New Work, New Normal – New Life?

„Wir werden zukünftig eine zunehmend flexible Arbeitsumgebung erleben – und das ist in Deutschland keine Rückkehr zu Normalität“, stellt dem entsprechend Thiemo Rau, VP Channel & SMB DACH, Indirect Sales bei Xerox, gleich zu Beginn klar. Unter dem Schlagwort „Modern Workspace“ verortet der Experte vielmehr ein Paradigma, mit dem sich alle Unternehmen auseinandersetzen müssen. Davon betroffen, so Rau, seien vor allem sechs Bereiche: Die Sicherheit der Belegschaft, die Erhaltung der Produktivität, die Mitarbeiterkommunikation, Raum für Flexibilität, eine gute Vorbereitung auf die Zukunft und die richtige Infrastruktur.

Auch Uwe Ulbrich unterscheidet zwischen technischen Voraussetzungen einerseits und der Schaffung eines kulturellen Überbaus andererseits. Zu den Hauptcharakteristika zählt der Geschäftsführer der Net at Work GmbH auf technischer Seite vor allem Mobilität und Ortsunabhängigkeit, die durch „100 Prozent Cloud“ ermöglicht werde. Eine direktere Kommunikation via Chat hält er ebenfalls für ratsam. Zudem sollte ein Modern Workspace projektbezogenes, agiles Arbeiten auch über Silogrenzen hinaus unterstützen, hohe Sicherheitsstandards, Geräteunabhängigkeit und Nutzerfreundlichkeit mit sich bringen. Organisatorisch sollte dieses neue Arbeitsmodell für Uwe Ulbrich zudem ein Ort für diverse Arbeitssituationen sein. Selbstverantwortung und -bestimmung, Agilität und eine hohe Transparenz im Unternehmen – horizontal wie vertikal – sind weitere kulturelle Aspekte, die der Experte für unerlässlich hält. Auch sollten Unternehmen nicht der Annahme verfallen, Modern Work sei eine Aufgabe, die irgendwann einfach erledigt und abgehakt sein, denn, so Ulbrich: „Dieses Projekt endet nie, sowohl technische Innovation als auch Organisationsentwicklung bedeuten kontinuierlichen Change, der für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen und Verwaltung notwendig ist.“ Damit dieser Prozess erfolgreich sei, müsse er von Change-Management-Maßnahmen begleitet und die Anwenderadaption verstärkt werden, ergänzt er.

Vom Low Performer zum Retter in der Not

„Die Erfahrungen der letzten Monate haben gezeigt, wie wichtig Agilität und Flexibilität sind. Das betrifft Unternehmen und ihre Mitarbeiter ebenso wie Anbieter und Hersteller“, fasst Andrea Wörrlein, VNC-Geschäftsführerin in Berlin, ihre Erkenntnisse aus dem Lockdown zusammen. Im eigenen Unternehmen waren die Teams bereits so gut aufgestellt, dass sie ihre Büros in der Schweiz, Deutschland und Indien zu fast 100 Prozent auf Remote-Arbeit umstellen konnten. „Die Zusammenarbeit in den Teams läuft sehr gut – vor allem Chats, Groupchats, regelmäßige Videokonferenzen und kurze Stand-up-Meetings werden gern genutzt“, beobachtet die Expertin und betont, dass zeitaufwändige persönliche Meetings wirklich gut in virtuelle Sitzungen umgewandelt werden könnten.

Das Schlagwort „virtuelle Organisation“ habe man sich bei VNC schon immer auf die Fahnen geschrieben und sei mit der eigenen Erfahrung und einem Angebot an Communication- und Collaboration-Tools in der Lage, Unternehmen dabei zu beraten und unterstützen. Gleichzeitig, so Andrea Wörrlein, illustriere das Beispiel „Homeoffice“ am besten, welchen Wandel man gerade erlebe: „Vor einem guten Jahr noch als Tummelplatz für Low Performer diskreditiert, ist es plötzlich zum gefeierten Retter avanciert.“ Auch in Zukunft, glaubt sie, werde es ein hybrides Arbeitsmodell – eine Mischung aus Homeoffice und Präsenz – geben. Dies biete den Mitarbeitern nicht nur mehr Flexibilität, sondern überzeuge auch in anderen Punkten wie der Produktivität: „Besonders in Großraumbüros kann beispielsweise der Lärmpegel und damit die Ablenkung viel höher sein als Zuhause.“

