfdruck aus der ERP-Lösung recherchiert werden. Geschäftsprozesse können deshalb durchgängig bearbeitet und somit beschleunigt werden. Zu kürzeren Durchlaufzeiten und mehr Transparenz trägt auch die Einrichtung von Dokumentenworkflows, beispielsweise bei der Eingangsrechnungsbearbeitung, bei. Die papierbasierten Eingangsrechnungen werden zu diesem Zweck im Bereich des Finanzwesens von den Kreditorenbuchhaltern mit einem Barcode versehen, anschließend mit Fujitsu-Scannern digitalisiert und mit dem ERP-System im Rahmen der Belegvorerfassung verknüpft. Nach dieser Vorerfassung durchlaufen die nunmehr elektronischen Dokumente verschiedene Bearbeitungsstationen. „Benötigte die analoge Bearbeitung früher durchschnittlich drei bis fünf Tage, beträgt die Durchlaufzeiten heute – die prompte Reaktion der Sachbearbeiter vorausgesetzt – oft nur einen Tag“, kalkuliert Dieter Gebhardt. Als positiver Nebeneffekt steigt darüber hinaus die Auskunftsfähigkeit gegenüber den Rechnungsstellern. Der aktuelle Bearbeitungsstatus kann zu jedem Zeitpunkt festgestellt und abgerufen werden. Ebenso werden Zahlungsfristen, z. B. für Skonto, eingehalten und somit Geld gespart.

Das gespiegelt betriebene Rechenzentrum der Geschäftseinheit „Elektronische Systeme“, in dem 20 IT-Mitarbeiter knapp 1.000 Clients, darunter ca. 250 DMS-Benutzer, betreuen, verfügt nicht nur über ein modernes Informationsmanagement, sondern auch über hochverfügbare Speichersysteme. „Analog zum Ausbau des elektronischen Dokumentenmanagements wurden auch unsere Speicherinfrastrukturen den steigenden Anforderungen angepasst. Die inzwischen fast 6,5 Millionen elektronischen Dokumente lagern revisionssicher in einem selbstheilenden Speichersystem von ­Netapp“, erläutert Dieter Gebhardt.

Derweil werden sukzessive immer mehr Geschäftsprozesse in das DMS-Projekt integriert. So wurde kürzlich eine workflowgesteuerte Lösung für das Vertragsmanagement in Betrieb genommen. Eine weitere, ebenfalls über Workflows gesteuerte Anwendung – ein Genehmigungsprozess für Dienstleistungen und Investitionen – befindet sich im Pilotbetrieb.

Über ZF
Der internationale Automobilzulieferkonzern ist auf die Antriebs- und Fahrwerktechnik spezialisiert und mit 121 Produktionsgesellschaften in 27 Ländern vertreten. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen rund 75.000 Mitarbeiter. Die Geschäftseinheit „Elektronische Systeme“ mit rund 1.300 Mitarbeitern gehört zur ZF-Division Industrietechnik. Ihr Sitz ist in Auerbach in der Oberpfalz.
Im Internet: www.zf.com

Bildquelle: ZF