31.03.2023 Cloud-native Software

Neue Intelligenz dank Pop-up-Archiv

Von: Johanna Zinn, Benny Schröder

Wenn von Archivierung die Rede ist, geht es um die Verwahrung wichtiger Korrespondenz und Dokumente, um komplizierte gesetzliche Vorgaben, denen die Unternehmen nur schwer entkommen. Was also tun mit der Dokumentenarchivierung von heute?

Pop-up-Zelte können einfach und schnell auf- und wieder abgebaut werden.

Schon die Sicherung auf Magnetbändern bereitete früher vielen IT-Administratoren schlaflose Nächte und auch heute wissen sie beim Einsatz technisch fortgeschrittener Archivierungssoftware – gekoppelt an Storage-Systeme –, dass dies nicht der Weisheit letzter Schluss ist. Laut ist deshalb der Ruf nach Lösungen, die mit dem heutigen Cloud- oder Software-as-a-Service-Zeitalter (SaaS) gehen. Am Puls der Zeit möchte man sich auch in der Dokumentenarchivierung fühlen, jedoch nicht schlaflos beim Gedanken an komplett umzukrempelnde IT-Landschaften in diesem hoch kritischen Bereich.

Immer noch basiert der Großteil der heute im Einsatz befindlichen Dokumentenarchive auf der Nutzung bestehender, interner Infrastrukturen. Das Prinzip: Die Software wird einmalig angeschafft (perpetual) und anschließend mit festen Installationspaketen und manueller Konfiguration des gesamten Stacks, inklusive aller Applikationen, aufgesetzt. Dieses traditionelle Verfahren passt bis heute häufig sehr gut zur betriebswirtschaftlichen und technischen Aufstellung von Unternehmen. Der Betrieb und die Pflege des Archivs obliegen anschließend den Administratoren im Unternehmen. Neuerungen in der Software, Updates und Upgrades müssen manuell angestoßen werden, was mit Zeitverzug hinsichtlich der Software-Aktualität einher geht. Zudem lässt die traditionelle Archivierungslösung anschließend nur wenig Flexibilität in Bezug auf Kapazitätserweiterung. Verändert sich also die Dokumentenlandschaft oder es werden kurzfristig weitere Archivierungskapazitäten benötigt, geht der ganze Prozess von vorne los.

Zelte abbrechen und „aufpoppen“

Für alle Nicht-Camping-Affinen: Das Besondere an einem Pop-up-Zelt ist die Einfachheit und Schnelligkeit, mit der das portable Schlafzimmer auf- und wieder abgebaut werden kann. Es existieren keine Einzelteile. Alles steckt in einer praktischen Tasche und mit einem geschickten Schwung des Campers aus dem Handgelenk heraus steht das Zelt und ist direkt einsetzbar.

Dank Containertechnologie und Kubernetes hat dieses Prinzip auch in die Softwarewelt Einzug erhalten. Kubernetes wird auch als „Betriebssystem für die Cloud“ bezeichnet und ist eine Technologie zur Orchestrierung von Containern idealerweise auf Cloud-Computing-Ressourcen. Kurz gesagt handelt es sich um eine Anwendung, bei der alle zur Ausführung erforderlichen Dateien vom Hersteller in eine oder mehrere spezifische, ggf. untereinander verknüpfte Container (Taschen) gepackt und im Unternehmen vom jeweils Zuständigen mit wenigen Klicks entpackt wird. Wird nun „auf die Schnelle“ – aufgrund von einem zu erwartenden erhöhten Aufkommen oder einer anstehenden Migration von Dokumenten – weitere Archivierungskapazität benötigt, kann das auf Containern basierende Pop-up-Archiv online und im Self-Service schwungvoll aufgesetzt werden.

Nun lässt sich eins und eins zusammenzählen: Das hochentwickelte Konzept von Kubernetes ermöglicht von Natur aus eine hohe Automatisierung. Unternehmen, die hierauf setzen, können auf vielen Ebenen profitieren. Die Containertechnologie ist ein Beispiel für die neue Normalität, die man heute in Sachen „Dokumentenarchivierung“ betreten kann. Die fundamental anders gedachte Cloud-native Technologie stößt die Tür zur SaaS-Welt auf und geht einher mit großen technologischen Sprüngen und intelligenten Möglichkeiten. Erst nachgelagert sollten betriebswirtschaftliche oder organisatorische Aspekte einer veränderten Archivierungslandschaft eine Rolle spielen.

Sich an Herausforderungen herantasten

Maximale Automatisierung und Flexibilität, planbare Kosten, Minimalüberwachung durch DevOp Engineers, 24/7-Monitoring-, Alerting- und Selbstheilungsfunktion, d.h. eine Software, die immer auf dem neuesten Stand ist – so sieht die Endausbaustufe „Archiving as a Service (AaaS)“ aus. Für Unternehmen und auch für deren Software-Anbieter macht es jedoch Sinn, auf dem Weg zu einem komplett gemanagten SaaS-Archiv einen Zwischenschritt einzulegen. So besteht die Möglichkeit, sich an die Herausforderungen der neuen Welt heranzutasten und die Dokumentenarchivierung geräuschlos in die Gesamt-IT-Architektur eines Unternehmens einfließen zu lassen.

Cloud-native Software lautet hier das Zauberwort. Gemeint ist eine Dokumentenarchivierung, die sowohl On Premises als auch bereits in einer Cloud-Umgebung läuft. Bei dieser Struktur wird schon SaaS-affin, also in „Services“ wie Metadaten-, Protokoll-, Encryption-Funktionen, etc., gedacht, die bedarfsgerecht zu- und abgeschaltet werden können. Zudem öffnet die universelle zwingend notwendige Cloud-native Schnittstelle „Content Management Interoperability Services (CMIS)“ diverse Anknüpfungsmöglichkeiten an andere Anwendungen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Dieser Spagat zwischen der alten festinstallierten und der neuen Cloud-Welt wird beispielsweise mit der KGS-Produktlinie „Core Of Tia“ abgedeckt, die als Subscription gemietet werden kann. Betriebswirtschaftlich liegen die grundsätzlichen Vorteile der Softwaremiete, wie die geringen Investitionskosten und die Reduzierung der Kosten für administrative Tätigkeiten für den Betrieb auf fast Null, auf der Hand. Dieser Wandel ist in vielen Bereichen schon lange eingeläutet und die neuesten Techniken wie Container und Co. brauchen dringend Cloud-Umgebungen, um die vollen Benefits ausschöpfen zu können. Doch überstürzen sollten Unternehmen dennoch nichts. Daher: Ein Dokumentenarchiv, basierend auf Cloud-nativer Software in neuem Lizenzgewand, macht Unternehmen bereit für den Tag X der großen SaaS-Umstellung und sie lässt Verantwortliche sukzessiv lernen, wie sich die IT-Infrastruktur über alle Bereiche hinweg erfolgreich orchestrieren lässt.