Neues Portal für Spendenquittungen 

23.000 Spendenquittungen alleine im letzten Quartal des vergangenen Jahres: Alle Hände voll zu tun für VdK EDV-Service, den IT-Dienstleister von Deutschlands größtem Sozialverband VdK. Für jeden eingegangenen Betrag muss eine Quittung erstellt werden. Bisher geschah dies manuell und kostete viel Zeit. Mit dem neuen Portal sollen Belege mit wenigen Mausklicks ausgestellt werden können. Gleichzeitig archiviert das System die Dokumente automatisch und revisionssicher für das Finanzamt und die Buchhaltung, heißt es.
 
„Bisher mussten die Mitarbeiter des VdK bei jeder Quittung alle Daten des Spenders, den Betrag und das Datum per Hand neu eingeben. Die Buchhaltung erstellte aufwendige Excel-Tabellen und die Archivierung für das Finanzamt kostete zusätzliche Zeit“, sagt Thomas Wohlleben,  Projektleiter der VdK EDV-Service GmbH.

Das Spendenportal verfügt laut Anbieter über eine Schnittstelle zu den Mitgliederdaten des Verbands. Muss eine Quittung erstellt werden, kann der Mitarbeiter die Daten per Mausklick aufrufen und muss dann nur noch den Spendenbetrag und das Spendendatum eingeben. Neue Spender können erfasst und in das Portal eingespeist werden. Automatisch generiert die Software dann ein PDF und druckt es aus, heißt es. Das Dokument wird durch das System gleich so archiviert, wie es das Finanzamt vorgibt. Außerdem soll die Lösung Daten direkt für die Finanzbuchhaltung auswerten und Übersichten der erfassten Spenden generieren. So sei nachvollziehbar, welche Beträge zu welchem Zeitpunkt verarbeitet wurden.

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Bildquelle: © Sozialverband VdK Deutschland