Passendes Change-Konzept ist der Schlüssel

So haben laut der „Alight Workforce and Wellbeing“-Studie von 2022, einer Befragung von mehr als 2.000 deutschen Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigten in großen Unternehmen, viele Mitarbeiter inzwischen die Vorteile des Homeoffice erkannt und wünschen sich eine grundlegende Veränderung im Denken ihrer Vorgesetzten: weg von einer Präsenzpflicht, hin zu mehr Flexibilität. „81 Prozent der Arbeitnehmer möchten in Zukunft nicht mehr an allen Wochentagen im Büro arbeiten. 78 Prozent rechnen damit, 2030 ihre Arbeit vollkommen flexibel einteilen zu können“, greift Alexander Börner, Country Lead für Professional Services in der DACH-Region bei Alight, zwei Zahlen aus der Studie auf.

Gerade beim Thema „Homeoffice“ – ohne Pflicht seitens der Bundesregierung – erwarten sowohl Bewerber als auch Mitarbeiter heutzutage arbeitnehmerfreundliche Regelungen. Das bedeute aber nicht, so Lars Börgeling, dass grundsätzlich erwartet werde, nur noch von zu Hause aus arbeiten zu dürfen. Mitunter sei den meisten der persönliche Kontakt zu den Kollegen wichtig. „Unternehmen, die sich sehr unflexibel zeigen, haben inzwischen gravierende Nachteile bei der Gewinnung neuer Talente, aber auch beim Binden der eigenen Mitarbeiter“, betont der Director Customer Operations DACH bei Cegid.

Neben der Offenheit für New-Work-Modelle werden zusätzlich eine wertschätzende Unternehmenskultur, flache Hierarchien und ein transparenter Austausch mit den Vorgesetzten längst vorausgesetzt. Das gilt laut Michael Scheiblich auch in Großunternehmen. „Hier müssen Entscheider klare Wertvorstellungen und eine verantwortungsbewusste Haltung vertreten und glaubhaft nach außen kommunizieren“, so der Lead Customer Success DACH von Planday.

Für eine effektive Zusammenarbeit im Rahmen flexibler Arbeitsmodelle sollten Unternehmensverantwortliche mitunter Tools für Videokonferenzen, Projektmanagement, Instant Messaging, Zeitmanagement und Sicherheit organisieren. Gerade Sicherheitslösungen werden dabei gerne vernachlässigt. Allerdings ist es bei der Arbeit aus der Ferne wichtig, „dass die IT-Infrastruktur sicher und geschützt ist“, hebt Lars Börgeling hervor. Hierzu könnten VPN-Lösungen, Antivirus-Software und Firewalls eingesetzt werden, um die Sicherheit und Integrität von Daten und Informationen zu gewährleisten.

Ist die Vier-Tage-Woche praxistauglich?

Neben dem Thema „Homeoffice“ rückte zuletzt verstärkt auch das Modell der Vier-Tage-Woche in den Fokus der Diskussionen. So haben beispielsweise im weltweit größten Versuch über 60 britische Unternehmen jenes Modell getestet. Das Ergebnis: Die Mitarbeiter sind ausgeruhter, motivierter und fehlen seltener. Was meinen die Experten dazu? Lars Börgeling ist von den Ergebnissen nicht überrascht und findet die Überlegungen zur Vier-Tage-Woche grundsätzlich „sehr interessant“. Jedoch gelte es hier erst einmal zu unterscheiden, ob im Rahmen des Modells tatsächlich auch die arbeitsvertragliche Gesamtarbeitszeit reduziert werde oder aber, ob einfach nur die Gesamtstundenzahl auf vier anstatt fünf Tage verteilt werde.

Laut Alexander Börner ist es umstritten, ob die Vier-Tage-Woche das Stressempfinden und stressbedingte Erkrankungen reduziert. Seiner Meinung nach ist unsere Gesellschaft noch nicht bereit für eine kollektive viertägige Arbeitswoche. „Die Arbeitsbelastung ist in vielen Unternehmen noch zu hoch, um einen Tag in der Woche aufzugeben“, warnt er. Dann würde das nicht etwa zu weniger Stress führen, sondern möglicherweise sogar zu mehr. Das bedeute natürlich nicht, dass die Gesellschaft in der Zukunft nie für eine Vier-Tage-Woche bereit sein werde. Das beweise die Geschichte: „Die Fünf-Tage-Woche wurde in Westdeutschland erst ab Ende der 1950er-Jahre für bestimme Branchen eingeführt“, weiß der Experte. Davor arbeiteten die Menschen mindestens 48 Stunden an fünf Tagen die Woche.