Damit die Mitarbeiter aber die veränderten Bedingungen nicht nur hinnehmen, sondern auch internalisieren und aktiv zum Gelingen des neuen Arbeitsmodells beitragen, müssen sie von Anfang an in die Prozesse eingebunden werden. „Wir sehen am Anfang oft Vorbehalte gegenüber Veränderungen und neuen Arbeitsweisen“, stellt Abtis-Geschäftsführer Thorsten Weimann fest. Dies sei absolut menschlich und es mache Spaß zu sehen, wie diese Skepsis durch Begeisterung abgelöst werde, wenn erste greifbare Erlebnisse gemacht werden. „Unser Erfolgskonzept sind ein ganzheitlicher Blick und viel Klarheit in der Kommunikation“, verrät der Experte den Ansatz seines IT-Systemhauses. Zwar arbeite man natürlich mit Workshop-Formaten und schaue sich die bisherigen Arbeitsabläufe und Bedürfnisse der Kunden an. „Doch die besten Visionen und Strategien bringen nicht viel, wenn die Menschen keine Vorteile für ihre alltägliche Arbeit sehen“, stellt Weimann fest.

Nicht nur „irgendwie hinbekommen“

Nicht zu leugnen ist, dass sich nicht wenige Mitarbeiter durch die Digitalisierung verunsichert und gar die Zukunft ihrer Jobs bedroht sehen. Die Digitalisierung als eine Notwendigkeit, die aus dem Wettbewerb ebenso wie aus dem Bedürfnis der Mitarbeiter nach einem optimalen Arbeitsumfeld entspringt, verstanden wissen will Uwe Ulbrich von Net at Work fest. Dennoch müssen nach seiner Ansicht selbst notwendige Veränderungen mit einem gewissen Fingerspitzengefühl angegangen werden: „Menschen adaptieren neue Technologien und vor allem die Möglichkeiten, die sich daraus ergeben, unterschiedlich schnell und durch unterschiedliche Vorgehensweisen“, sagt der Experte. Ein kontinuierliches, methodenbasiertes Change-Management-Angebot könne diese Adaption fördern. „Unternehmen sehen zum Teil die Notwendigkeit dieses Change Managements noch nicht deutlich genug und können deshalb die Innovationspotenziale und die Mitarbeiterzufriedenheit nicht so gut heben“, bemängelt Ulbrich.

Gerade vor dem Hintergrund der im vergangenen Jahr so plötzlich aufgetretenen drastischen Veränderungen der Arbeitswelt war es allerdings nicht so einfach, Prozesse durch eine nachhaltige Change-Management-Strategie zu begleiten. „Meist haben es die Mitarbeiter ‚irgendwie hinbekommen‘“, konstatiert Uwe Ulbrich und ergänzt: „an Videokonferenzen teilnehmen kann jetzt wirklich jeder – eine solche anzusetzen und passend einzustellen viele noch nicht.“ Dies zeige beispielhaft, dass der zielgerichtete Wissensaufbau und die Umsetzung in bessere Arbeitsweisen durchaus auf der Strecke geblieben seien. Mit einer ganzheitlichen Vorgehensweise könne dies allerdings nachgeholt werden.

Thorsten Weimann von Abtis warnt allerdings vor den vertanen Chancen, die das Vernachlässigen des Change Management mit sich bringe. Vor allem bei mittelständischen Kunden hat er beobachtet, dass diese zwar allgemein „fix“ unterwegs seien und sich rasch auf neue Markterfordernisse einstellen könnten. Doch die extremen Rahmenbedingungen des vergangenen Jahres hätten für ein klassisches Change Management keine Zeit gelassen. Leider, so der Workspace-Fachmann, lasse sich dies auch nicht nachholen. „Wir sehen heute viele Beschäftigte, die sich immer noch behelfsmäßig arrangieren und das Potenzial des Modern Workplace gar nicht kennen oder nutzen.“ Hier, so sagt er, bedürfe es eher Adoption sowie zielgerechter und verständlicher Formate, die sowohl den Einzelnen als auch das Team befähigen.

