Mitarbeitende suchen 10 Stunden pro Woche nach Informationen

In der heutigen vernetzten Arbeitswelt stehen uns mehr Informationen zur Verfügung als je zuvor – und doch scheinen Angestellte schlechter informiert zu sein. Eine neue Studie von Atlassian zeigt: Weltweit verbringen Mitarbeitende durchschnittlich rund ein Viertel ihrer Woche damit, Informationen zu suchen, die sie für ihre Arbeit benötigen. In den Fortune-500-Unternehmen summiert sich diese Zahl sogar auf mehr als 2,4 Milliarden Stunden pro Jahr, was etwa 27 Prozent der Arbeitswoche entspricht – wertvolle Zeit, die für produktive Aufgaben genutzt werden könnte. Dabei geben mehr als die Hälfte (56 Prozent) der Büroangestellten weltweit an, dass die einzige Möglichkeit, an die benötigten Informationen zu gelangen, darin besteht, jemanden zu fragen oder ein Meeting zu vereinbaren.

„Büroangestellte hatten noch nie so viele Informationen zur Verfügung wie heute – zumindest in der Theorie. An die benötigten Informationen heranzukommen, stellt im Arbeitsalltag allerdings eine beachtliche Hürde dar. Oft ist der einzige Weg, einen Kollegen oder eine Kollegin zu fragen. Doch durch solche Meetings geht wertvolle Zeit verloren“, sagt Dr. Molly Sands, Head of Teamwork Lab bei Atlassian. „Noch problematischer wird es, wenn wichtige Informationen nur in den Köpfen einiger Kollegen existieren. Sind diese im Urlaub, krank oder steigen aus dem Unternehmen aus, fehlen die Informationen oder sind gar unwiederbringlich verloren. Um dem entgegenzuwirken und die Produktivität zu steigern, müssen Unternehmen ihr Wissens- und Informationsmanagement verbessern. Die eingesparte Zeit könnten sie beispielsweise nutzen, um Angestellten Modelle wie die Viertagewoche, erweiterte Teilzeitoptionen oder zusätzliche Urlaubstage zu ermöglichen.“

Auch in Deutschland: Zusammenarbeit mit Hürden

In Deutschland geben 75 Prozent der befragten Büroangestellten an, dass die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wichtiger ist denn je. Gleichzeitig finden jedoch 35 Prozent es schwierig, die Arbeit mit den anderen Teams zu koordinieren. Zudem fühlen sich 43 Prozent oft so, als würden sie das Rad neu erfinden, weil ihnen nicht klar ist, woran andere arbeiten.

61 Prozent der deutschen Befragten geben außerdem an, dass sie Informationen oft nur durch direkte Nachfrage oder Meetings erhalten, während fast die Hälfte (48 Prozent) berichtet, dass ihre Arbeit regelmäßig blockiert wird, weil sie auf Informationen anderer Teams warten müssen. Besonders problematisch ist, dass 41 Prozent erst viel zu spät von wichtigen Entscheidungen anderer Teams erfahren.

KI: Eine Chance für effizientere Teamarbeit

Mehr als zwei Drittel (71 Prozent) der befragten Führungskräfte weltweit geben an, dass ihre Teams keine Künstliche Intelligenz (KI) nutzen, um Informationen zu verwalten. In Deutschland hingegen wird das Potenzial der Technologie für effizientere Arbeitsabläufe durchaus erkannt: 61 Prozent der befragten Büroangestellten sind der Meinung, dass KI die Geschwindigkeit und Qualität ihrer Arbeit verbessern kann. Dennoch sehen zwei Drittel (66 Prozent) noch Optimierungspotenzial in der Nutzung von KI zur Informationsverwaltung. Interessant ist, dass nur knapp die Hälfte (49 Prozent) der deutschen Büroangestellten das Gefühl haben, durch KI zu besseren Teamplayern zu werden.

Die deutliche Mehrheit (80 Prozent) der deutschen Befragten sagen, dass ihr Team in den letzten Monaten hochwertige Arbeit liefern konnte. Dennoch verbringen sie im Durchschnitt fast 10 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen. Damit liegt die Bundesrepublik unter den untersuchten Ländern auf Platz zwei – lediglich in Indien verbringen Büroangestellte noch mehr Zeit damit, Informationen zu beschaffen. Außerdem berichten deutsche Teams, dass sie durchschnittlich fünf bis sechs Projekte im Jahr begonnen haben, nur um später festzustellen, dass eine andere Abteilung bereits an etwas Ähnlichem arbeitet. Auf die Frage, was ihre Arbeit beschleunigen könnte, gaben 44 Prozent an, dass sie verbesserten Zugang zu den benötigten Informationen bräuchten – damit steht dieser Faktor an erster Stelle. 34 Prozent wünschen sich einheitliche Prozesse und klarer definierte Ziele innerhalb ihrer Organisation. Ein Drittel (33 Prozent) der befragten Deutschen denken, sie könnten schneller arbeiten, wenn alle Teams dieselben Tools nutzen würden.

„Informationssilos sind das größte Hindernis für Zusammenarbeit und Effizienz”, so Dr. Molly Sands. „Marktbedingungen ändern sich heutzutage schneller denn je, also müssen auch Teams schneller werden. Da können es sich Teams schlicht nicht leisten, lange nach Informationen zu suchen. Das Produktmanagement muss beispielsweise sofort darüber informiert werden, wenn der Wettbewerb seine Preisstrategie ändert und Marketingteams müssen in Echtzeit wissen, welche neuen Funktionen aktuell am meisten nachgefragt werden. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen daher Transparenz fördern und Kontext und Informationen schnell und effizient teamübergreifend teilen. Gut organisierte Informationen ermöglichen es der KI, Teams genau zur richtigen Zeit die relevanten Insights zu liefern. Um das volle Potenzial der Technologie auszuschöpfen, müssen Unternehmen jedoch auch in die richtigen Tools und Schulungen investieren.“

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