Mobiles Controlling – geht das?

Mobile Geräte durchdringen zunehmend den privaten und geschäftlichen Alltag. Unternehmen müssen mit diesem Trend umgehen und die Erwartungshaltung ihrer User berücksichtigen, indem sie mobile Geräte in ihre geschäftlichen Prozesse integrieren. Eine klare Sicherheits- und Supportstrategie vorausgesetzt, lassen sich auch Business-Intelligence-Lösungen sinnvoll und gewinnbringend in den Unternehmensalltag einbinden. Insbesondere im Außendienst sind mobile BI-Anwendungen gefragt. Der mobile Finanzberater etwa analysiert vor Ort das Anlageportfolio und veranschaulicht dem Kunden Produktvarianten. Und der Manager prüft unterwegs schnell die letzten Umsatz- und Kostenberichte.

Die Vorteile von mobiler BI liegen wortwörtlich auf der Hand: Der mobile Anwender visualisiert mit einem Finger schnell und ortsunabhängig Informationen. Dies erhöht die Flexibilität so, dass Nutzer sich fragen: Lassen sich noch andere Prozesse und sogar Managementaufgaben dadurch beschleunigen? Auch der Fachbereich Controlling bleibt davon nicht unberührt: Mobiles Controlling – geht das?

Controlling in der Bahn?

Die Aufgabenbereiche eines Controllers sind geschäftskritisch und strategisch: Er trägt maßgeblichen Anteil an der Steuerung seines Unternehmens – und dies gilt längst nicht mehr nur für große Konzerne. Der Controller überprüft den Unternehmenskurs anhand festgelegter Ziele, analysiert Planabweichungen und definiert Korrekturmaßnahmen. Die Tätigkeiten sind umfangreich und komplex: Marktentwicklungen interpretieren, Bilanz- und Cashflow-Analysen erstellen, Berichte für den Kapitalmarkt verfassen, ROI-Berechnungen für einzelne Projekte durchführen, Prozesskosten- und Risikoberechnungen kalkulieren und vieles mehr. Zentraler Bestandteil des Controllings ist zudem die Finanz- und Budgetplanung, von der Finanzanalyse über Soll-Ist-Vergleiche bis hin zur Kontrolle der Planvorgaben und der Planrevision.

Für solche Aufgaben sind Lösungen erforderlich, die Daten aus dem gesamten Unternehmen integrieren und umfassende Analyse-, Berichts- und Prognosefunktionalitäten bereitstellen. Mobile Lösungen eignen sich bestens für die Visualisierung von Kennzahlen und einfache Analysen. Allein die Komplexität und Vielfalt der Tätigkeiten lässt es unmöglich erscheinen, Controlling ausschließlich über Smartphones oder Tablets zu betreiben. Controlling in der Straßenbahn, im Café oder auf dem Flughafen? Viele Controller werden sich das nur schwer vorstellen können.

Schreibender Datenzugriff

Und dennoch: Die gestiegene Flexibilität durch mobile Geräte können den Controlling-Prozess befruchten. Zum einen erleichtern mobile BI-Lösungen dem Controller unterwegs den Überblick: Werden rasch aktuelle Umsatzzahlen benötigt, etwa bei einem unerwarteten Fachgespräch mit dem Marketingvorstand, lassen sich Umsatzberichte oder Kostenanalysen noch vor Ort erstellen. Mit mobilen Lösungen reagieren Controller schneller. Auch auf einer Geschäftsreise kann der Controller auf Fragen eines Bereichsleiters schnell mit soliden Zahlen reagieren, ohne weitere Ressourcen in Anspruch nehmen zu müssen. Überdies sind Controller – und das wird häufig übersehen – auf konsistente Datenlieferungen anderer Mitarbeiter angewiesen. Hierbei beschleunigen mobile Anwendungen den internen Informationsfluss deutlich – vorausgesetzt, sie erlauben die mobile Dateneingabe.

Steht etwa der Quartalsschluss vor der Tür, kann der Außendienst gleich vor Ort beim Kunden den gebuchten Auftrag über sein mobiles Gerät eingeben. Auch andere Vertriebsdaten zu Bestellungen oder offenen Posten lassen sich unterwegs einspeisen und der Controlling-Abteilung weiter bereitstellen. Mussten derlei Datenlieferungen früher aufwendig per Tabellenkalkulation gepflegt und verschickt werden, stehen die Daten dank der mobilen Geräte nun schnell und konsistent zur Verfügung. Für den Einsatz mobiler Lösungen im Controlling ist daher die Möglichkeit zum schreibenden Datenzugriff wichtig. Dies hat z.B. bei der Entwicklung der mobilen Lösungen von Jedox eine zentrale Rolle gespielt.

Auswahlkriterien für mobile Con­trolling-Lösungen

Wer eine mobile Business-Intelligence-Lösung für das Controlling nutzen will, sollte folgende Kriterien beachten:

• Datensicherheit durch umfassende Sicherheitsvorkehrungen (verschlüsselte Https-Verbindungen, Authentifizierungsmechanismen)
• Rückschreibefunktion für mobile Dateneingabe
• Hoher Anwenderkomfort: Intuitive Benutzerführung durch übersichtliche Berichts- und Analysegestaltung
• Vielseitige Verwendung: Verfügbarkeit als Native App (iOS, Android etc.) und Web App

(Bild-)Quelle: www.jedox.com/de