Outtasking statt Outsourcing

Um sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren zu können, lagern viele Unternehmen die eigene IT komplett aus – und gehen damit ein hohes Risiko ein. Schließlich verlieren sie mit der vollständigen Auslagerung auch die Kontrolle über die IT. Dabei gibt es mit Outtasking eine weitaus elegantere Alternative, die viele Vorzüge bietet. Allerdings müssen auch hier wichtige Regeln beachtet werden, damit die gewünschten Effekte tatsächlich eintreten.

Unter Outtasking versteht man ganz allgemein die Vergabe einzelner Teilbereiche an externe Dienstleister. Genau wie beim klassischen Outsourcing können sich Unternehmen so ebenfalls auf ihre Kompetenzen konzentrieren, verlieren aber weder kostbares Know-how noch die Kontrolle über ganze Geschäftsbereiche. Denn im Gegensatz zum Outsourcing bleiben die Auftraggeber beim Outtasking in den Prozess eingebunden – bei minimalem Personalaufwand.

Outtasking empfiehlt sich für Unternehmen also vor allem dann, wenn sie unter anhaltenden Kapazitätsengpässen leiden oder die vorhandenen Ressourcen dazu genutzt werden sollen, neue Themen, Innovationen und Technologien voranzutreiben. Einer der entscheidenden Vorteile gegenüber der Komplettauslagerung der IT besteht darin, dass der jeweilige Prozess vergleichsweise problemlos wieder ins Unternehmen geholt werden kann. Ermöglicht wird dies durch eine perfekte Einbettung des Dienstleisters ins Unternehmen, sodass beide Seiten stets über alle wichtigen Entwicklungen und Abläufe informiert sind. Um dies ohne großen Personalaufwand für das Unternehmen sicherzustellen, empfiehlt es sich, sowohl beim Auftraggeber als auch beim Dienstleister einen so gennannten Single Point of Contact (SPOC) zu installieren. Durch die Wahl eines festen Ansprechpartners wird so auch sichergestellt, dass die finale Kontrolle durchgehend beim Auftraggeber bleibt.

Nicht weniger wichtig ist der Kostenfaktor. Feste Verträge mit dem Dienstleister garantieren, dass die festgelegten Kosten für die Leistungen auch eingehalten werden. Folglich trägt nicht das Unternehmen das unternehmerische Risiko, sondern der Dienstleister. Da Outtasking-Leistungen kapitalisierbar gestaltet werden können, liegen die tatsächlichen Einsparungen mitunter sogar noch höher. Es lohnt sich also, die Vorteile von CAPEX (Capital Expenditures) gegenüber OPEX (Operating Expenditures) bereits im Vorfeld im Detail zu analysieren.

Je nach Unternehmensstruktur und Bedarf können externe Dienstleister sowohl einzelne IT-Projekte und Prozesse oder auch komplette Plattformen übernehmen. Welcher Dienstleister am besten für den jeweiligen Auftrag geeignet ist, hängt stark von den jeweiligen Anforderungen und gewünschten Dienstleitungen ab. Ist vor allem zusätzliche Manpower für weniger anspruchsvolle Aufgaben gefragt, kann nach offensichtlichen Kriterien wie Kostenaspekten oder anderen Rahmenbedingungen ausgewählt werden. Handelt es sich dagegen um wichtige und sensible Teilbereiche innerhalb einer hochintegrierten Wertschöpfungskette, sollte vor allem die Kompetenz und Erfahrung des Dienstleisters im Vordergrund stehen. Spezifisches Know-how, Flexibilität, belastbares Personal, ausreichende Kapazitäten sowie profunde Kenntnisse über die Aufbau- und Ablauforganisation des Auftraggebers sind in diesem Fall ausschlaggebend. Off- und Near-Shoring kommen hier also nicht infrage.

Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte von Anfang an klar festgehalten werden, welche Dienstleistungen inbegriffen sind und welche nicht. Des Weiteren empfiehlt es sich, Schnittstellen sowie Dokumentenlage für Prozesse, Systeme,  Service Level Agreements (SLA) und Operational Level Agreements (OLA) eindeutig zu definieren. Damit das Unternehmen jederzeit die Kontrolle und die unternehmerische Flexibilität behält, sollten die Architektur und das Design in jedem Fall beim Auftraggeber bleiben. Folglich sollten diese Punkte sowie die Abhängigkeiten zu anderen Lieferanten bei der Klärung der Verantwortlichkeiten und der Rolle des Ansprechpartners (SPOC) im Unternehmen besonders beachtet werden.

Im Interesse beider Seiten empfiehlt es sich, Outtasking-Leistungen über einen Rahmenvertrag mit Themen- und Output-orientierten Einzelverträgen abzuwickeln. Wichtig ist hierbei, dass vertraglich festgehalten wird, wie der Rückgabeprozess zu erfolgen hat. Je nach Größe, Komplexität und Integrationstiefe haben sich Laufzeiten von einer drei- bis sechsmonatigen Übergabephase sowie eine darauf aufbauende Phase von 36 bis 60 Monaten bewährt. Somit ist das Unternehmen abgesichert, kann aber auf neue Entwicklungen flexibel reagieren.

Anhand des vertraglich zugesagten Output-Volumens und den relevanten Qualitätsmerkmalen  kann der Erfolg des Outtaskings übrigens jederzeit überprüft werden. Erbringt der Dienstleister die festgelegten Leistungen nicht, wird dies vom Unternehmen umgehend erkannt und es kann entsprechend reagieren. Bei einer kompletten Auslagerung der IT wäre dies nicht möglich. Es ist also davon auszugehen, dass Unternehmen zukünftig vermehrt auf Outtasking setzen, wenn Unterstützung im IT-Bereich benötigt wird.