Mitarbeiterunzufriedenheit geht dabei nicht nur zu Lasten der Produktivität, sie stellt unter Umständen sogar ein veritables Security-Problem dar. „Ad-hoc-Lösungen mögen in der ersten Zeit die einzige Möglichkeit gewesen sein, den Betrieb aufrechtzuerhalten – sie sind aber meistens ein Flickenteppich, der mehr schlecht als recht funktioniert“, sagt VNC-Expertin Andrea Wörrlein. Da viele Anwendungen von der Stange nicht DSGVO-konform seien, stellen sie ein Risiko für Datenschutz und -sicherheit dar. Closed-Source-Produkte, deren Quellcode nicht auditierbar seien, öffneten zudem Tür und Tor für Wirtschaftsspionage. Gerade Lösungen, so führt Wörrlein aus, die nicht auf die konkreten Bedürfnisse der Mitarbeiter ausgelegt sind, erhöhen deren Unzufriedenheit und führen dazu, dass sie in der Folge auf andere, private Tools zurückgreifen. „Diese Schatten-IT, die völlig unter dem Radar der IT-Verantwortlichen läuft, stellt ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko dar“, warnt Andrea Wörrlein.

Daten schützen

Doch sind es längst nicht nur einzelne Mitarbeiter, die in einer immer datengetriebeneren Arbeitswelt potenzielle Security-Risiken darstellen. Die Unternehmen selbst müssen gewährleisten, dass die Belegschaft mit der einer Infrastruktur ausgestattet ist, um Daten – möglichst ohne eigenen Aufwand – zu schützen. Ein wichtiges Thema, gerade weil es einen direkten Kontakt zwischen dem digitalen und dem physischen Arbeitsplatz herstellt, sind natürlich Drucker. Zwar stehen Printsysteme bei Security-Überlegungen rund um den Modern Workplace oft hintan, doch ihre Rolle als physische Endpoints im Unternehmensnetzwerk ist nicht zu unterschätzen. Cyber-Bedrohungen und Datenverstöße sind daher auch aus Sicht von Thiemo Rau vom Druckspezialisten Xerox ein großes Problem, für das proaktive Sicherheitsstrategien unerlässlich sind. Er empfiehlt moderne Printsysteme, die über eine automatische Überwachung und Fehlerbehebung verfügen, sodass die Geräte stets auf dem neuesten Stand bleiben. Zudem, so Rau, sorgen diese dafür, dass nur autorisierte Nutzer Dokumente drucken können und senden eine Warnung, wenn vertrauliche Dokumente offengelegt würden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 6/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Insgesamt ist der Umgang mit Dokumenten eine Herausforderung, die es zu beachten gilt, wenn man über die Digitalisierung von Arbeitsplätzen spricht. Viele Unternehmen, sagt Rau, seien auf das Drucken angewiesen, wobei die meisten eine bessere Integration von Papiernutzung und digitalen Arbeitsabläufen anstreben. „Für den Großteil spielt vor diesem Hintergrund die Digitalisierung papierbasierter Prozesse für ihre Initiativen zur Digitalen Transformation eine große Rolle“, erklärt der Xerox-Fachmann und plädiert an dieser Stelle für Dokumentenmanagement-Lösungen. „Durch den Einsatz von DMS-Lösungen können Dokumente digitalisiert werden und Mitarbeiter erhalten jederzeit und ortsungebunden Zugriff.“ So ließen sich flexibles Arbeiten ermöglichen, Arbeits- und Kostenaufwände reduzieren und die Zusammenarbeit vereinfachen.

