„Offenheit und fortschrittliches Denken“

ITD: Herr Rosahatsky, welchen Stellenwert besitzen digitale Dokumenten- und Unterschriftenprozesse für Großunternehmen im Rahmen der Corona-Krise?
Stanislav Rosahatsky: Die Nachfrage nach elektronischen Signaturlösungen ist bei uns zeitgleich mit dem Beginn der Covid-19-Pandemie sprunghaft angestiegen. In den meisten Fällen ging es darum, bereits laufende Implementierungsprozesse deutlich zu beschleunigen oder geplante Projekte vorzuziehen. Das ist wenig über-raschend, schließlich haben die meisten Unternehmen ihre Mitarbeiter quasi über Nacht ins Homeoffice geschickt. Das Geschäft muss jedoch reibungslos weiterlaufen können und da sind gerade Unterschriftenprozesse ein echter Knackpunkt.

ITD: Welche Erwartungshaltung haben Nutzer gegenüber elektronischen Signaturen?
Rosahatsky: Das hängt davon ab, in welchem Stadium des Auswahlprozesses sich Unternehmen befinden. Kunden, die ganz am Anfang stehen, sind oft unsicher, in welchen Fällen eine elektronische Signatur rechtsgültig ist. Auch historisch gewachsene, analoge Prozesse vollständig zu digitalisieren, flößt vielen Respekt ein. Unternehmen, die sich bereits intensiver mit der Thematik auseinandergesetzt haben, beschäftigen hingegen eher sicherheitsrelevante oder umsetzungstechnische Themen. Typische Fragen sind etwa, wo die Server stehen oder welche Verschlüsselungsverfahren eingesetzt werden. Eine Erwartung teilen jedoch alle Kunden: Sie rechnen durch die Einführung einer elektronischen Signaturlösung mit Produktivitätssteigerungen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 4/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Was sind noch häufige Stolpersteine bei der Nutzung von E-Signaturen?
Rosahatsky: Ich würde hier eher von Herausforderungen sprechen. Die größte steht denn auch gleich ganz zu Beginn des Implementierungsprozesses: Wie kann ich bestehende Prozesse digitalisieren? Die meisten Kunden wünschen sich, analoge Abläufe einfach eins zu eins auf die digitale Ebene zu kopieren, schließlich funktioniert ja alles. Kern der Herausforderung ist, dass viele dieser Prozesse im starren Korsett des Mediums „Papier“ gefangen sind. Warum sollte man diese Restriktionen digital fortführen, wenn doch deutlich effizientere Workflows möglich sind?

ITD: Was muss jetzt geschehen, damit sich digitale Dokumentenprozesse langfristig am Markt etablieren?
Rosahatsky: Unternehmen müssen das Momentum mitnehmen und die Zeit nutzen, um den begonnenen Prozess weiter voranzutreiben. Nach der Rückkehr zur „Normalität“ sollte es in puncto Digitalisierung keinen Rückschritt geben. Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in den vergangenen zwölf Monaten deutlich verändert, Remote Work wird in vielen Unternehmen auch über die Pandemie hinaus eine Option für Mitarbeiter bleiben. Offenheit und fortschrittliches Denken sind entscheidend, um auch zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine solide digitale Strategie – und dazu zählen auch elektronische Unterschriftenprozesse – ermöglicht es generell, schnell und flexibel auf Herausforderungen reagieren zu können.

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