Mit „Open Source“ zu „New Work”

ITD: Was waren für Sie ganz persönlich die wichtigsten Erkenntnisse aus den vergangenen Pandemie-Monaten?
Andrea Wörrlein: Die Erfahrungen der letzten Monate haben gezeigt, wie wichtig Agilität und Flexibilität sind. Das betrifft Unternehmen und ihre Mitarbeiter ebenso wie Hersteller und Anbieter. Durch unsere jahrelange Erfahrung in vernetztem Arbeiten mit internationalen Teams und unsere selbst entwickelte Software Suite, die alle Anforderungen in diesem Bereich abdeckt, waren wir auf die Verlagerung ins Homeoffice gut vorbereitet. So haben wir unsere Büros in der Schweiz, Deutschland und Indien fast zu 100 Prozent auf Remote-Arbeit umgestellt. Und damit unseren Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben, trotz Lockdown-Maßnahmen wie der Schließung von Schulen und Kindergärten so gut wie nur möglich in den eigenen vier Wänden ihrer Arbeit nachzugehen. Die Zusammenarbeit in den Teams läuft sehr gut – vor allem Chats, Groupchats, regelmäßige Videokonferenzen und kurze Stand-up Meetings werden gerne genutzt. Viele zeitaufwändige persönliche Meetings können wirklich gut in virtuelle Sitzungen umgewandelt werden. Vor Kurzem haben wir zudem VNCchannels gelauncht, um für unsere Mitarbeiter und auch Kunden mehr Raum für Kreativität zu schaffen.

Das Schlagwort „Virtuelle Organisation“ haben wir uns schon immer auf die Fahne geschrieben. Und mit der eigenen Erfahrung und einem umfangreichen Angebot an Communication- und Collaboration-Tools waren und sind wir in der Lage, Unternehmen in allen Fragen zu beraten und zu unterstützen. Gleichzeitig illustriert das Beispiel Homeoffice am besten, welchen Wandel wir gerade erleben: Vor einem guten Jahr noch als Tummelplatz für Low-Performer diskreditiert, ist es plötzlich zum gefeierten Retter avanciert. Auch in Zukunft werden wir eine Mischung aus Homeoffice und Präsenz – also ein hybrides Arbeitsmodell – erleben. Das bietet allen Mitarbeitern nicht nur mehr Flexibilität, sondern überzeugt auch in anderen Punkten wie der Produktivität: Besonders in Großraumbüros kann beispielsweise der Lärmpegel und damit die Ablenkung viel höher sein als zu Hause.

ITD: Bei welchen Themen brauchten Ihre Kunden in Sachen „Remote Work“ erfahrungsgemäß die größte Unterstützung?
Wörrlein: Zunächst einmal ging es darum, neue Arbeitsabläufe unter Verwendung der jeweils richtigen Medien zu erlernen und in den Alltag zu integrieren. In diesem Zusammenhang hilft die Erstellung eines Medienplans – also die Frage, welches Tool nutze ich für welches Kommunikationsziel. Keinesfalls sollten Unternehmen ein ehemals zweistündiges Meeting durch eine genauso lange Videokonferenz ersetzen. Vor dem Bildschirm ermüden Mitarbeiter schneller, die Ergebnisse werden nicht besser. Sinnvoller ist es, das Meeting per Chat – etwa als Themensammlung in Channels oder einem gemeinsam zu bearbeitenden Dokument – vorzubereiten, die Videokonferenz auf maximal 45 bis 60 Minuten zu begrenzen und auch darauf zu achten, dass der Teilnehmerkreis nicht zu groß ist. Die Ergebnisse sollten selbstverständlich wie früher auch protokolliert und in Form von Aufgaben oder Tickets nachbereitet werden. Zudem sollten die Erkenntnisse daraus für die Mitarbeiter zentral erfasst und bereitgestellt werden, beispielsweise mit Hilfe von Wikis wie in unserem Projektmanagement-Tool.

Gerade Gruppen-Chats, wie sie unsere Lösung VNCtalk bietet, sind eine sehr produktive und zielorientierte Möglichkeit, um Themen zu diskutieren und zu gemeinsamen Entscheidungen zu kommen. Die Teilnehmer können Ideen aufzeigen, mögliche Lösungen diskutieren und direkt von dort aus Aufgaben erstellen, um die vereinbarten nächsten Schritte umzusetzen. Das funktioniert in vielen Teams wirklich großartig und erleichtert auch die Zusammenarbeit in globalen Teams. Die Krise hat die Vorteile des virtuellen oder hybriden Arbeitens deutlich aufgezeigt. Unternehmen sollten die Chance nutzen und ihre Führungskräfte und Mitarbeiter in puncto virtuelle Zusammenarbeit schulen. Fakt ist, wie gut die Produktivität von virtuellen oder hybriden Teams ist, hängt sehr stark von dem Kommunikationsverhalten im Unternehmen, der interkulturellen Kompetenz und dem virtuellen Führungsstil ab. Gleichzeitig sollten sie bei wichtigen Projekten die gesamte Expertise und alle personellen Ressourcen bündeln – unabhängig von Ländergrenzen.

