„Mit Zwang erreichen Firmen wenig“

ITD: Herr Börner, welche Arbeitsformen und Arbeitszeitmodelle bevorzugen Mitarbeiter deutscher Großunternehmen anno 2023?
Börner: Laut der „Alight Workforce and Wellbeing“-Studie 2002, einer Befragung von mehr als 2.000 deutschen Vollzeit- oder Teilzeitarbeitnehmer in großen Unternehmen, haben viele Mitarbeiter inzwischen die Vorteile von Homeoffice-Arbeit erkannt und wünschen sich eine grundlegende Veränderung im Denken ihrer Vorgesetzten: weg von einer Präsenzpflicht, hin zu mehr Flexibilität. 81 Prozent der Arbeitnehmer möchten in Zukunft nicht mehr an allen Wochentagen im Büro arbeiten. 78 Prozent der Arbeitnehmer rechnen damit, 2030 ihre Arbeit vollkommen flexibel einteilen zu können. Aber auch über die Hälfte der Arbeitgeber (53 Prozent) zählt flexible Arbeitszeiten einschließlich Arbeitsbeginn und -ende zu den fünf wichtigsten Zusatzleistungen, um Talente zu gewinnen und im Unternehmen zu halten.

ITD: Welche Rolle spielt mittlerweile die Homeoffice-Nutzung – ohne Pflicht seitens der Regierung?
Börner: Laut einer Umfrage des Ifo-Instituts aus dem Januar 2023 arbeiten derzeit 25 Prozent der Beschäftigten regelmäßig im Homeoffice. Nach Einschätzung des Ifo-Ökonom Oliver Falck „dürfte das auch der neue langfristige Wert werden“. Vor der Pandemie lag der Anteil bei weniger als 15 Prozent. Auch die Zufriedenheit mit Remote Work hat sich seit den Schwierigkeiten zu Beginn der Pandemie bei Teammitgliedern und Führungskräften um 90 Prozent gesteigert. Die Mehrheit (60 Prozent) der deutschen Arbeitnehmer gibt in unserer „Wellbeing and Mindset“-Studie 2022 an, dass Remote Work mehr Vor- als Nachteile hat und sie gerne in Zukunft aus dem Homeoffice weiterarbeiten würden, wenn sich ihnen die Gelegenheit dazu bietet (78 Prozent). Firmen, die momentan darüber nachdenken, ihre Mitarbeiter zurück ins Büro zu holen, sollten deshalb vorsichtig sein. Denn mit Zwang erreichen sie wenig. Wir raten stattdessen dazu, die Arbeitsmodelle nicht einfach von oben für die gesamte Firma anzuordnen. Besser sind individuelle Lösungen für jedes Team, die zumindest teilweise in den Teams selbst entstanden und an den Wünschen der Mitarbeiter angepasst sind. Denn wer sich nicht wohl fühlt, ist weniger motiviert oder sucht sich im schlimmsten Fall einen neuen Arbeitgeber, wodurch das Unternehmen wertvolle Fachkräfte verliert.

