„Mobilität bedeutet Effizienzgewinn“

IT-DIRECTOR: Herr Knoch, welchen Stellenwert genießt das Thema „Enterprise Mobility“ aktuell in den Großunternehmen?
G. Knoch: Infor führte kürzlich mit PAC eine Studie unter deutschen Unternehmen durch. Demnach steht das Thema „Mobilität“ derzeit ganz oben auf der Investitionsagenda: Fast 90 Prozent der befragten Manager sehen durch mobile Anwendungen Möglichkeiten, den Kundenservice zu verbessern. Fast jedes zweite Unternehmen (47 Prozent) plant innerhalb der nächsten zwei Jahre konkrete Investitionen in die Nutzung von Unternehmenssoftware auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets.

IT-DIRECTOR: Was schreckt dennoch das eine oder andere Unternehmen bisher davon ab, auf „Enterprise Mobility“ zu setzen? Wie lässt sich das zögerliche Verhalten erklären?
G. Knoch: Verschiedene Plattformen und Endgeräte machen Unternehmen die Entscheidung schwer – niemand will auf das falsche Pferd setzen. Während zudem E-Mail- und Kalenderfunktionen schon lange mobil verfügbar sind, gibt es bei klassischer Enterprise-Software jetzt erst nach und nach Anwendungen, die sich auf kleinen Screens sinnvoll abrufen oder gar bearbeiten lassen. Neben diesen Gründen kam in unserer Studie eine weitere Schwierigkeit zur Sprache: Für nahezu alle Unternehmen steht Sicherheit beim mobilen Zugriff auf Unternehmenssoftware an erster Stelle – das erfordert ein durchgängiges Konzept, das nicht überall vorliegt.

IT-DIRECTOR: Kann es sich ein Unternehmen heutzutage überhaupt noch leisten, auf die Mobilisierung von Geschäftsprozessen zu verzichten? Welche Chancen und Möglichkeiten werden dadurch verschenkt?
G. Knoch: Mobilität bedeutet Effizienzgewinn: Wenn Mitarbeiter nicht an einen bestimmten Ort gebunden sind, um Aufgaben zu erledigen, sondern sie auf der Stelle abarbeiten können, sparen sie Zeit. Das gilt beispielsweise für Vertriebsmitarbeiter, die zwischen zwei Kundenterminen von unterwegs Aufträge erfassen, für Wartungsingenieure, die Daten zu einer Maschine schon während des Prüfprozesses aufnehmen, oder für Lagermitarbeiter, die Warenentnahmen oder -eingänge unverzüglich scannen und an das Warenwirtschaftssystem übergeben. Mobilität steht aber auch für höheren Service am Kunden, denn je schneller und akkurater Daten erfasst werden, desto schneller kann er mit der gewünschten Erledigung seines Auftrags rechnen. Und schließlich steht Mobilität auch für höhere Mitarbeiterzufriedenheit, die letztlich zu höherer Produktivität führen kann: Mobiles Arbeiten ist der Schlüssel zu mehr Flexibilität im Arbeitsalltag – vorausgesetzt, es gibt Regeln, die die Work-Life-Balance in die richtigen Bahnen lenken.

IT-DIRECTOR: Welche Geschäftsprozesse sind besonders geeignet für ein mobiles Arbeiten? Welche Prozesse können gewinnbringend mobilisiert werden?
G. Knoch: Mobile Prozesse setzen vor allem im Vertrieb an, etwa bei der Bereitstellung von Kundendaten. Sinnvoll sind aber auch Bereiche, in denen eine schnelle Datenerfassung vor Ort abseits vom Schreibtisch den nachgelagerten Prozess beschleunigt – etwa im Lager, bei Wartung und Instandhaltung von Anlagen und Maschinen und grundsätzlich bei der Freigabe von Aktivitäten in festgelegten Workflows.

IT-DIRECTOR: Wer stößt die Umsetzung einer mobilen Strategie im Unternehmen i.d.R. an?
G. Knoch: Zumeist kommt der Impuls für eine mobile Lösung aus der Fachabteilung, die den Effizienzgewinn am deutlichsten vor Augen hat. Je nachdem, wie positiv die Kosten-Nutzen-Analyse ausfällt, unterstützt der Vorstand das Vorhaben. Der tatsächliche Weg ins Unternehmen führt allerdings zumeist über die IT-Abteilung.

