Multikanal-Kommunikation

Gerade hier behelfen sich viele Unternehmen noch mit komplizierten Zusatzskripten, die bestehende Inhalte für neue Kanäle aufbereiten. Der Nachteil: Bereits kleine Layoutänderungen lassen sich oft nur mit großem Programmieraufwand und langen Vorlaufzeiten realisieren. Auch die Integration neuer Distributionskanäle in die bestehende Kundenkommunikation sowie deren sinnvolle Verzahnung erweisen sich mitunter als Herausforderung.

Intelligente Korrespondenzsysteme wie HP Exstream können Unternehmen dabei unterstützen, diese Herausforderungen zu meistern. Sie helfen, bestehende Inhalte für viele Ausgabekanäle aufzubereiten und zu versenden. Die Informationen können gedruckt, als SMS versendet, für Webseiten oder mobile Apps aufbereitet werden. Zudem lässt sich derselbe Inhalt für mehrere Kanäle verwenden.

Die schnelle Übermittlung an den Empfänger ist der größte Vorteil elektronischer Kommunikation: SMS, Apps oder E-Mail sind ideal für zeitkritische Botschaften und eröffnen Unternehmen neue Möglichkeiten, den Kundenservice zu erweitern und Inhalte passgenau auf den Empfänger abzustimmen. Mithilfe personalisierter URLs können Verbraucher schnell auf ­ihren Vorlieben entsprechende ­Angebote oder Informationen ­aufmerksam gemacht werden.

Die einzelnen Kommunikationskanäle sollten zudem sinnvoll miteinander verzahnt werden, so dass Verbraucher reibungslos von einem Kanal zum anderen wechseln können. Auch der niederländische Versicherer Achmea stand vor dieser Herausforderung und ersetzte mehrere existierende Lösungen durch das Korrespondenzsystem HP Exstream. Dank der neuen Plattform laufen viele manuelle Prozesse jetzt automatisch ab.

Dazu greift die Lösung selbständig auf vorhandene Daten aus Datenbanken, CRM-, ERP- oder Content-Management-Systemen sowie MS-Office-Dateien zu. Sobald der Anwender die passende Vorlage öffnet, fügt die Software automatisch alle vorhandenen Daten ein. Eingabemasken und Textbausteine helfen dabei, die Inhalte in wenigen Schritten den individuellen Anforderungen anzupassen.

Vorlagen für Briefe, E-Mails, Webseiten oder Apps werden zentral erstellt und verwaltet. Wiederkehrende Elemente sind als Objekte in einer zentralen Datenbank hinterlegt und lassen sich je nach Bedarf in die einzelnen Dokumente übertragen. Dies reduziert den Entwicklungsaufwand und hilft Corporate-Design- und Compliance-Richtlinien einzuhalten. Abhängig vom Versandkanal sind farbige Layouts ebenso möglich wie dynamische Grafiken, Bilder und Tabellen, um die Verständlichkeit der Kommunikation zu erhöhen. Dabei können die Fachabteilungen Inhalte über einen Editor ohne IT-Unterstützung erstellen und ändern.

Das Korrespondenzsystem übernimmt auch den Versand als SMS oder E-Mail und bereitet personalisierte Inhalte für Smartphone- oder Tablet-Apps auf. Zudem stellt die Lösung fest, ob der Zustellversuch erfolgreich war. Kann etwa eine E-Mail nicht gesendet werden, kontaktiert die Softwareplattform den Empfänger automatisch über einen alternativen Weg – etwa ein gedrucktes Dokument.

Bildquelle: HP