ITD: Welche Tools und Lösungen sind für eine effektive Zusammenarbeit im Rahmen flexibler Arbeitsmodelle unabdingbar?
Börner: Gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen, bei denen nicht immer alle Teammitglieder zur selben Zeit oder am selben Ort tätig sind, hilft es, Arbeitsprozesse und -abläufe zu digitalisieren. Die meisten deutschen Arbeitnehmer (60 Prozent), egal ob sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten, geben in der „Wellbeing and Mindset“-Studie an, dass sie während der Arbeit voll produktiv sein können. Allerdings findet nur etwa die Hälfte (45 Prozent), dass sie über die Tools, Technologien und Ressourcen verfügt, die es ihnen ermöglicht, effektiv zu arbeiten. Und nur eine knappe Mehrheit (53 Prozent) gibt an, dass die Technologie, die sie bei der Arbeit verwendet, eine hohe Produktivität und den Zugriff auf Informationen bietet, die sie braucht (56 Prozent). Gerade bei einem hybriden Meeting, bei dem sich ein Teil des Teams im Raum befindet und der andere Teil im Homeoffice arbeitet, darf es solche Probleme nicht geben. Der Übergang zwischen Büroplatz und Remote Work muss fließend sein. Daher empfehlen wir technische Lösungen, die für jeden Mitarbeiter ein gutes Erlebnis schaffen, egal ob im Büro oder zuhause. Viele Firmen kennen die modernen Möglichkeiten für eine optimale Verbindung beider Welten nicht. In den letzten Jahren hat sich aber einiges in diesem Bereich getan. Beispielsweise lässt sich ein All-hands-Meeting vollkommen nahtlos in einen hybriden Arbeitsalltag integrieren. Die Lösung besteht in einem System mit sogenanntem Camtracking. Dabei wird eine Kamera in der Mitte des Raums installiert und fokussiert den jeweils Sprechenden für eine Übertragung an die zugeschalteten Mitarbeiter, inklusive hoher Tonqualität. Mit einer zweiten Kamera an anderer Stelle lassen sich sogar kombinierte Lösungen für die einwandfreie Übertragung des Whiteboards umsetzen. Mittlerweile gibt es zahlreiche dieser Möglichkeiten für eine moderne und hybride Arbeitskultur.

ITD: Aktuell wird in den Medien verstärkt über die „Vier-Tage-Woche“ diskutiert. So haben beispielsweise im weltweit größten Versuch über 60 britische Unternehmen das Modell getestet. Das Ergebnis: Die Mitarbeiter sind ausgeruhter, motivierter und fehlen seltener. Was halten Sie persönlich von der Vier-Tage-Woche?
Börner: Seit Jahren spielen die Themen „Burnout“ und „Stress“ bei Mitarbeitern eine große Rolle. Laut der „Wellbeing and Mindset“-Studie schätzen 80 Prozent der deutschen Arbeitnehmer ihr Stressniveau als mäßig bis hoch ein. Um diesem Trend entgegenzuwirken, setzen Arbeitgeber zunehmend auf neue Arbeitsmodelle wie flexible Arbeitszeiten, zusätzliche freie Tage oder in Ländern wie Island, den Niederlande oder Belgien auf eine Vier-Tage-Woche bei vollem Lohnausgleich. Ob die Vier-Tage-Woche das Stressempfinden und stressbedingte Erkrankungen reduziert, ist jedoch umstritten. Während Studien in Island und Großbritannien positive Effekte erkennen lassen, ist in den Niederlanden kein niedrigeres Vorkommen an psychischen Belastungsstörungen seit Einführung der Vier-Tage-Woche zu verzeichnen. Klar ist, dass vor allem die Generationen X und Y ein starkes Bedürfnis nach Freizeit und Erholung haben. Sie wollen neben der Arbeit auch genügend Zeit haben, um sich z.B. dem Sport und ihren Hobbys zu widmen. Laut einer repräsentativen Umfrage des Meinungsforschungsunternehmens Yougov würden fast 63 Prozent der Deutschen das Konzept der Vier-Tage-Woche bei vollständigem Lohnausgleich begrüßen, während sich 14 Prozent auch ohne einen Ausgleich für eine verkürzte Arbeitswoche aussprechen. Grundsätzlich versteht man unter einer Vier-Tage-Woche, dass die bisher in fünf Tagen geleistete Arbeit in nur vier Arbeitstagen erbracht wird. Der Mitarbeiter erhält folglich auch sein volles Gehalt. Bei einer 40-Stunden-Woche hat dies zur Folge, dass täglich die nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz zulässige Höchstarbeitszeit von jeweils zehn Stunden gearbeitet werden muss. In den allermeisten Ländern bedeuten weniger Arbeitstage aber nach wie vor weniger Gehalt. Für viele Arbeitnehmer werden Gehaltseinbußen aber angesichts der derzeitigen Inflation und der steigenden Lebenshaltungskosten nicht tragbar sein. Außerdem ist unsere Wirtschaft auf eine 24-Stunden-Verfügbarkeit von Produkten und Dienstleistungen ausgelegt. Werden keine zusätzlichen Mitarbeiter eingestellt, muss in einer kürzeren Arbeitswoche gleich viel Arbeit erledigt werden. Das führt dazu, dass sich Arbeitnehmer stark beanspruchen und deshalb mehr Zeit brauchen, um sich von der Arbeitswoche zu erholen. Infolgedessen fallen auch die Gespräche mit den Kollegen weg, welche zu einer besseren psychischen Gesundheit und einem guten Arbeitsklima beitragen. Unsere Gesellschaft ist demnach noch nicht für eine kollektive viertägige Arbeitswoche bereit. Die Arbeitsbelastung ist in vielen Unternehmen noch zu hoch, um einen Tag in der Woche aufzugeben. Dann würde das nicht etwa zu weniger Stress führen, sondern möglicherweise sogar zu mehr. Bevor die Arbeitszeiten entsprechend angepasst werden können, gilt es somit, zunächst eine Lösung für die Vereinbarkeit von verkürzten Arbeitszeiten und dem Anspruch auf ununterbrochene Verfügbarkeit zu finden. Das bedeutet natürlich nicht, dass die Gesellschaft in der Zukunft nie für eine Vier-Tage-Woche bereit sein wird. Die Geschichte beweist, dass dieses Konzept durchaus möglich ist: Die Fünf-Tage-Woche wurde in Westdeutschland erst ab Ende der 1950er-Jahre für bestimmte Branchen eingeführt. Davor arbeiteten die Menschen mindestens 48 Stunden an fünf Tagen die Woche. Es sollte also durchaus möglich sein, zu einer Vier-Tage-Woche überzugehen. Fraglich ist jedoch, wann auch unsere gesellschaftlichen Verhältnisse gerade in Zeiten des demografischen Wandels und Arbeitskräftemangels bereit dafür sind.