IT-DIRECTOR: Was sind die ersten Umsetzungsschritte und was muss dabei beachtet werden?
G. Knoch: Sich auf mobile Geschäftsprozesse einzulassen, kommt einer echten Transformation gleich. Wir empfehlen fünf Schritte: Zunächst gilt es, Ziele zu stecken und Anforderungen abzuklopfen: Welche Plattform soll genutzt werden? Wie steht das Unternehmen zu Bring Your Own Device (BYOD)? Kommt man mit vorgefertigten Out-of-the-Box-Apps aus oder braucht es individuelle Apps? Schritt zwei ist die Integrationsfrage: Wie kann eine mobile Lösung mit den Bestandssystemen integriert werden? Schritt drei dreht sich um die Frage der Sicherheit, zu der neben Netzwerk- und Datensicherheit auch Bereiche wie Device Management und Policies für den Fall von Diebstahl oder Verlust gehören. Beim vierten Schritt dreht sich alles um den Anwender: Der Erfolg von mobilen Apps liegt in ihrer Benutzerfreundlichkeit. Sind die Funktionen so durchdacht, dass mit hoher Akzeptanz zu rechnen ist? Schließlich empfiehlt es sich, klein anzufangen und die mobilen Funktionen schrittweise zu erweitern, nachdem sich die Entscheidungen aus den ersten vier Schritten bewährt haben.

IT-DIRECTOR: Sollte ein Unternehmen interne fachliche Ressourcen aufbauen oder externe Unterstützung anfordern?
G. Knoch: Bei Infor empfehlen wir eine Mischung: Mit unserer Plattform Motion unterstützen wir Unternehmen, ihre eigenen mobilen Applikationen aufzubauen. Unser Serviceteam hilft, die richtige Richtung einzuschlagen, und lässt den Kunden gleichzeitig die Freiheit, eigene Ideen zu verwirklichen. Da sich aber gerade der Mobility-Bereich extrem schnell weiterentwickelt, profitiert der Kunde davon, auf externes Know-how zurückgreifen zu können, statt selbst für die verschiedenen Plattformen Experten vorhalten zu müssen.

IT-DIRECTOR: Mit welchen Herausforderungen ist die Mobility-Integration in die zentrale IT bzw. die Verknüpfung mit bestehenden Systemen verbunden?
G. Knoch: Mobilität darf das Ökosystem der IT nicht aus dem Gleichgewicht bringen, sondern sollte vielmehr den darin enthaltenen Mehrwert zu Tage befördern. Fehlende Standards erschweren die Integration. Wir setzen daher auf unsere offene Middleware-Technologie Ion: Sie kann Anwendungen von uns, von Drittanbietern und auch bei Kunden und Partnern verknüpfen und alle Informationen in einem einheitlichen Format in einem Repository, dem Business Vault, ablegen. Technisch gesehen tauschen ion-fähige Anwendungen XML-Dokumente basierend auf den Oagis-Standards aus: Alle Events und Transaktionen, die innerhalb der Ion-Technologie verarbeitet werden, erzeugen XML-Dokumente, die in der Business Vault abgelegt werden. Dieser Speicher für Transaktionsdaten aus den verschiedenen Unternehmenssystemen bildet die Basis für die gemeinsame Datennutzung über stationäre und mobile Systeme hinweg.

IT-DIRECTOR: Inwiefern braucht es einen Chief Mobility Officer für eine erfolgreiche Mobility-Strategie?
G. Knoch: Viele Unternehmen werden ohne einen Chief Mobility Officer auskommen – worauf sie nicht verzichten sollten, ist ein Projektmanager, um die notwendige Kollaboration zwischen Fachbereichsleitern, Mitarbeitern und der IT zu steuern.

IT-DIRECTOR: Wie wird sich der Bereich „Enterprise Mobility“ Ihrer Meinung nach zukünftig entwickeln?
G. Knoch: Die Nachfrage nach mobilen Anwendungen wird in dem Maß steigen, in dem sich Smartphones und Tablets als Standard in Unternehmen etablieren. Schon heute macht sich der Einfluss von mobilen Geräten aus dem Privatgebrauch stark bemerkbar: Mitarbeiter erwarten, dass sich Unternehmenssoftware genauso flexibel von unterwegs bedienen lässt wie ihre privaten Apps und Social-Media-Plattformen.