ITD: Zu Beginn der Krise musste alles schnell gehen – Ad-hoc-Lösungen waren gefragt und waren für den Übergang auch erst einmal ausreichend. Weshalb sollten Unternehmen mittel- und langfristig in Sachen Kollaboration auf eine holistische Lösung und professionelle Partner setzen?
Wörrlein: Ad-hoc-Lösungen mögen in der ersten Zeit die einzige Möglichkeit gewesen sein, den Betrieb aufrechtzuerhalten – sie sind aber meistens ein Flickenteppich, der mehr schlecht als recht funktioniert. Und sie stellen ein hohes Risiko für Datenschutz und Datensicherheit dar, viele Anwendungen und Programme von der Stange sind nicht DSGVO-konform. Zudem öffnen Closed-Source-Produkte, deren Quellcode nicht auditierbar ist, Tür und Tor für Malware und Wirtschaftsspionage.

Aus Unternehmersicht führen Lösungen, die nicht auf konkrete Bedürfnisse angepasst sind, zu Unzufriedenheit bei den eigenen Mitarbeitern: Sie greifen dann auf andere, private Tools zurück. Diese Schatten-IT, die völlig unter dem Radar der IT-Verantwortlichen läuft, stellt ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko dar. Gleichzeitig liegt hier der große Vorteil von Open-Source-Anwendungen – sie sind viel flexibler und bei Veränderungen im Unternehmen kann schnell auf die neuen Anforderungen reagiert werden. Die Software passt sich also dem Unternehmen an – und nicht, wie es momentan leider oft ist, andersherum. 

Eine holistische Lösung wie VNCcommander verhindert Daten-Silos: Informationen können anwendungsübergreifend gesucht, zusammengestellt und genutzt werden. Das steigert Effizienz und Produktivität im Unternehmen und erhöht die Mitarbeitermotivation. Einheitliche Benutzeroberflächen erleichtern zudem die Arbeit mit den Anwendungen. In vielen Unternehmen werden allerdings je nach Team oder Standort Unmengen an Tools eingesetzt, was einen nahtlosen Datenaustausch, eine intuitive Interaktion und eine verlässliche Interoperabilität erschwert, wenn nicht sogar verhindert. Das führt insgesamt zu ineffizienten und fehleranfälligen Prozessen, auch eine Prüfung auf Einhaltung der Compliance-Richtlinien ist kaum möglich. Die optimale Lösung ist deshalb ein Set von einzelnen Anwendungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit. Weitere Module können dann jederzeit hinzugefügt oder wenig genutzte aus dem Portfolio entfernt werden. Für die Mitarbeiter ist es wichtig, einen zentralen Platz für die Zusammenarbeit zu haben.

ITD: Worin liegt allgemein der Unterschied zwischen einem holistischen Ansatz und einer großen All-in-one-Lösung? Welche Nachteile kann eine „überdimensionierte“ Kollaborationslösung mit sich bringen?
Wörrlein: Der erste Unterschied zeigt sich bei den Kosten: Pakete mit nicht genutzten Teilen verschwenden sinnlos Geld. Eine All-in-One-Lösung ist zudem in der Regel sehr komplex und sie ist unflexibel. In der Konsequenz müssen sich Unternehmen in ihrer Arbeitsweise an der Kollaborationslösung ausrichten, eine schnelle Reaktion auf Veränderungen ist nicht möglich. Parallel dazu werden Datenschutz und Datensicherheit erschwert – das gilt vor allem für Lösungen, bei denen sich Unternehmen in Abhängigkeit der großen „Datenkraken“ begeben. Allein aus diesem Grund sollten wir die vorherrschende Monopolisierung aufbrechen und europäischen Anbietern mehr Chancen einräumen.

ITD: Wie kann Open Source dazu beitragen, die Logik und UX von Consumer-Anwendungen in die Berufswelt zu überführen und welchen Nutzen können Unternehmen daraus ziehen?
Wörrlein: Open Source hat unschlagbare Vorteile bei der Agilität, Flexibilität und Geschwindigkeit, mit der auf Marktveränderungen reagiert, und Innovationen entwickelt werden können. Unternehmen können eine auf ihre individuelle Arbeitsumgebung abgestimmte Lösung umsetzen – denn Open Source bietet einfach viel mehr Stellschrauben für die Anpassung als es bei einer vorgefertigten Closed-Source-Anwendung überhaupt möglich ist. Zudem steht Open Source in der Regel für eine größere Anzahl an Endgeräten offen, während einige Closed-Source-Lösungen nur über Umwege oder gar nicht mit anderen Betriebssystemen einsetzbar sind. Das heißt, die Anwender legen sich auf eine bestimmte Konfiguration fest.

Gleichzeitig gelten Open-Source-Programme als besonders sicher, da der Quellcode der Software frei zugänglich ist. So kann jeder professionell Interessierte den Code herunterladen, Zeile für Zeile mit eigenen Augen überprüfen und mögliche Sicherheitslücken aufspüren, die dadurch schnell geschlossen werden.

ITD: Welche Erkenntnisse, Effekte oder Strategien werden sich hinsichtlich der Team-Zusammenarbeit auch nach der Krise durchsetzen?
Wörrlein: Die Zukunft liegt in individualisierten Collaboration-Lösungen, die genau auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind. Gleichzeitig stellen Lösungen auf Open-Source-Basis sicher, dass sich Unternehmen in keinerlei Abhängigkeiten begeben. Vielmehr können sie ihre Tools auf allen gängigen Endgeräten und Betriebssystemen einsetzen. Und was die Arbeit betrifft – wir werden eine Mischung aus Präsenzarbeit und Homeoffice sehen, mit echten Vorteilen für die Umwelt: Fällt das Pendeln weg oder wird auf unnötige Reisen verzichtet, spart das nicht nur Kosten, sondern reduziert auch spürbar den CO2-Fußabdruck.

Bildquelle: VNC AG