ITD: Wenn nicht die Vier-Tage-Woche, was dann?
Börner: Statt das gleiche Arbeitsvolumen in weniger Tagen bewältigen zu wollen, bieten sich andere Arbeitsmodelle an, die das Stressempfinden des Einzelnen verringern können. In Forschung und Literatur werden bereits seit einiger Zeit neue Ansätze zur Verbesserung des Wohlbefindens von Mitarbeitern wie das „asynchrone Arbeiten“ diskutiert. Es handelt sich dabei um eine Arbeitsform, bei der der Arbeitstag und die Arbeitszeiten individuell geplant werden können. Die Arbeit kann somit nach den Bedürfnissen und Vorlieben des Einzelnen erledigt werden. Dies ermöglicht es Beschäftigten, ihre produktivsten Phasen richtig zu nutzen. Beispielsweise können Arbeitnehmer, die abends ihre höchste Leistung erbringen, bis spät nachts arbeiten. Frühaufsteher können hingegen die Morgenstunden nutzen, um ihre Aufgaben zu erledigen, und haben am Nachmittag Zeit für Freizeitaktivitäten. Asynchrones Arbeiten ist eine sinnvolle Alternative zum herkömmlichen 9-to-5-Modell. Dies zeigen aktuelle Untersuchungen von Microsoft. Demnach gibt es inzwischen ein „drittes Aktivitätshoch“ zwischen 18.00 und 20.00 Uhr. Das ist die Zeit, in der die Mitarbeiter wieder arbeiten, nachdem sie die Kinder ins Bett gebracht oder zu Abend gegessen haben. Individuelle Arbeitszeiten ermöglichen es demnach, Freizeit und Beruf besser zu vereinen. Es können Pausen gemacht werden, wenn diese nötig sind, und die Arbeitszeit kann effektiv genutzt werden. Statt auf einen Wechsel der gesellschaftlichen Verhältnisse zu warten, können solche Ansätze auch kurzfristig Abhilfe schaffen. Natürlich bieten sich diese Flexibilisierungsansätze eher bei Berufsgruppen an, in denen „nur“ ein Arbeitsergebnis erbracht werden muss und nicht „auch“ die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters zu bestimmten Zeiten und/oder an einem bestimmten Ort erforderlich ist. Voraussetzung für den Erfolg dieses Modells sind außerdem klare Absprachen im Team.

