Modernes Design trifft auf HR-Management 2.0

Im stationären Handel ist das Personalmanagement eine der zentralen Herausforderungen bei der Digitalen Transformation. Das Vertragswesen umfasst verschiedenste Verträge für festangestellte Fachkräfte, Auszubildende und zahlreiche Aushilfskräfte – und muss auch mit großen saisonalen Schwankungen fertig werden. Das macht sich auch bei der Gries Deco Company GmbH mit ihren 536 Filialen bemerkbar.

Das 1948 gegründete Einzelhandelsunternehmen mit Sitz in Niedernberg zählt mit seinen Marken Depot und Rooms heute zu den großen Deko- und Einrichtungsspezialisten im deutschsprachigen Raum und beschäftigt rund 5.200 Mitarbeiter. Im Vorweihnachtsgeschäft können dann noch bis zu 3.000 Aushilfskräfte dazukommen. Das Personalmanagement zählt daher zu den wesentlichen Projekten bei der Digitalen Transformation des Familienunternehmens. Die ECM-Software Enaio von Optimal Systems erbringt dabei mittels digitaler Vertragsakte und speziellen Workflows für das Bewerbermanagement Effizienzgewinne – zeitlich und finanziell.

Die Gries Deco Company GmbH, besser bekannt unter der Marke „Depot“, arbeitet bereits seit etwa zehn Jahren mit der ECM-Software. Was 2010 mit der Archivierung der klassischen Personalakten begann, hat sich nach und nach über die Integration weiterer Bausteine wie Vertragszusätze oder Checklisten zu einem State-of-the-art-Vertragsmanagement entwickelt und die Digitale Transformation bei Depot maßgeblich vorangetrieben. Wichtigste Voraussetzung: Das neue ECM-System musste sich nahtlos in die vorhandene IT-Struktur integrieren und über mehrere internen Schnittstellen beispielsweise mit dem Buchhaltungssystem oder dem E-Mail-Programm interagieren. Dazu bietet Enaio mit verschiedenen Templates, die je nach Kundenanforderungen individualisiert werden können, schnelle und intuitive Lösungen.

Saisonale Schwankungen beim Personalbedarf

Bei Depot bestehen vor allem bei der Abwicklung von Arbeitsverträgen besondere Anforderungen. Die Interior-Spezialisten stellen in der Vorweihnachtszeit zahlreiche Aushilfen auf Stundenbasis ein. „Allein 2020 haben wir zwischen September und November ca. 3.000 Mitarbeiter eingestellt“, berichtet Nicole Schmitt, Abteilungsleiterin Entgeltabrechnung bei der Gries Deco Company GmbH. Die Verträge werden zwar in den Filialen geschlossen, laufen aber alle in der Zentrale zusammen, wo sie von derzeit neun Mitarbeitern in der Entgeltabteilung bewältigt werden müssen. „Das wäre ohne unser digitales Vertragsmanagement gar nicht zu stemmen“, ergänzt Schmitt.

Für das Vertragsmanagement wurden mit Enaio zwei unterschiedliche Prozesse bei Depot implementiert. „Die Einstellung der Mitarbeiter im Stundenlohnbereich erfolgt direkt in den Filialen“, erläutert Schmitt. Die Daten fließen dann über das Abrechnungssystem in Enaio ein, wo eine digitale Personalakte inklusive aller notwendigen Register erstellt wird. Dieser Akte werden später von der Zentrale auch sämtliche Vertragsunterlagen aus den Filialen zugeordnet.

Im Monatslohnbereich greift bei Depot ein anderer Prozess: „Hier haben wir ein vorgeschaltetes Bewerbersystem“, erklärt Nicole Schmitt. Bei einer Einstellung werden die Bewerberdaten automatisch an das System übertragen, mit allen wichtigen Unterlagen wie Zeugnissen und Lebenslauf. Enaio erstellt daraus eine Bewerberakte mit Registern. Im Anschluss verfasst das Team der Personalabteilung die Verträge mit allen zugehörigen Unterlagen.

Bildquelle: Gries Deco Company GmbH