„Ich denke“, so Lars Börgeling, „das Konzept lässt sich weitestgehend branchenübergreifend umsetzen.“ Der Schlüssel sei, das passende Change-Konzept für die Einführung zu entwickeln. Damit das Vier-Tage-Woche-Modell funktioniere, müssten die Arbeits- und Geschäftsprozesse auf den Prüfstand gestellt und entsprechend der neuen Voraussetzungen angepasst werden. „Aus meiner Sicht werden kleinere und mittlere Unternehmen die Umstellung deutlich einfacher bewältigen können als Konzerne.“

Statt das gleiche Arbeitsvolumen in weniger Tagen bewältigen zu wollen, bieten sich aber auch noch andere Arbeitsmodelle an, die das Stressempfinden des Einzelnen verringern könnten. In Forschung und Literatur werden z.B. seit einiger Zeit neue Ansätze zur Verbesserung des Wohlbefindens von Mitarbeitern wie das „asynchrone Arbeiten“ diskutiert. Alexander Börner erläutert: „Es handelt sich dabei um eine Arbeitsform, bei der der Arbeitstag und die -zeiten individuell geplant werden können. Die Arbeit kann somit nach den Bedürfnissen und Vorlieben des Einzelnen erledigt werden. Dies ermöglicht es Beschäftigten, ihre produktivsten Phasen richtig zu nutzen.“ Beispielsweise könnten dann Arbeitnehmer, die abends ihre höchste Leistung erbringen, bis spät nachts arbeiten. Frühaufsteher wiederum könnten die Morgenstunden nutzen, um ihre Aufgaben zu erledigen, und haben dann am Nachmittag Zeit für Freizeitaktivitäten.

Arbeitszeiterfassung ist nun Pflicht

Ein weiteres Thema, welches wieder verstärkt in den Medien diskutiert wird, ist die Arbeitszeiterfassung. So hat das Bundesarbeitsgericht im September 2022 den Beschluss zur Arbeitszeiterfassung des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019 final bestätigt. Seitdem sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zwingend zu dokumentieren. Dies betrifft auch mobiles Arbeiten im Homeoffice. Laut Alexander Börner von Alight steht bereits fest, dass die Zeiterfassung gegen Manipulation geschützt und damit revisionssicher sein muss. Ein Ansatz zur Zeiterfassung auf einem Zettel oder in einer Excel-Tabelle erfülle die Vorgaben zum Schutz gegen Verfälschung nicht.

Michael Scheiblich von Planday hält eine geregelte Arbeitszeiterfassung vor allem aus Perspektive der Angestellten für wichtig. „Denn sie dient zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Beschäftigten.“ Zudem sei die Zeiterfassung natürlich ein notwendiger Bestandteil insbesondere der Branchen, in der Mitarbeiter häufig nach Stunden bezahlt werden. Darüber hinaus bedeute eine Zeiterfassungspflicht, dass weniger Konfliktpotenzial bestehe und Mitarbeiter durch ihre Selbstkontrolle motivierter und selbstbestimmter werden. „Denn wenn sowohl Überstunden als auch Fehlzeiten oder Pausen nachvollziehbarer sind, kann mit noch mehr Fairness und auf Augenhöhe kommuniziert werden“, so der Experte.

Doch wie lässt sich die Arbeitszeit einfach, effizient und rechtskonform im Rahmen flexibler Arbeitsmodelle am besten erfassen? Der Ulmer Lösungshersteller Gecosoft bietet z.B. mit Gecotime ein Hardware-unabhängiges Zeiterfassungssystem, das alle Anforderungen an eine moderne Arbeitszeitfassung erfüllen und DSGVO-konform mit dem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) zusammenarbeiten soll. Die webbasierte Software eigne sich für Unternehmen jeglicher Größe und Branche und lasse sich leicht implementieren. Auch die schlanke digitale Lösung von Membrain soll für eine fehlerfreie Zeiterfassung mit reduziertem manuellem Aufwand sorgen. Mitarbeiter könnten damit von überall via Smartphone-App oder Browser-Anwendung ihre Arbeitszeiten erfassen.

 Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Grundsätzlich sollte ein entsprechendes System „intuitiv für die Mitarbeiter bedienbar sein und über Schnittstellen für das im Unternehmen eingesetzte ERP-System verfügen“, betont Christian Jeske, Marketing Director der Membrain GmbH. Auch sollte die Lösung multiplattformfähig sein, so dass der Einsatz über alle Geräte und Betriebssysteme hinweg – wie iOS, Android, Windows, etc. – möglich ist. Und das System sollte zukunftssicher, modular und erweiterbar sein. Nicht zuletzt sollten entsprechende Lösungen die rechtlichen Anforderungen an den Datenschutz sowie Compliance-Regeln erfüllen, da bei der Erfassung der Arbeitszeiten durch digitale Tools und Applikationen natürlich auch personenbezogene Daten der Mitarbeiter gespeichert werden.

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