ITD: Inwieweit bzw. in welchen Branchen/Bereichen wäre solch ein Konzept auch in Deutschland umsetzbar?
Börner: Das deutsche Arbeitszeitgesetz erlaubt eine tägliche Höchstarbeitszeit von zehn Stunden. Eine Verteilung einer 40-Stunden-Woche auf nur vier Arbeitstage ist somit grundsätzlich rechtlich möglich. Das Konzept wird momentan aber vor allem für Büroberufe angeboten, die ihre Tätigkeit überwiegend am Computer ausüben. Für Tätigkeiten, die eine Verfügbarkeit vor Ort erfordern, wie z.B. Pflegepersonal und Ärzte, Lehrkräfte und Erzieher oder auch Mitarbeiter, die in der Fertigung und Produktion tätig sind, ist das Modell nicht ohne weiteres umsetzbar. Gerade Berufsgruppen, die ihre Arbeitsleistung an einem bestimmten Ort erbringen müssen, sind häufig schon bei einer Fünf-Tage-Woche hoher mentaler oder körperlicher Belastung ausgesetzt. Eine Verkürzung der Arbeitswoche wird vermutlich nur zu gleich viel Arbeit in weniger Tagen und damit zu einer noch höheren Belastung führen. Die Frage, ob eine zeitlich flexibles Arbeitsmodell möglich ist, wird daher eher von der Art der Tätigkeit (Verwaltung, Bürojob: ja; Produktion/Gesundheitswesen: eher nicht) als der Branche bestimmt. Außerdem müsste eine Lösung für die Vereinbarkeit von verkürzten Arbeitszeiten und dem Anspruch auf ununterbrochene Verfügbarkeit gefunden werden. Für Branchen, in denen Personalmangel herrscht, sollte dies umso schwieriger sein.

ITD: Was sind die größten Herausforderungen bei der Umsetzung solch eines Modells – insbesondere, wenn hybrid gearbeitet wird?
Börner: Wird die Arbeitserbringung örtlich und zeitlich flexibel gestaltet, stellt dies noch größere Anforderungen an die Zusammenarbeit in Teams und die Führung von Mitarbeitern. Durch den Wegfall des Austauschs von Ad-hoc-Informationen oder der Unterstützung und Kontrolle zur gleichen Zeit und am selben Ort, ergeben sich zusätzliche Herausforderungen. Zusammenarbeit und Führung in dieser Konstellation ist vor allem dann erfolgreich, wenn es dem Unternehmen gelingt, in Teams sowie zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten eine Kultur des kontinuierlichen Austauschs und Feedbacks zu etablieren. Darüber hinaus müssen klare Ziele und Key Performance Indicators (KPIs) definiert werden, die allen Teamkollegen zugänglich gemacht werden. Methoden wie Continuous Performance Management (CPM), bei denen regelmäßige Check-ins zwischen Führungskräften und Mitarbeitern fest eingeplant werden, und der Einsatz von digitalen Technologien, die ein modernes Performance Management auch in flexiblen Arbeitsmodellen ermöglichen, erleichtert die Abstimmung mit Kollegen und Managern. Genauso wichtig wie die Fragen nach der Organisation und deren technischen Umsetzung sind jedoch die richtige Arbeitsatmosphäre und die Schaffung eines Zugehörigkeitsgefühls in hybriden Teams. Denn für deutsche Mitarbeiter sind laut der „Wellbeing and Mindset“-Studie ihre sozialen Beziehungen bei der Arbeit und ihre Verbindungen zu und die Zusammenarbeit mit anderen Teams wichtig für ihre allgemeine Zufriedenheit und ihr Wohlbefinden. Mehr als drei Viertel (77 Prozent) geben an, dass der Aufbau und die Pflege von Beziehungen derzeit Priorität haben, und 68 Prozent erwarten, dass Arbeitgeber Zusammenarbeit und Teamarbeit fördern. Allerdings sagen nur 38 Prozent, dass sie sich derzeit mit ihren Kollegen verbunden fühlen. Der Mangel an sinnvollen Verbindungen bei der Arbeit wirkt sich zweifellos auf ihr allgemeines soziales Wohlbefinden aus. Nur 43 Prozent bewerten ihr soziales Wohlbefinden derzeit als hoch (8 bis 10 auf einer Skala von 0 bis 10). Firmen sollten daher ihre Teamleiter für die individuellen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter sensibilisieren – beispielsweise durch ein entsprechendes Coaching.