Andrea Wörrlein von VNC warnt außerdem vor Datensilos. „In vielen Unternehmen werden je nach Team und Standort Unmengen an Tools eingesetzt, was einen nahtlosen Datenaustausch, eine intuitive Interaktion und eine verlässliche Interoperabilität erschwert, wenn nicht sogar verhindert“, sorgt sich die Expertin. Dies wiederum führe insgesamt zu ineffizienten und fehleranfälligen Prozessen, auch eine Prüfung auf Einhaltung der Compliance-Richtlinien sei kaum möglich. Um solche Silos zu vermeiden, rät sie zu einer holistischen Lösung, wie ihr Unternehmen sie mit „VNCommander“ bereitstelle. So sollen Informationen gesucht, zusammengestellt und genutzt werden, was die Effizienz steigere und die Mitarbeitermotivation erhöhe. Die optimale Lösung sei daher ein Set von einzelnen Anwendungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit, das jederzeit um weitere Module ergänzt werden könne. „Für die Mitarbeiter ist es wichtig, einen zentralen Platz für die Zusammenarbeit zu haben“, so Wörrlein. Aus ihrer Erfahrung heraus rät die Fachfrau dazu, einen holistischen Ansatz zu verfolgen und die Mitarbeiter nicht mit einer überbordenden All-in-one-Lösung zu überfordern. Solche Pakete seien in der Regel recht komplex und unflexibel. In der Konsequenz müssten sich Unternehmen in ihrer Arbeitsweise an der Kollaborationslösung ausrichten, eine schnelle Reaktion auf Veränderungen sei nicht möglich. „Parallel dazu werden Datenschutz und -sicherheit erschwert – das gilt vor allem für Lösungen, bei denen sich Unternehmen in Abhängigkeit von den großen ‚Datenkraken‘ begeben. Allein aus diesem Grund sollten wir die vorherrschende Monopolisierung aufbrechen und europäischen Anbietern mehr Chance einräumen“, mahnt sie.

Der passende Modus Operandi

Zwischen Infrastrukturanschaffungen, Software-Updates und der Koordination der Mitarbeiter im Homeoffice können selbst offene und engagierte Unternehmen schnell aus den Augen verlieren, was sie ursprünglich mit dem Modern Workspace erreichen wollten. Um nicht den Wald vor lauter Bäumen aus den Augen zu verlieren, lohnt es sich, auf professionelle Berater und Dienstleister zu setzen, die einerseits bei der Strategieentwicklung, andererseits aber auch bei der tatsächlichen Implementierung neuer Tools und Arbeitsmethoden helfen können. Das Hinzuziehen von Experten, die u.a. auch über technologisches Beratungs-Know-how verfügen, empfiehlt dementsprechend auch Abtis-Mann Weimann, schließlich sei der Modern Workplace nicht mit dem Kauf einer Lizenz getan. Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung an die Anforderungen des Unternehmens steigern den Mehrwert deutlich und auf jeder digitalen Entwicklungsstufe können das Unternehmen profitieren, wenn die Digitalisierung kompetent umgesetzt werde. „dafür hat man aber meistens auch nur einen Schuss“, warnt er und erklärt: „Die Auswirkungen einer gescheiterten Digitalisierung sind nicht zu unterschätzen und auch im Hinblick auf Cyberkriminalität führt es schnell ins Fiasko, wenn bei der Einführung bzw. beim Betrieb hemdsärmelig und ohne Expertise vorgegangen wird.“

Dass der Wandel, der sicherlich dauerhaft kommen wird, orchestriert werden sollte, weiß auch Uwe Ulbrich von Net at Work, wobei die Einführung neuer Technologie dabei am unproblematischsten sei, weil Mitarbeiter häufig geradezu auf bessere Tools warten. Die Schaffung der entsprechenden Kultur hingegen sei eine wichtige Voraussetzung, um in einem Umfeld von Offenheit für Neues, Veränderungsbereitschaft und Innovationsfreude die Umstellung hin zu mehr kollaborativem Arbeiten zu unterstützen. Das Top Management, so Ulbrich, sollte diese Entwicklung kommunikativ unterstützen und – im besten Falle – selbst vorleben. „Jedes Unternehmen steckt im ‚Innovator’s Dilemma‘ und kann durch externe Impulse und Mitarbeit Veränderungen beschleunigen. Den Change müssen sie aber durch Beteiligung aller Ebenen umsetzen“, resümiert der Experte.

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