Öffentliche Auftraggeber im Fokus

IT-DIRECTOR: Herr Hohenstein, inwieweit ist das Thema „ZUGFeRD“ bereits bei den Großunternehmen angekommen? Inwiefern nutzen sie diesen Standard für elektronische Rechnungen?
H. S. Hohenstein: Der Bankenverband und der Verband der Automobilindustrie haben maßgeblich am Standard mitgewirkt. Bei den Großunternehmen ist ZUGFeRD noch nicht im Einsatz und wird sich erst in den kommenden Jahren, nach flächendeckendem Einsatz bei Kleinunternehmen, etablieren.

IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten bringt der Standard generell sowohl für die Sender- als auch Empfängerseite mit sich?
H. S. Hohenstein: Der große Vorteil ist der Einsatz ohne vorherige Absprache. Wenn Sender und Empfänger sich an die empfohlene Dokumentation halten, werden die Installationszeiten verkürzt.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert ZUGFeRD? Und warum bietet sich hier PDF/A-3 als Austauschformat an?
H. S. Hohenstein: ZUGFeRD kombiniert die visuelle Darstellung der Rechnung mit dem maschinell auswertbaren Datensatz. PDF/A-3 ist der ideale Träger beider Informationen, da hier das Speichern der Informationen auch für die langfristige Archivierung bereits vorgesehen ist.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist ZUGFeRD besonders relevant und warum?
H. S. Hohenstein: Im Fokus bei der Entwicklung des Datenmodells waren die öffentlichen Auftraggeber. Die Kombination von Rechnungsbild und Datensatz kommt der Rechnungseingangsverarbeitung bei den öffentlichen Auftraggebern sehr entgegen. Aber, prinzipiell steht einer Verwendung in anderen Branchen nichts im Wege.

IT-DIRECTOR: Mit welchem zeit- und kostentechnischen Aufwand müssen die Anwender bei Einführung des Standards in ihrem Unternehmen rechnen?
H. S. Hohenstein: Die Zusage vieler ERP-Hersteller, ZUGFeRD zu integrieren, wird zukünftig den Aufwand minimieren. Sender und Empfänger können dann auf schlüsselfertige Lösungen zurückgreifen.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltet sich bspw. die Integration in das bestehende Dokumenten-Management-System (DMS)? Welche weiteren Herausforderungen sind zu bewältigen?
H. S. Hohenstein: Bei der Erstellung des Standards wurde auf eine ausführliche und leicht verständliche Dokumentation wert gelegt. Diese frei verfügbare, kostenlose Dokumentation und Tools stehen den DMS-Herstellern zur Verfügung und erleichtern die Implementierung.

IT-DIRECTOR: Inwiefern ist ZUGFeRD auch international einsetzbar?
H. S. Hohenstein: Auf europäischer Ebene befasst sich das Multi-Stakeholder Forum mit dem Standard. Das Multi-Stakeholder Forum ist ein Gremium der 27 EU-Staaten mit der Aufgabe, das Thema „elektronische Rechnung“ auf europäischer Ebene voranzutreiben. Es gibt bereits Anfragen von anderen Mitgliedsstaaten, und Deutschland stellt selbstverständlich alle Information frei zur Verfügung.

IT-DIRECTOR: Wie rechts- und zukunftssicher ist der Standard? Kann es passieren, dass in drei Jahren ein neuer Standard verabschiedet wird und alle heutigen Investitionen in ZUGFeRD plötzlich obsolet sind?
H. S. Hohenstein: Nein, ZUGFeRD basiert auf internationalen Standards, wie UNCEFACT Cross Industry Invoice, der europäischen Mehrwertsteuersystemrichtlinie, und letztlich auf nationaler Ebene dem Steuervereinfachungsgesetz.

IT-DIRECTOR: Welche Auswirkungen hat das Format etwa auf EDI? Zahlreiche Großunternehmen nutzen ja bereits EDI, um ihre Eingangsrechnungen zu verarbeiten...
H. S. Hohenstein: ZUGFeRD wird vornehmlich dem Austausch von elektronischen Rechnungen von Kleinunternehmen untereinander und dem Austausch zu Großunternehmen eingesetzt werden; die existierenden EDI-Verbindungen bleiben hiervon unberührt.

IT-DIRECTOR: Wo liegen die Gemeinsamkeiten und Unterschieden von ZUGFeRD und EDI?
H. S. Hohenstein: Die Gemeinsamkeit ist der Austausch von maschinell Auswertbaren Daten; ZUGFeRD liefert hierzu auch noch das Rechnungsbild. Eine EDI-Verbindung kann neben der Rechnung aber noch für mehr Dokumententypen, z.B. Bestellung, Bestellbestätigung, Lieferschein, etc. genutzt werden.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie die zukünftige Durchdringung von ZUGFeRD auf dem Markt ein?
H. S. Hohenstein: Das Augenmerk liegt im Einsatz für den öffentlichen Auftraggeber. Hier ist die Umsetzung des Standards bei diesen Institutionen entscheidend. Andere Länder haben gezeigt, dass die öffentlichen Auftraggeber hier die Marktdurchdringung entscheidend positiv beeinflussen können.