ITD: Ein weiteres Thema, welches aktuell verstärkt in den Medien diskutiert wird, ist die Arbeitszeiterfassung. So sind Arbeitgeber ab sofort gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zwingend zu dokumentieren. Worin sehen Sie grundsätzlich die Vor- und Nachteile einer Arbeitszeiterfassung – sowohl für die Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer? Wie passen Stechuhr und flexible Arbeitsweisen zusammen?
Börner: Während das BAG-Urteil von manchen HR-Experten als Paukenschlag gewertet wurde, ist die Zeiterfassung in einigen Wirtschaftszweigen wie der Produktion schon lange Realität. Denn wer Güter produziert, muss Kenntnis über die aufgebrachten Zeitressourcen für die leistungsgerechte Vergütung seiner Mitarbeiter in der Produktion und für die Kalkulation haben. Dennoch sehen sich viele Industrieunternehmen vor die Frage gestellt, ob sie das Urteil und in der Folge das sich anbahnende neue Gesetz nutzen wollen, um ihre analogen Lösungen wie beispielsweise Stechuhren durch digitale Systeme zu ersetzen. Hinzu kommt außerdem, dass viele Industrieunternehmen diese Pflicht bisher zumindest dort noch nicht umgesetzt haben, wo Vertrauensarbeitszeit herrscht. Dazu gehören traditionell die administrativen Abteilungen vieler Industrieunternehmen. In der Produktion gibt es in der Regel keine Vertrauensarbeitszeit. Trotzdem kann es von Vorteil sein, die Zeiterfassung für beide Mitarbeitergruppen in einem digitalen System abzubilden: So können Manager und Firmenleitung beispielsweise die Arbeitszeit der gesamten Belegschaft analysieren, um sie für strategische Entscheidungen heranzuziehen. Wird hierfür eine Software eingesetzt, die neben den Informationen aus der Zeiterfassung auch die Daten aus der Gehaltsabrechnung zusammenführt, reduziert sich nicht nur der manuelle Aufwand, die jeweils geleistete Arbeitszeit beim Gehalt zu berücksichtigen, sondern auch die Gefahr von fehlerhaften Gehaltszahlungen. Zwar wird es die Vertrauensarbeitszeit auch weiterhin geben – nur wie diese in Zukunft ausgestaltet wird, ist noch unklar. Unternehmen sind deshalb beraten, das BAG-Urteil nicht als lästige Pflicht zu betrachten, sondern es als Chance zu nutzen, um die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Denn gerade in Zeiten des Personalmangels und angesichts von Trends wie Hybrid Work und Vier-Tage-Woche, können sich Unternehmen als fortschrittlicher Arbeitgeber positionieren, wenn sie Arbeitszeiten flexibler handhaben. Klar ist jedoch, dass, sobald die Zeiterfassung gesetzliche Pflicht ist, es unvermeidlich für Unternehmen wird, sich mit den zur Verfügung stehenden Technologien auseinandersetzen. Denn es steht bereits fest, dass die Zeiterfassung gegen Manipulation geschützt und damit revisionssicher sein muss. Ein Ansatz zur Zeiterfassung auf einem „Zettel“ oder in einer „Excel-Tabelle“ erfüllt die Vorgaben zum Schutz gegen Verfälschung nicht. Lage, Beginn, Dauer sowie Pausenzeiten sind nach der BAG-Entscheidung zwar zur erfassen, Arbeitgeber und Arbeitnehmer können aber im Rahmen der gesetzlichen bzw. tarif- und individualvertraglichen Regelungen über deren Ausgestaltung bestimmen. Flexibilisierung und Erfassung der Arbeitszeit schließen sich folglich nicht zwangsläufig aus.

ITD: Wie lässt sich die Arbeitszeit einfach, effizient und rechtskonform im Rahmen flexibler Arbeitsmodelle am besten erfassen?
Börner: Das BAG hat in seinem Urteil festgestellt, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung alle Mitarbeiter und damit alle Arbeitsmodelle, also auch flexible Arbeitsformen wie Homeoffice oder Hybrid Working, umfasst. Zwar hat das Gericht nur begrenzt Ausführungen zur Gestaltung der Arbeitszeiterfassung über die Revisionssicherheit hinaus gemacht, bei genauerer Betrachtung wird jedoch schnell klar, wie eng der Wunsch nach einer einfachen, effizienten und rechtskonformen Zeiterfassung mit der Frage nach der passenden Technologiebasis und der Digitalisierung der Personalarbeit verknüpft ist. Sollen Arbeitszeiten mit der Stempeluhr oder einem mobilen Endgerät wie z.B. dem Smartphone erfasst werden, das sowieso jeder griffbereit hat? Außerdem ist zu berücksichtigen, dass die Zeiterfassung als Unterdisziplin der Zeitwirtschaft mit vielen anderen Prozessen des Personalwesens und des Unternehmens verzahnt ist. Hierzu gehören vor allem die Entgeltabrechnung und die Personaleinsatzplanung. Fehler in der Zeiterfassung schlagen sich direkt in der Abrechnung nieder. Moderne HR-IT-Software bietet die Möglichkeit, alle Disziplinen der Personalarbeit, also auch die Zeitwirtschaft und die Arbeitszeiterfassung, in einem System zu bündeln. Wer eine solche digitale Lösung bereits nutzt, profitiert davon, dass neben der HR-Administration die sogenannte negative und positive Zeiterfassung bereits im System enthalten ist. Weil sich digitale HR-Plattformen für den mobilen Einsatz via App perfekt eignen, kann auch die Arbeitszeiterfassung jederzeit mobil erfolgen, sei es mit Company Devices oder auf Basis von persönlichen Endgeräten.

ITD: Worauf gilt es bei der Wahl einer entsprechenden Zeiterfassungslösung zu achten? Was macht ein gutes System aus?
Börner: Nicht zuletzt aufgrund der weitreichenden potenziellen Folgen für Themen wie die Entgeltabrechnung und Personaleinsatzplanung empfiehlt sich die Auswahl einer Zeiterfassungslösung, die bereits über Schnittstellen mit diesen Bereichen verfügt. Unternehmen sollten deshalb auch die Zusammenarbeit mit einem HR-IT-Experten anstreben, der nicht nur Zeiterfassungslösung projektiert und implementiert, sondern auch die daran gekoppelten Services möglichst vollumfänglich versteht und übernehmen kann.

ITD: Wie ist es um den Datenschutz beim Prozess der Arbeitszeiterfassung bestellt?
Börner: Rechtliche Anforderungen an den Datenschutz sowie Compliance-Regeln sind bei allen führenden digitalen HR-Tools und Plattformen, die auch eine Zeiterfassungsmodul beinhalten, bereits Teil der Gesamtlösung. Dadurch wird sichergestellt, dass die Software den neuesten rechtlichen Regelungen entspricht.

ITD: Wird es das „herkömmliche Stempeln“ zukünftig noch geben?
Börner: Herkömmliche Stechuhren wird es auch nach Umsetzung des BAG-Urteils in nationales Recht geben. Gerade Industrieunternehmen, für die Zeiterfassung in der Produktion bereits zum Standard gehört, sollten sich jedoch die Frage stellen, ob sie das neue Gesetz nutzen wollen, um ihre analogen Lösungen wie beispielsweise Stechuhren durch digitale Systeme zu ersetzen. Außerdem bietet das neue Gesetz die Gelegenheit, alle Mitarbeiter – die Beschäftigten in der Produktion ebenso wie ihre Kollegen in der Verwaltung – auf eine einheitliche, integrierte, digitale Lösung zu migrieren. Die Zeiterfassung via App kann dann entweder mit Company Device oder persönlichem Mobilgerät erfolgen.

Bildquelle: Alight